Архивная обработка документации: что она собой представляет?

Оглавление:

Курс ЦБ РФ

В любой компании, даже небольшой, издается и хранится большое количество различных приказов и распоряжений. Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице. Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации.

— Для того чтобы правильно разделить приказы, издаваемые в организации, нужно руководствоваться следующими документами:

Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов.

В зависимости от численности штата организации и её структуры, разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.

В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.

— Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.

Документы различаются и по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.

Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам имеют срок хранения 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов большой, тогда в течение года их делят на тома. По истечении срока хранения данные дела уничтожаются с оформлением акта об уничтожении .

— Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия. Они также различаются по срокам хранения.

Внимание: Приказы о приеме, увольнении и перемещении сотрудника внутри предприятия со сроком хранения 75 лет. Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр. Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»). В конце года такие приказы систематизируются по алфавиту с нумерацией страниц и внутренней описью, далее переплетаются в дела и вместе с журналом регистрации их сдают в архив.

— В отдельное дело оформляются приказы на отпуска (очередные, без сохранения заработной платы и пр.), краткосрочные командировки и переводы, они хранятся 5 лет. В нумерацию приказа добавляется буква (например «о» или шифр отдела).

Такой же срок хранения имеют приказы о взысканиях. Однако их рекомендуется хранить отдельно, т.к. к ним прилагаются материалы: объяснительные записки, протоколы, уведомления и пр.).

По истечении срока хранения эти приказы уничтожаются.

— Так же отдельно рекомендуется хранить приказы о поощрении (срок хранения – 75 лет). В отдельное дело подшиваются приказы о поощрении как своего предприятия, так и вышестоящего.

arhivuslugi.ru

Архивирование приказов

Чем крупнее компания, тем больше распорядительных актов. Часть из них оформляют, регистрируют делопроизводители, а часть – кадровики. Даже опытные сотрудники с профессиональным образованием не всегда точно знают, какие приказы, на какой срок передаются на хранение, и как это сделать, не нарушая законодательство.

Закажите у нас услугу архивирования приказов и освободите себя от подбора, обучения нужных специалистов, постоянного страха – не найти нужный документ во время проверки. Вы будете уверены, что приказы хранятся правильно.

Мы классифицируем приказы по видам и срокам хранения:

  • по личному составу (хранятся 75 лет или постоянно);
  • по основной деятельности (хранить постоянно);
  • административно-хозяйственные приказы (временное хранение).

Архивируем приказы по личному составу

Документы, касающиеся личного состава, при подготовке к передаче в архив отделяем от остальных. Они сохраняются постоянно или 75 лет. Листы в каждом деле предварительно проверяем, дело оформляем и описываем. Специалист создает опись приказов по личному составу, систематизируя дела по годам и заголовкам.

Процесс архивирования приказов по основной деятельности

Архивирование приказов – часть работы по систематизации документооборота предприятия. Приказы по основной деятельности относятся к документам постоянного хранения, административно-хозяйственные хранятся 5 лет. Важно правильно их зарегистрировать и распределить: невнимательный или неопытный работник может перепутать сроки хранения, подшить документ не в то дело. При передаче в архив такие ошибки исправляются. Архивировать приказы можно по структурному принципу (удобно для крупных предприятий) или в общем хронологическом порядке. Мы подберем удобную вам систему, чтобы максимально быстро находить нужный документ.

Преимущества передачи в архив приказов нашим специалистами

Мы изучаем специфику предприятия, с которым заключаем договор, поэтому безошибочно готовим и передаем в архив приказы.

