Приказ о печати в организации

Статьи по теме

В любой организации должны присутствовать печати, которые имеют важное практическое значение. Некоторые из них применяются для первичных документов, отдельные для первичной документации и даже для писем. В данной статье мы рассмотрим, какими приказами вводятся печати в организации.

Из данной статьи вы узнаете:

  • Приказ об изменении печати организации;
  • Приказ об утверждении печати организации;
  • Приказ об использовании печати для документов.

Приказ об изменении печати организации

Нередко в компании возникает необходимость заменить старую печать на новую. При этом причины могут быть самыми разными. Как правило, замена печати требуется в следующих случаях:

  • Утеря или кража действующей печати;
  • Защита от подделывания;
  • Смена реквизитов компании;
  • Изменение названия организации;
  • Смена организационно-правовой формы;
  • Износ старой печати.

Любая из вышеперечисленных причин требует признания старой печати недействительной и ввода новой взамен списанной. Однако, чтобы ввести в действие новую печать, необходимо выполнить порядок действий, который включает соответствующий приказ (правила оформления рассмотрим ниже).

Самым первым действием необходимо созвать собрание, по итогам которого будет составлен протокол о необходимости введения в организации новой печати. В данном протоколе должна быть указана причина, по которой потребовалась новая печать (утеря старой, недействительность и т.д.), а также список лиц, принявших данное решение. После этого необходимо приказ. Как оформить его, мы рассмотрим далее.

Правила оформления

Правила оформления приказов не имеют единой формы по поводу приказа о смене печати, поэтому он составляется в свободной форме. При составлении данного документа следует указать следующие данные.

  1. Причину, по которой требуется замена печати (в связи с утерей, со сменой реквизитов, со сменой названия компании и т.д.).
  2. Дату (в формате дд/мм/гг), с которой вступает в действие новая печать с указанием наименования, названия и юридического адреса организации (при необходимости эти данные дублируются на английском языке).
  3. Пункт, который отменяет действие первой печати с даты введения новой (пункт о признании недействительной или утратившей силу).
  4. Срок, в течение которого будет уничтожена старая печать (если она имеется).
  5. Лиц, ответственных за уничтожение старого оттиска.
  6. Перечень организаций, которых необходимо уведомить о замене печати.

Правила оформления приказа образец

После всех перечисленных пунктов приказ должен быть подписан руководителем организации. Данный документ также должен содержать приложение к приказу (образец представлен ниже) с утверждением нового оттиска.

Приказ с приложениями образец

Также при необходимости в приказе можно перечислить руководителей структурных подразделений (филиалов организации), которым следует сообщить о замене печати.

Приказ об утверждении печати организации

Наличие печати в организациях уже не считается обязательным в отношении АО и ООО. Компании данной организационно-правовой формы могут оставить использование печатей на свое усмотрение. В отношении остальных организаций наличие печати является обязательным. Более того, если АО или ООО планируют ввести в действие печать, то необходимо понимать, о какой именно печати идет речь.

Существует несколько разновидностей печатей: основные и вспомогательные. К основным печатям относятся гербовые печати и печати юридических лиц. Правила оформления приказа (делопроизводство) в коммерческих организациях приравнивают печать юридического лица к гербовой, соответственно, она используется на документах, подписываемых руководителем организации. Независимо от того, какую печать организация планирует ввести действие, ее необходимо предварительно утвердить приказом руководителя.

Для того, чтобы утвердить печать организации, необходимо также собрать целый пакет документов, которые понадобятся для ее изготовления. Так, предварительно необходимо подать в компанию-изготовитель документы, необходимые для заказа изготовления оттиска. К ним относятся:

  • Копии Устава организации и свидетельства о государственной регистрации юридического лица, заверенные нотариально;
  • Документы, свидетельствующие об избрании данного лица на должность руководителя организации;
  • Документ, в котором принято и отображено решение об изготовлении данной печати.

Следует отметить, что наличие печати в акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственность не является обязательным. В связи с этим, если ваша компания относится к данным организациям по своей организационно-правовой форме, то наличие печати и ее использование (для каких бумаг) должно быть закреплено в Уставе организации.

Далее следует оформить соответствующие приказы, правила оформления которых мы представим ниже.

Правила оформления

Правила оформления приказов делопроизводство регламентирует только в отношении реквизитов: содержание документа в каждом случае определяется отдельно. В случае, если необходимо утвердить введение в действие новой печати изданием соответствующего приказа, то его содержание должно быть следующим:

  1. Непосредственно текст приказа («Приказываю утвердить эскиз печати…») и полное наименование, название организации и юридический адрес;
  2. Дата, с которой вводится в действие печать.
  3. Для работы с какими документами она предназначена (не обязательно).

К данному документу правила оформления приказов регламентируют наличие приложения с утверждением печати.

