Ведет реестр договоров

You are here

Реестр договоров

Реестр договоров – это форма, которая используется участниками договорного процесса с целью учета подписанных соглашений и является инструментом их внутреннего делопроизводства. Любое соглашение, после его подписания сторонами, передается их делопроизводителям для дальнейшей регистрации. В случае, если на предприятии (в организации) нет необходимости в отделе, ведущем делопроизводство, обязанности делопроизводителя выполняет сотрудник, уполномоченный на это руководителем.

После того, как договор поступил на регистрацию, ему присваивается номер, по которому он будет числиться в организации. Существует два варианта присвоения соглашению регистрационного номера:

• если договор поступил уже пронумерованным, то делопроизводитель организации присваивает ему индивидуальный номер на обратной стороне. В этом случае на обратной стороне также проставляется специальный штамп, а номером соглашения считается ранее присвоенный контрагентом;
• присвоение сложного номера через дробь. В этом случае номером договора будет считаться очередной номер внутреннего реестра организации.

Унифицированной формы реестра договоров не существует, поэтому каждая организация составляется его самостоятельно, исходя из своих потребностей и специфики деятельности. Общими данными, содержащимися в каждом реестре, являются:

• номер договора по порядку;
• номер и дата подписания договора;
• полное наименование контрагента;
• предмет соглашения;
• период действия документа;
• общая сумма соглашения.

Способы ведения реестра также могут разными. Так, реестр ведут с использованием электронных носителей в виде таблицы, в виде специально разработанного программного обеспечения или вручную в специально отведенном журнале.

blanker.ru

Реестр договоров

Указанные возможности реализованы в программе:

• Договоры не теряются
• Своевременность согласований
• Контроль сроков договора
• Учет всех версий договоров
• Реестры и отчеты по договорам

Реестр – друг и помощник договора

Функция учёта и регистрации договоров является неотъемлемой стадией договорного процесса любого предприятия. Любая организация должна вести реестр заключенных и подписанных договоров.

Журнал регистрации договоров как стадия договорной работы

Для осуществления этой функции обычно выделяется отдельный сотрудник в секретариате, юридическом отделе или бухгалтерии, либо эта работа поручается ему время от времени (ответственный сотрудник). Этот сотрудник ведет журнал учета договоров, в котором учитывает базу заключенных и согласованных документов. Следует различать роли ответственного за регистрацию и за согласование документа. Ответственный за согласование обходит с листом согласования, приложенного к проекту, согласующих лиц, при этом документ еще не утвержден и не подписан. В то же время ответственный за регистрацию сотрудник учитывает, как правило, уже подписанные и отраженные в учетной системе (в большинстве своем, 1С), экономически работающие договоры.

Реестр договоров зачастую ведется в Excel, бланк этого реестра, как правило, не утерждается, а представляет собой произвольную сводную таблицу, которая обычно содержит следующие колонки:

• порядковый номер и номер записи регистрации
• вид договора
• сумма (цена) договора
• стороны договора (наша организация и контрагент)
• дата заключения (подписания)
• срок действия (при наличии)
• наличие изменений, доп. соглашений, ссылки на скан документа в сети
• статус договора (на согласовании, подписан, расторгнут итд)
• ответственный сотрудник
• любые иные сведения (например, существенные условия)

Образец реестра договоров с примером его заполнения Вы можете скачать по ссылке.

Программа для учета договоров

Используя привычные офисные приложения, такие как MS Excel и MS Access, задачи по ведению учета и регистрации договоров в целом решить можно. Однако при большом количестве согласовываемых документов этот инструмент может не справиться с возрастающими вызовами:

• трудности групповой работы с журналом регистрации договоров;
• риск искажения данных и ошибки ручного ввода;
• отсутствие связи с историей согласования и переписки.

Функцию ведения реестра лучше доверить не Excel, а специализированным программам учета договоров. В частности, таким софтом является разработанная на современной платформе 1С Предприятие 8.3 «Юрайт: Согласования и договоры»

В программе для учета договоров «Юрайт» предусмотрен широкий набор опций, используемых ответственным сотрудником в своей работе по учету и регистрации документов:

1. Построение отчета по всей базе (реестру) за период с многочисленными фильтрами:
2. Обратная связь с реестром договоров, включая напоминания о скором истечении срока действия
3. Заполнение карточек договоров и ведение по ним интерактивного списка:

you-right.ru

Реестр договоров по 223-ФЗ. Изменения с 2016 года

С 2016 года при размещении информации в реестре договоров, помимо уже привычных сведений о заключенном договоре, заказчики прикрепляют копию договора и подтверждающие документы. Что считать копией, как часто отражать в реестре сведения об исполнении договоров? Что считать фактом исполнения договора по 223-ФЗ? Статья про изменения с 2016 года, есть ссылки на полезные письма.