  • На этапе анализа документооборота компании исключаем хаотичное размещение приказов в делах, систематизируем в зависимости от ценности и сроков хранения.
  • Создаем грамотные описи для быстрого поиска документов.
  • У вас не возникнет проблем при проверках кадровых и архивных служб – наведем порядок с приказами и другой документацией в архиве.

www.storehouse.ru

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

Формирование приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков

Здравствуйте. Нашим работникам установлены дополнительные оплачиваемые отпуска за вредные условия труда. Если отпуска за вредные условия труда формируются в дела со сроком 50 лет, то такие отпуска всегда нужно оформлять отдельным приказом, т.е. не должны использовать пункт «Б» в унифицированной формы Т-6 и регистрировать в журнале регистрации приказов со сроком хранения 50 лет? Что делать если все годы (5 лет) отпуска оформлялись в одном приказе, используя пункты «А», «Б» и «В» формы Т-6? Может отпуска таких работников подшивать в дела со сроком хранения 50 лет?

Здравствуйте! При оформлении приказов на отпуска для работников с тяжелыми и вредными условиями труда заполняется пункт Б формы Т-6. Согласно ст. 19 б Перечня 2010 года такие приказы хранятся 50 лет, включаются в опись дел по личному составу. Если ранее такие приказы формировались вместе с остальными приказами на отпуска, со сроком хранения 5 лет, то такие дела надо переформировать.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, сколько хранятся приложения к трудовому договору с наименованием, размером коэффициента, суммой оклада, а также расчет оклада работника? Срок хранения трудовых договоров 75 лет, может приложения имеют меньший срок и их нужно формировать отдельно? Спасибо.

Здравствуйте! Такие приложения являются неотъемлемой частью трудового договора, формируются вместе с договором, имеют такой же срок хранения. Рекомендуется формировать трудовые договоры в составе личных дел работников.

Здравствуйте. Будьте добры, подскажите, приказы о совмещении должностей входят в состав личного дела как и все остальные, перечисленные в ст.19б ТПУД 2010?

Здравствуйте! Приказы о совмещении профессий относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 (50) лет, формируются в одном деле с приказами о приеме, переводе, увольнении. В личное дело подшиваются копии или выписки из приказов по личному составу.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, срок хранения и статью к документам (заявление, справка о месте работы, копия паспорта) работника, для предоставления мер социальной поддержки (например: компенсация за проезд). Работаю в бюджетной организации, личные дела не ведутся. Спасибо!

Здравствуйте! Срок хранения – 5 лет после снятия с учета получателя социальной помощи (ст. 900а, 900е «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Здравствуйте! Подскажите, приказы о внесении изменений в штатное расписание где хранятся. со штатными расписаниями или с приказами по осн.деятельности. У нас я такие нашла с индексом л/с и «к». вот и запуталась. И еще. приказы о поощрении хранятся 75 лет, а если они с индексом «к»? Евгения, а какие приказы о вн, изменений в шт.расписание хранятся 75 лет?

Здравствуйте! Все приказы об утверждении штатного расписания, о внесении изменений в штатное расписание относятся к приказам по основной деятельности и хранятся постоянно. 75 лет хранятся штатные расстановки (ст.74 Перечня 2010 года). Если штатное расписание или изменение к нему утверждено приказом, оформлено как приложение к приказу с грифом «УТВЕРЖДЕНО приказом от… №…», то оно подшивается вместе с приказом в деле с приказами по основной деятельности. Если штатное расписание утверждено без приказа с проставлением грифа «УТВЕРЖДАЮ…, дата, подпись руководителя», то такое штатное расписание формируется в отдельное дело, к нему подшиваются все изменения, оформленные аналогично. Заголовок дела: «Штатное расписание управления на 2017 год и изменения к нему». Лучше оформлять штатные расписания по второму варианту, он более удобен в использовании, т.к. все документы по данному вопросу сформированы в одно дело.

Все приказы о поощрениях относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет (Закон № 43-ФЗ — 50 лет), какое бы литерное обозначение им не было проставлено при оформлении. При неправильном оформлении надо по окончании делопроизводственного года переформировывать приказы по срокам хранения. Если нумерация приказов при этом нарушается, то в заголовке дела номера не указываются, в предисловии к описи дел отмечается, что при переформировании дел с приказами был нарушен порядок нумерации.

У нас штатные расписания с грифом «утверждаю’. Получается, приказы о внесении изменений в шт. расписания хранятся вместе с штатными расписаниями. А штатные расстановки отдельно или они могут с чем-то группироваться?