Также в данном приказе отдельным пунктом может содержаться информация об утверждении Положения о порядке использования печатей. При наличии данного пункта правила оформления приказа подразумевают и следующий пункт, согласно которому необходимо обозначить, с какой даты вступает в действие Положение.

Отметим, что именно Положением должны регулироваться в компании порядок использования печатей, перечень утверждаемых ею документов, срок ее действия и порядок уничтожения. Также целесообразно завести в организации журнал печатей и штампов, в котором будут отображаться все передачи печатей сотрудникам и основания, по которым осуществлялась выдача.

Образец приказ с приложением

Приказ об использовании печати для документов

Правила делопроизводства (оформление приказа относится к их числу) подразумевают и наличие приказа об использовании печати для документов в случае, если печать (или печати) предназначены для определенных категорий деловых бумаг.

Напомним, выше мы уже писали о том, что в организации может быть несколько печатей, и использование каждой регламентируется соответствующими документами. Так, существуют печати, действующие только в отношении бухгалтерских документов. Проще говоря, использование данной печати на других документах не будет представлять никакой ценности, более того, данный документ будет считаться не действительным.

Как правило, приказ об использовании печати для документов и приказ об утверждении печати организации оформляются в один документ, при наличии в приказе пунктов о введение в действие Положения об использовании печатей. Именно данное Положение регламентирует порядок применения печатей в отношении различных документов, их хранение, срок действия, выдачу сотрудникам и лицо, ответственное за хранение печати.

Положение об использовании печатей должно быть подписано руководителем организации. Более того, на нем должны присутствовать отметки об ознакомлении ответственных лиц.

Приложение к приказу оформление образец

www.sekretariat.ru

Приказ назначающий ответственного за печать организации.

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Вообще как такового приказа на печати и штамп нет, так как штамп должен находиться непосредственно только у руководителя, однако обычно вопреки правилам он находиться у главного бухгалтера.Что касается печатей, то в каждом отделе она должна быть»для документов». А если начальству нужен приказ, то это несложно сделать, т.к. в приказе можно излагать все в достаточно простой форме.Например:

г. Минск 23.01.2008г.

о назначении ответственного лица
за хранение печатей и штампа на предприятии

1. Назначить ответственных лиц за хранение печатей в следующем составе:
-зав. отделом продаж Мацкевича С. В.;
— зам. гл. бух. Нарышкиной Т. П.;
и т.д.
2. В качестве ответственного лица за пользованием и хранением штампа назначить главного бухгалтера .

С приказом ознакомлены и согласны:(лица. перечисленные в списке)

Примерно в таком варианте.
Но вообще на штамп, так как он непосредственно должен иметь отношение только к руководителю, лучше составить доверенность на пользование и хранение штампа за гл. бух. или юристом на время отсутствия руководителя.

Читала комментарии, и оказалось — многие не знают отличие печати от штампа.
Штамп – инструмент, предназначенный для перенесения оттиска с твёрдого носителя информации на бумагу, картон и другие поверхности. Он может иметь различную форму, в том числе неправильную, а также содержать определённый набор информации. В современном делопроизводстве штампом называют носитель данных, который применяется для оптимизации процессов документооборота. С его помощью можно ускорить отправку писем, заполнение бумаг. К примеру, угловой штамп содержит информацию об учреждении и проставляется на исходящие документы.

Печать – инструмент, предназначенный для удостоверения подлинности документов, заверения подписи, придания бумагам официального статуса. Они используются физическими и юридическими лицами для различных видов деятельности, в том числе коммерческой и некоммерческой. Печати проставляются на лицевой стороне документов, для переноса оттиска используется либо краска, либо высокое давление, которое продавливает бумагу.
Сравнение печати и штампа

В чем же разница между штампом и печатью? Исторически данные понятия были схожими, печать входила в объём категории штамп, но в настоящий момент это уже неактуально. Теперь каждый инструмент входит в отдельную группу и выполняет различные функции. Основное отличие заключается в юридической силе данных инструментов. Печать удостоверяет подлинность документа, и её достаточно для закрепления соглашения. Штамп лишь стандартизует официальную бумагу, указывает на её принадлежность к определённому учреждению. В то же время, он не даёт ей достаточной юридической силы для совершения тех или иных действий.

В соответствии с законодательством, наличие собственной печати для юридического лица обязательно. В случае её утери, необходимо обратиться в соответствующий государственный орган для замены, при этом старая при обнаружении подлежит немедленному уничтожению. Штамп юридическим лицам иметь необязательно, однако это допускается в соответствии с законом. Его утеря не влечёт никаких правовых последствий для владельца. Их может быть сколько угодно, допускается свободная замена и добавление новых.