Этапы проведения закупки по 223-ФЗ выглядят примерно так: формирование и публикация извещения — подача заявок — работа комиссии и определение победителя — завершение размещения закупки — направление сведений в реестр договоров.

Перечень информации и документов, которые нужно направлять в реестр, Правительство РФ установило в Постановлении от 31.10.2014 № 1132 «О порядке ведения реестра договоров, заключенных заказчиками по результатам закупки».

Онлайн-курс «Закупки по 223-ФЗ». Дополнительная профессиональная программа повышения квалификации разработана на основании требований профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок». Повышение квалификации (72 часа)

Заказчик, копируй и подтверждай

В 2015 году заказчики отражали в реестре договоров только сведения о факте заключения договора и об изменении, расторжении, исполнении договора. Сами документы в реестр договоров заказчики не прикладывали, ведь такой обязанности в 2015 году не было.

С 2016 года при заполнении сведений в реестре договоров заказчики обязаны прикреплять к реестровой записи копии соответствующих документов. Это копии договора или копии документов об изменении, исполнении, расторжении договора.

1. Сведения о заключенном договоре
2. Сведения об изменении, расторжении, исполнении договора

1. Сведения о заключенном договоре и копию договора
2. Сведения об изменении, расторжении, исполнении договора и подтверждающие документы

Что считать копией договора

Комментирует Станислав Грузин, эксперт в области закупок по 223-ФЗ, 44-ФЗ, заместитель директора департамента обучения и правовой экспертизы OTC.RU, ведущий вебинара про изменения по 223-ФЗ:

«Сейчас это принято трактовать так: заказчик прикрепляет сканированную копию заключенного договора, в котором указаны все атрибуты: печать, подпись, дата и т. д. В рамках Постановления 1132 есть исключение: если договор заключен в электронной форме и подписан электронно-цифровой подписью, как это бывает при проведении закупки в электронной форме, то заказчику нет необходимости отдельно распечатывать и подписывать договор в бумажном виде. Такой заказчик вправе разместить в реестре договор, который заключен в электронном виде. Это относится и другим документам, например, подтверждающим исполнение договора. Если заказчик ведет отчетность в электронном виде, он может отражать в реестре документы, подписанные электронно-цифровой подписью».

Что считать фактом исполнения договора по 223-ФЗ

В этом вопросе поставлена точка, позиция подтверждена в письме Минэкономразвития России от 07.07.2015 № Д28и-1964. По общему правилу договор считается исполненным только после того, как стороны полностью исполнили принятые на себя обязательства:

• поставщик поставил товар, выполнил работу или оказал услугу;
• заказчик принял и оплатил товары, работы, услуги. И только после этого заказчик отражает в РД сведения об исполнении договора. У него есть 10 рабочих дней с момента исполнения части или этапа договора либо всего договора полностью.

Как часто отражать в РД сведения об исполнении договоров

У заказчика есть альтернатива. Позиция Министерства финансов РФ и Казначейства — заказчик может отражать в реестре договоров сведения об исполнении двумя способами:

1. После каждого факта приемки товаров, работ, услуг. Например, по договору предполагается ежемесячная поставка товара. Каждый месяц после приемки товара заказчик может отразить в реестре сведения об исполнении договора в рамках конкретного месяца.
2. После исполнения всех обязательств по договору.

Заказчику желательно закрепить в Положении о закупке порядок отражения сведений об исполнении договоров в реестре договоров (письмо Минфина от 24.04.15 № 02-02-08/23847). Но даже если это не сделано, все равно можно придерживаться любого из способов.

Онлайн-курс «Закупки по 223-ФЗ». Дополнительная профессиональная программа повышения квалификации разработана на основании требований профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок». Повышение квалификации (72 часа)

school.kontur.ru

Как подать сведения в реестр контрактов и реестр договоров по новым правилам

Чем отличаются базы

Разберемся, что такое реестр контрактов, реестр договоров, как правильно вести их и чем они отличаются друг от друга.

Первый — это база данных, в которой содержатся сведения обо всех соглашениях, которые заключены заказчиками в соответствии с 44-ФЗ.

Информация о договорах, которые заключены отдельными видами юридических лиц в результате закупки по ФЗ-223, содержится в реестре договоров.

Веддется реестр договоров 223 ФЗ и 44 ФЗ на сайте ЕИС.