Здравствуйте! Штатные расстановки формируются в отдельное дело и включаются в опись дел по личному составу.

Здравствуйте! Я недавно устроилась работать в школу, секретарем. Нужно навести порядок в архиве, но не знаю точно какие документы оставить, а какие можно уничтожить. Хотелось бы узнать сколько хранятся классные журналы, личные дела учащихся, личные дела работников. И ещё, хранить ли приказы по личному составу, если все они делаются ещё и в рукописном варианте. Заранее спасибо!

Здравствуйте! Сроки хранения основных управленческих документов определяются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Для определения сроков хранения специфических документов существуют ведомственные перечни. Для школ это будет Перечень документов с указанием сроков хранения Министерства просвещения СССР. Согласно Перечню 2010 года приказы по личному составу и личные дела работников хранятся 75 лет (50 лет – по Закону 42-ФЗ). Если приказы написаны от руки, срок хранения остается таким же. Вы же не можете задним числом их переоформить. Главное, чтобы была подпись руководителя и дата. Сроки хранения личных дел учащихся, классных журналов устанавливаются ведомственным перечнем.

Здравствуйте! Хотелось бы спросит в нашей организации нумерация приказов ведется н-р №25 от 17.08.2017, №25/2 от 17.08.2017, №25/3 и т.д. если издаются приказы в 1 день. Правильно ли у нас? И если нет, то какой распорядительный документ мы нарушаем?

И еще один вопрос Отзыв из отпуска в каком журнале фиксировать?

Здравствуйте! Нет неправильно. Приказы должны иметь валовую нумерацию, независимо от того, сколько приказов в день издается.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста. приказы о предоставлении отпуска без сохранения зар. пл и отпуска по беременности и родам, а также по уходу за ребёнком могут регистрироваться и хранится с приказами о приеме, переводе и увольнении? Спасибо.

Здравствуйте! Перечисленные Вами приказы и должны регистрироваться и подшиваться вместе с приказами о приеме, переводе и увольнении, так как они имеют один срок хранения (75 лет или 50 лет по закону 43 ФЗ).

Наша организация начала существовать с 2009 года, в штате 18 человек. С 2009 года все приказы (по основной деятельности, по личному составу и др.) хранятся в одной папке, т.е. старым работником приказы не распределялись по группам как положено. Как мне теперь распределить все старые приказы по группам? И могу ли я с нового года, например, начать распределять приказы по группам.

Здравствуйте! С нового календарного года вам следует начать регистрацию и формирование приказов в разные дела по их видам. При составлении описей дел и оформлении дел за 2009—2017 гг. надо сформировать отдельные дела по таким же группам.

Добрый день. Разъясните, пожалуйста, какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие к приказам по основной деятельности? Какими нормативными актами следует руководствоваться на сегодняшний день для того, чтобы грамотно вести делопроизводство в образовательной организации?

Здравствуйте! К приказам по основной (профильной) деятельности относятся приказы, касающиеся служебной, производственной (у вас — образовательной) деятельности организации. К приказам по личному составу относятся приказы о приеме, перемещении, увольнении работников, об аттестации, повышении квалификации, награждении, оплате труда и др. Подробно о содержании приказов по личному составу и делении их на приказы временного и долговременного срока хранения перечислено в ст. 19 б Перечня 2010 г.

Для грамотного ведения делопроизводства вам понадобится ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Рекомендую использовать также «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 23.12.2009.

delo-ved.ru

Как правильно оформлять документы в архив?

Вопрос-ответ по теме

Подскажите, когда и как нужно оформлять документы в архив (входящие и исходящие письма, приказы, протоколы) или, если их не требуется отправлять в архив, то как их оформлять в этом случае? В шкафу лежат документы еще с 2003 года!

Информация о правилах работы с документами (в т. ч. составе документов, образующихся в деятельности организации, сроках их хранения, правилах передачи на архивное хранение и на уничтожение, правилах ведения архивной работы и т.п.) должна быть закреплена во внутренних документах организации (например, в номенклатуре дел, инструкции по делопроизводству, документах, регламентирующих деятельность архива). Поэтому для начала рекомендуем узнать о наличии в организации этих документов и внимательно их изучить.

Об исходящих документах читайте подробнее по ссылке.

В том случае, если нормативных документов нет или их недостаточно, придется провести работу с документами самостоятельно, используя:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558 (далее – Перечень).
  • Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила работы архивов).
  • ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования (далее – ГОСТ 17914-72).

Исходя из сути вопроса и учитывая, что указан видовой состав документов, а также если взять за условие, что документы находятся в хорошем состоянии, правильно оформлены, сформированы в дела, оформление документов в архив будет состоять из следующих этапов.

Интересная информация о оформлении дел размещена здесь.

1. Определение сроков хранения документов.

Чтобы убедиться в правильности формирования дел и определить дальнейший порядок работы с документами, в т. ч. возможность передачи в архив, требуется определить сроки их хранения. Для этого обратимся к следующим статьям Перечня:

№ статьи

Вид документа

Срок хранения

Примечание

1

2

3

4

Приказы, распоряжения; документы (…) к ним:

а) по основной (профильной) деятельности;

б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все иды отпусков работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда);

в) по административно-хозяйственной деятельности

(1) присланные для сведения – до минования надобности;

(2) о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 лет

Протоколы, постановления, решения, стенограммы; документы (…) к ним:

б) коллегиальных, совещательных, исполнительных органов организации (организаций) (коллегии, совета, дирекции, правления и др.);

в) контрольных (ревизионных) органов организации (организаций) (советов, комиссий и др.);

г) по координации определенных видов деятельности;

д) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (организаций) (комитетов, комиссий, советов и др.);

е) совещаний у руководителя организации (2);

ж) собраний трудовых коллективов организации;

з) собраний структурных подразделений организации;

и) общих собраний акционеров, пайщиков

(1) присланные для сведения – до минования надобности;

(2) Оперативных совещаний – 5 лет, ЭПК;

(3) При сложной структуре организации (структура в структуре) – 5 лет;

(4) Бюллетени голосования – до прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения – ЭПК

Вы узнаете больше о основных видах документов организации, если перейдете в материал.

Отдельно следует остановиться на переписке (входящие и исходящие письма). Согласно Перечню, срок хранения переписки, как правило, составляет 5 лет (этот срок и будем рассматривать далее как основной), но, в зависимости от вопроса, который в ней затронут, может составлять от 1 года (например, ст. 779 – документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт) до постоянного срока хранения (например, ст. 118 – переписка о государственной регистрации права на недвижимое имущество и сделок с ним). Поэтому следует внимательно ознакомиться как с Перечнем, так и с документами, входящими в дела с перепиской.

В том случае, если в результате ознакомления выяснилось, что в дело подшиты, кроме документов со сроком хранения 5 лет, документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения, дело должно быть либо переформировано, либо подлежать хранению в течение максимального срока, предусмотренного для входящих в него документов (что нерационально с точки зрения экономии места для хранения). А вот если в дело с перепиской, имеющей срок хранения 5 лет, попали документы с меньшими сроками хранения (1 год, 3 года) – переформировывать его не стоит, т.к. это требует больших трудозатрат, несопоставимых с ценностью данных документов. В дальнейшем, формируя дела, следует обращать пристальное внимание на сроки хранения документов, составляющих дела с перепиской.

Все о уничтожении документов вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

Таким образом, анализируя полученную информацию, документы можно разделить на две группы:

  • имеющие постоянный и длительный (свыше 10 лет) срок хранения: приказы по основной (профильной) деятельности и личному составу (кроме указанных в примеч. 2 ст. 19 Перечня о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках); практически все виды протоколов (кроме собраний структурных подразделений организации) и др.