Есть исключения, они установлены законом. В Казначейство в общем порядке не подают информацию о закупках, которые составляют государственную тайну. Не включаются также данные о закупках на сумму до 100 000 рублей и другие, определенные 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Обязанность направлять данные для учета соглашений по 44-ФЗ возложена на заказчиков (либо уполномоченных лиц), а также на бюджетные учреждения, государственные и муниципальные предприятия. Данные в реестр договоров по 223-ФЗ также вносятся заказчиком (либо уполномоченным лицом).

За нарушение порядка предоставления сведений предусмотрена административная ответственность.

Как внести сведения в базу по 44-ФЗ

Информация и документы подаются в Федеральное казначейство через систему «Электронный бюджет». Войти в нее можно через Единый портал бюджетной системы РФ, но удобнее это сделать через личный кабинет госзаказчика в ЕИС.

Если направляются данные о заключении соглашения, нужно нажать кнопку «Создать информацию о контракте».

Когда необходимо внести информацию об изменении, исполнении или расторжении, следует найти контракт на вкладке «Исполнение». Далее в выпадающем меню нужно нажать на пункт «Внесение изменений» или «Исполнение (расторжение) контракта» соответственно.

В обоих случаях отобразится страница для ввода информации.

Необходимо заполнить все поля веб-формы, отмеченные символом «*», иначе система не позволит сформировать и направить сведения.

Далее нужно отсканировать необходимые документы, если они оформлены на бумажном носителе, и прикрепить файлы к веб-форме. Если документ сформирован в электронном виде (например, по итогам аукциона в электронной форме), нужно прикрепить файл с этим документом. Файлы должны иметь распространенные открытые форматы, чтобы их можно было просматривать с помощью общедоступного программного обеспечения.

Информация и документы должны быть подписаны электронной подписью лица, которое имеет право действовать от имени госзаказчика.

Образец реестра госконтрактов

Образец реестра договоров по 44 ФЗ разработать не сложно. Обратите внимание, что правильнее называть его реестром контрактов.

Как уже говорилось, он ведется в электронном виде на портале «Электронный бюджет». При необходимости в личном кабинете можно сформировать и распечатать список контрактов. Для этого нужно нажать на кнопку «Печатная форма реестра контрактов» на любой из вкладок, кроме «Подготовка информации». В форму попадают размещенные данные о контрактах, об изменениях, исполнении или расторжении. Данные группируются по принадлежности к уровню бюджета и выводятся в отдельных окнах браузера.

Предлагаем образец реестра договоров в Excel скачать бесплатно для внутреннего пользования. Его можно использовать для учета соглашений, данные о которых не вносятся в ЕИС.

Сроки публикации и изменений по 44-ФЗ

• 3 рабочих дня с даты заключения или исполнения контракта, приемки товаров (работ, услуг);
• 1 рабочий день с даты изменения или расторжения контракта.

Заказчик обязан в течение одного рабочего дня внести исправления, если Казначейством выявлены ошибки при проверке. В противном случае информация не будет включена в базу. Также в кратчайшие сроки следует внести изменения, если заказчик самостоятельно обнаружил ошибки.

Для исправления в системе «Электронный бюджет» нужно откорректировать поля с ошибочной информацией, прикрепить правильные документы, затем подписать и направить исправления в систему.

С 01.07.2018 после даты внесения сведений о контракте — заключении, изменении, расторжении, приемке продукции, исполнении в течение 5 рабочих дней — заказчик формирует информацию и документы и направляет сведения в реестр.

• проверяет (программно-аппаратными средствами);
• формирует реестровую запись с присвоением уникального номера, согласно утвержденному Приказу Минфина № 130н от 23.12.2013;
• направляет заказчику протокол, который содержит список выявленных несоответствий и основания, по которым информация и документы не включаются в реестр контрактов.

В течение 1 рабочего дня заказчик обязан устранить замечания и направить сведения повторно.

После даты включения реестровой записи в течение 1 рабочего дня Федеральное казначейство отправляет заказчику в эл. виде извещение о включении реестровой записи в базу контрактов.

Как внести информацию в базу по 223-ФЗ

Ведение реестра договоров по 223 ФЗ происходит так. Сведения и прилагаемые документы отправляются заказчиком в Федеральное казначейство также через «Электронный бюджет». Нужно заполнить соответствующие формы веб-интерфейса или направить сведения из ЕИС, которая используется для формирования информации. Затем прикрепляются отсканированные копии документов (при традиционной закупке) или электронные документы (при закупке в электронной форме). Документ должен подписать уполномоченный представитель заказчика с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.

Сроки публикации и исправлений по 223-ФЗ

Данные и документы должны быть направлены в Федеральное казначейство в течение трех рабочих дней со дня заключения соглашения. В случае изменения, исполнения или расторжения сведения вносятся в течение 10 дней со дня наступления указанных событий.