Именно эти документы подлежат передаче на архивное хранение. Как правило, такая передача производится после окончания срока их хранения в месте формирования (подразделении). Этот срок в среднем составляет 1-2 года, пока с документами ведется информационно-справочная работа;

  • имеющие временный срок хранения (до 10 лет): переписка; приказы по административно-хозяйственным вопросам; протоколы структурных подразделений организации; приказы по личному составу, указанные в примеч. 2 ст. 19 Перечня.

Подробнее о ведении архива мы написали в материале по ссылке.

Такие дела обычно не подлежат передаче на архивное хранение (хранятся в местах формирования (подразделениях) до истечения срока хранения и передачи на уничтожение). Однако следует уточнить, что организация вправе устанавливать для этих документов иные правила хранения. Например, в настоящее время во многих организациях хранение все возрастающего количества документов временных сроков хранения в местах формирования (подразделениях) не представляется возможным. Поэтому, в соответствии с установленными внутренними правилами организации, они также передаются на хранение либо в архив, либо, как вариант, в службу ДОУ. Как правило, такая передача также производится после окончания срока их хранения в месте формирования (подразделении), который составляет 1-2 года, пока с документами ведется информационно-справочная работа.

У вас не останется вопросов о входящих документах после прочтения статьи по ссылке.

Теперь, используя полученную информацию, попробуем разобраться с документами с учетом года их формирования. Допустим, что дела с документами временного срока хранения (до 10 лет) также передаются на хранение в архив, а срок хранения дел в месте формирования (подразделении) до передачи на архивное хранение составляет 2 года:

Год формирования

Дела с документами постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения

(приказы по основной (профильной) деятельности и личному составу (кроме указанных в примеч.2 ст. 19 Перечня); протоколы (кроме собраний структурных подразделений организации)

Дела с документами временного срока хранения (до 10 лет)

(переписка; приказы по административно-хозяйственным вопросам и личному составу, указанные в примеч. 2 ст. 19 Перечня; протоколы структурных подразделений организации)

www.sekretariat.ru

Приказы по основной деятельности — это какие приказы?

Приказы по основной деятельности — это какие приказы? Над этим вопросом ломают голову кадровики, делопроизводители и руководители организаций. Какие это приказы — приказы по основной деятельности, разъясним в нашей статье.

Приказы по основной деятельности: как отличать их от других групп приказов

В сложившейся системе делопроизводства принято выделять 3 большие группы распорядительных документов:

  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по личному составу;
  • приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Приказ по основной деятельности издается руководящим лицом и служит для обеспечения основной и оперативной деятельности компании. Данные приказы выпускаются в целях реализации принимаемых управленческих решений и ведутся отдельно от приказов иных групп.

Можно обозначить основной критерий отнесения распорядительного документа именно к рассматриваемой группе приказов: в его содержании отражена основная (производственная) деятельность организации согласно положениям учредительной документации (устава и т. д.).

Приказы же по личному составу отражают все стороны трудовых правоотношений между работником и работодателем (вопросы трудоустройства и увольнения, командировок, перевода на другую должность, дисциплинарных взысканий и т. д.), а приказы по административно-хозяйственным вопросам связаны с решением таких задач, как:

  • соблюдение внутриорганизационных регламентов деятельности;
  • эксплуатация зданий и помещений;
  • транспортное обслуживание;
  • создание и обеспечение функционирования внутренней связи;
  • вопросы безопасности (см. пп. 773–893 Перечня типовых управленческих архивных документов…, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее — перечень № 558).

Таким образом, зная тематику распорядительной документации, относимой к приказам по личному составу и административно-хозяйственной деятельности, можно методом от противного выделить в массиве всех издаваемых приказов группу именно по основной деятельности организации.

Перечень приказов по основной деятельности (примеры)

Основным нормативным документом, регламентирующим принципы систематизации распорядительных документов, содержащим также указания о сроках хранения приказов в зависимости от их групповой принадлежности, является перечень № 558 (см. п. 1.2 указаний по применению перечня № 558).

Перечислить не только все виды приказов по основной деятельности организации, но и общие тематические группы не представляется возможным в связи с тем, что производственная деятельность в каждой организации обладает собственной спецификой.

Руководствуясь положениями перечня № 558, в качестве примера можно обозначить следующие тематические группы приказов по основной деятельности:

  • об определении структуры организации и ее изменении;
  • введении, утверждении и изменении локальной документации (инструкций, правил, распорядков и т. д.);
  • определении штатного расписания и его изменениях;
  • организации новых филиалов, представительств и упразднении существующих;
  • создании коллегиальных и совещательных, контрольных (ревизионных), научных, экспертных, методических, консультативных органов;
  • утверждении планов развития деятельности;
  • осуществлении контроля за текущей деятельностью предприятия;
  • определении финансовой политики организации;
  • определении научно-технической политики деятельности;
  • установлении режима функционирования предприятия и внесении изменений в него;
  • принятии регламента проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, организации воинского учета, комплекса мероприятий по гражданской обороне, охране труда и т. д.

Вопреки распространенному ошибочному мнению, к приказам по основной деятельности (а не по личному составу) также относится распорядительная документация о назначении руководителя и главного бухгалтера организации (см. п. 1 ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Нумерация приказов по основной деятельности предприятия

Существует практика деления данных документов на подгруппы по тематике. Однако это удобно далеко не всегда, т. к. регистрационные номера приказам по основной деятельности обычно присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года. Как правило, к порядковому номеру такого приказа не добавляются буквенные индексы, но в зависимости от устоявшегося в конкретной организации документооборота возможен и такой вариант (см. также статью «Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве»).

Стоит отметить, что указанная выше практика нумерации носит исключительно рекомендательный характер. Ранее согласно п. 2.7.1.3 Типовой инструкции по делопроизводству…, утвержденной приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 № 536 (утратил силу), правило нумерации приказов в течение календарного года носило императивный характер, но теперь правовой основы для нумерации не существует.

При этом упомянутые правила продолжают использоваться и сегодня в связи с удобством применения в учете документов, в т. ч. при ведении журнала регистрации (подробную информацию по ведению журнала регистрации таких приказов вы найдете в нашей статье «Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности»).

Особенности соблюдения сроков хранения приказов по основной деятельности

Важно! Распорядительная документация, относящаяся к приказам по основной деятельности, подлежит постоянному хранению.

В указаниях по применению перечня № 558 даны следующие разъяснения по вопросам хранения таких документов.

Документы, имеющие соответствующую отметку о необходимости их постоянного хранения (к ним относятся все документы по основной деятельности) в общем случае должны быть переданы организацией в соответствующий государственный (муниципальный) архив для последующего постоянного хранения (см. п. 3.3.1 указаний по применению перечня № 558).

Однако существуют организации, которые не выступают в качестве источников комплектования госархивов (см. приложение 3 к Методическим рекомендациям…, согласованным ЦЭПК при Росархиве 30.10.2012). Такие организации должны хранить приказы по основной деятельности до ликвидации самой организации. Далее проводится экспертиза и отбор необходимой документации с целью ее передачи на постоянное хранение в регламентированном порядке (см. п. 6.2 приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

В случае реорганизации предприятия с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы должны быть переданы последней в порядке правопреемства и включены в ее архивный фонд. Документы постоянного хранения (в т. ч. распорядительная документация по основной деятельности) и по личному составу ликвидированных организаций должны передаваться в надлежащем состоянии на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив (п. 2.7 приказа № 526).

Как правильно оформлять приказ по основной деятельности (образец)

Оформление приказа по основной деятельности производится по тем же правилам, что и прочей распорядительной документации.

Структура документа может быть следующей:

  • дата издания;
  • регистрационный номер;
  • место (населенный пункт) составления или издания документа;
  • наименование документа (например, «Приказ о возложении обязанностей по ведению бухгалтерского учета…»);
  • основное содержание приказа;
  • список приложений (при наличии);
  • подпись руководителя;
  • визы.