Если заказчик получает отказ включить сведения в базу, в течение трех рабочих дней со дня получения протокола Федерального казначейства об отказе он должен сформировать недостающие сведения и документы и(или) доработать их надлежащим образом, а затем направить измененные данные в Федеральное казначейство в том же порядке, что и первоначальные.

Образец базы договоров по 223-ФЗ

Предлагаем скачать бланк реестра договоров в Excel.

goscontract.info

Реестр договоров: когда понадобится и как вести

Статьи по теме

У компаний с большим объемом сделок есть необходимость дополнительного контроля договоров, которые она заключает. Реестр договоров поможет сотрудникам компании.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

Реестр договоров — это отдельный перечень соглашений, которые компания заключает в процессе своей бизнес-деятельности. Реестр договоров создают для учета договоров и контроля за их хранением. Договоры по завершенным сделкам хранят еще некоторое время, чтобы компания могла подкрепить свою позицию в арбитражном споре. Если в компании большой поток документов, отдельный список договоров позволит упорядочить работу.

Для учета договоров оформите отдельную таблицу

Работа с реестром договоров сама по себе должна быть удобной. Проще всего оформить реестр в виде таблицы. Таблицу можно создать в обычных офисных приложениях. Например, в Excel реестр договоров вести удобнее, чем в Word, приложение специально разработали для операций с таблицами. Кроме того, многие системы электронного документооборота включают в себя специальные программы: реестр договоров формируют в ходе общей работы с документами по сделке. Также перечень договоров можно фиксировать в бумажном виде, например, в специальном журнале. Компания по своему усмотрению выбирает, как вести реестр договоров.

Срочное сообщение для юриста! В офис пришла полиция

Внесите в реестр не только список договоров, но и данные по каждому соглашению

Независимо от того, какую форму реестра договоров выбрала компания (бумажную или электронный реестр договоров), в таблице недостаточно указать только реквизиты договора. Это будет малоинформативно. Ведение реестра договоров должно позволять оперативно получить информацию по сделкам компании. Лучше, если вместе с реквизитами вносить конкретные сведения по сделке. Например, в первую колонку таблицы вписывать дату и номер договора, а в остальных колонках этой же строки отражать:

1. Предмет договора. Здесь указывают вид договора, а также предмет исполнения (например, «договор поставки» и «получение такой-то оргтехники для офиса»).
2. Срок договора. Здесь указывают дату, когда договор прекратит действовать. Если договор заключили не неопределенный срок, отмечают «бессрочный». В случае пролонгации договора нужно отметить в этой графе «продлили до такого-то числа» или «продлили без указания числа». Если договор уже прекратил свое действие, это также нужно отметить в данной графе реестра договоров с контрагентами.
3. Название компании-контрагента, а также его реквизиты. Указывают полное и сокращенное наименование, адрес места нахождения, ИНН, ОГРН и т. д.
4. Цену договора. Здесь нужно указать не только стоимость сделки, но и порядок, в котором стороны договорились вести взаиморасчеты. Если сделка подразумевает равные периодические платежи, можно вписать сумму такого платежа и период, за который ее нужно вносить. Например, указать размер месячной арендной платы по сделке об аренде.

Помимо таких сведений, в реестр заключенных договоров можно внести дополнительную информацию, например:

• что считать надлежащим исполнением со стороны контрагента,
• в каком порядке разрешать спорные вопросы,
• где хранить оригиналы договоров компании.

Издайте локальный акт о ведении реестра договоров

Для сотрудников, которым поручили оформление реестра договоров и его заполнение, издайте специальный локальный акт. В документе нужно закрепить правила ведения реестра договоров. Это снимет риск, что сотрудники упустят важные детали при работе с реестром. Также эти правила можно перечислить в положении о договорной работе.

В частности, в требованиях к оформлению реестра договоров следует указать:

• в какой именно срок сотрудники должны передать ответственным за реестр лицам оригинал или копию нового договора;
• кто именно из ответственных лиц и в какой срок обязан внести в таблицу данные о новом договоре.

В организации может быть несколько отделов, каждый из которых ведет свой реестр регистрации договоров. Например, договорную работу компании контролирует отдел по работе с клиентами, юридический отдел и бухгалтерия. Чтобы упорядочить работу, в правилах ведения реестра договоров нужно отметить, что реестр юридического отдел имеет приоритет над списками других отделов. Необходимо, чтобы сотрудники других отделов сверяли свою информацию со сведениями реестра договоров, которым занимаются юристы.

Читайте на тему

Подпишитесь на журнал «Юрист компании»
всего за 21 912 15 312 .

www.law.ru