Приказ должен быть напечатан на фирменном бланке организации либо из его текста должно быть однозначно понятно, в отношении какой организации он издается.

При составлении бланка приказа для определения перечня необходимых реквизитов и схемы их грамотного размещения на бланке можно использовать постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Требования указанного постановления являются рекомендуемыми.

При необходимости применения унифицированных форм следует воспользоваться также Общероссийским классификатором управленческой документации, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299.

Ответственность за несоблюдение правил хранения приказов

В общем случае за нарушение регламента хранения архивных документов соответствующее лицо может быть привлечено к административной ответственности в форме предупреждения или штрафа:

  • для граждан — от 100 до 300 руб.;
  • для должностных лиц — от 300 до 500 руб. (см. ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ).

Отдельно ст. 13.25 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за аналогичные нарушения для акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью в форме штрафа:

  • для должностного лица — от 2 500 до 5 000 руб.;
  • для организации — от 200 000 до 300 000 руб.

Должностное лицо может быть привлечено за нарушение порядка хранения документации к дисциплинарному взысканию. Вместе с тем в должностной инструкции работника или его трудовом договоре должно быть указано, за ведение и хранение какой конкретно документации на него возлагается ответственность.

Так, например, суд не посчитал правомерным привлечение к дисциплинарному взысканию сотрудницы за утрату приказов по основной деятельности организации, т. к. в ее должностной инструкции была указана иная группа распорядительных документов — приказы по личному составу (см. определение ВС Республики Коми от 09.12.2013 по делу № 33-6244/2013).

Итак, приказы по основной деятельности организации подлежат постоянному хранению. За нарушение этого требования как должностное лицо, так и сама организация могут быть привлечены к административной ответственности.

Четкого ответа на вопрос, какие это приказы — приказы по основной деятельности, дать нельзя, т. к. законодательство их конкретного перечня не устанавливает. Ответственное лицо должно самостоятельно проводить такую дифференциацию с учетом содержания издаваемых приказов и специфики деятельности конкретного предприятия.

rusjurist.ru

Еще по теме:

  • Требования к кандидатам юрист Требования к кандидатам юрист Адвокаты вправе создавать общественные объединения адвокатов и (или) быть членами (участниками) обще txt fb2 ePub html на телефон придет ссылка на файл выбранного формата Шпаргалки на телефон — незаменимая вещь при […]
  • Спор овощей стихотворение тувим Сценка про овощи (на основе стихотворения Ю. Тувима «Овощи») Оксана Шмакова Сценка про овощи (на основе стихотворения Ю. Тувима «Овощи») СЦЕНКА ПРО ОВОЩИ (по Ю. Тувиму) Действующие лица: воспитатель, Хозяйка (в фартуке и с корзинкой, дети в масках […]
  • Налогообложение с продажи квартиры по наследству Налог 13% при продаже жилья полученного в наследство Помогите пожалуйста. Сейчас получаю в наследство дом, планирую продать его за 1 млн 200 т.р. и в последующем взяв ипотечный кредит купить двухкомнатную квартиру за 2 млн 500 т.р. В этой связи […]
  • Тс 5 закон всемирного тяготения ответы Физика. 9 класс. Дидактические материалы. Марон А.Е., Марон Е.А. М.: 2014. - 128с. М.: 2005. - 128с. Данное пособие включает тренировочные задания, тесты для самоконтроля, самостоятельные работы, контрольные работы и примеры решения типовых […]
  • Размер формата а3 разрешение Минимальное разрешение для формата А4 ? Сообщество – Как создать сообщество? Как вступить в сообщество? Чтобы вступить в уже существующее сообщество, нужно зайти в это сообщество и нажать кнопку «Вступить в сообщество».Вступление в сообщество […]
  • Проживание в других странах 7 способов найти недорогое жилье на время отпуска 26.03.2017 Мария Глазунова Недавно мы подробно рассказали о самом первом этапе путешествий – о том, где и как выгодно бронировать билеты на самолёты. А сегодня хотим поделиться с вами несколькими […]