Штамп проставляется на свободном пространстве документа, как правило, в верхнем левом углу. Допускается учинение рукописных данных внутри свободных полей: номер исходящего документа, дата, фамилия и другое. Печать ставится поверх подписи либо эластичного наслоения. Она не нуждается в какой-либо дополнительной информации, её внесения не предусмотрено форматом инструмента.

kadrovik.by

Приказ о назначении ответственного лица

Специально разработанной, унифицированной формы приказа по назначению ответственного лица (или нескольких) не существует. Каждая организация вправе самостоятельно разработать такой бланк или написать его в свободной форме. Следует иметь ввиду, что этот приказ является частью пакета распорядительной документации, в который помимо него входит решение о назначении ответственных лиц и должностная инструкция, содержащая полное описание обязанностей работника, а также санкции, которые следуют за их неисполнение. Под последним документом сотрудник должен поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о том, что он с ним ознакомлен и согласен.

Кто назначает ответственное лицо

В зависимости от ситуации, выбрать среди персонала ответственное лицо может либо руководитель предприятия, либо, если организация крупная, начальник структурного подразделения. Заполняет приказ специалист отдела кадров или секретарь. После оформления приказ передается на подпись руководителю, либо иному уполномоченному на подписание подобного рода документов человеку.

Сотрудник, назначенный ответственным лицом, может отвечать за материальные ценности, техническую или пожарную безопасность, охрану труда, проведение работ на объектах повышенной опасности и пр.

В больших компаниях создаются целые специализированные отделы, работники которых заняты контролированием всех внутренних сфер деятельности предприятия. В небольших фирмах руководитель организации может взять всю ответственность на себя, но для этого тоже необходим данный приказ.

Перед выпуском приказа

Чаще всего приказ подразумевает возложение ответственности за охрану труда. Это связано с тем, что предоставление персоналу безопасных условий при выполнении рабочих обязанностей является одним из первых условий законного функционирования предприятия, особенно занятого в производственной отрасли.

Прежде, чем оформлять документ о возложении подобного рода обязательств на подчиненных, следует провести для них курс соответствующего обучения.

В дальнейшем справки, аттестаты и т.п. документы, подтверждающие квалификацию работников, необходимо приложить к приказу о назначении ответственных лиц. Важно помнить, что такие документы действуют, как правило, не более пяти лет, поэтому периодически сотрудников придется отправлять не переаттестацию, причем за счет предприятия.

Если же ответственность возлагается за материальные ценности, то перед тем как сотрудник подпишет такой приказ и возьмет на себя все риски, должна пройти инвентаризация имущества, поскольку в будущем человек будет нести ответственность за его сохранность.

Шапка приказа

Приказ об ответственном лице имеет вполне стандартную структуру.

В «шапке» документа пишется полное наименование предприятия с указанием его организационно-правовой формы (ЗАО, ОАО, ООО, ИП). Затем указывается населенный пункт, в котором это предприятие расположено, а также дата заполнения приказа (число, месяц, год).

Чуть ниже нужно написать вид документа (в данном случае это приказ) и его номер по внутреннему документообороту. Далее коротко прописывается суть приказа и для каких целей он создан. Затем ниже по центру строки пишется слово «приказываю» и ставится двоеточие.

Тело приказа

Вторая часть документа содержит более подробную информацию. Здесь вписываются все работники, которые ответственны за соблюдение тех или иных условий на производстве. В частности указывается вид ответственности, а также полные их фамилии, имена и отчества (имя-отчество можно вносить инициалами). Тут же отдельным пунктом надо указать лиц, которые в случае отсутствия ответственных сотрудников на рабочем месте будут их замещать. В последнем пункте следует указать полный список документов, которыми должны руководствоваться работники для выполнения требований по контролю за зоной ответственности.

В завершение под приказом нужно поставить подпись руководителя, а также печать организации. Если в организации имеется профсоюз, то требуется сделать и его отметку.

После написания приказа

Сотрудники, на которых специальным приказом была возложена ответственность за какой-либо частью производственного процесса, с момента его подписания должны проводить инструктажи с коллегами, доводить до сведения персонала правила техники безопасности, различные внутренние нормативные акты и др. В числе прочего они обязаны вести специальный журнал проведения инструктажа, где работники, его прошедшие, должны ставить свои подписи. Периодически они же должны осуществлять контроль за знанием сотрудников правил по охране труда и безопасности на производстве.

assistentus.ru

Приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность

Стандартного, рекомендуемого для общего применения, образца приказа по назначению ответственного за пожарную безопасность нет. Писать данный документ можно в свободной форме или по разработанному внутри предприятия шаблону. Оформлять документ можно и на фирменном бланке предприятия, и на обычном листе формата А4, как от руки, так и в печатном виде.

Особенности оформления приказа

Приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность является одним из видов локально-правовых актов по личному составу организации. Эта должность должна быть указана в штатном расписании.

Следует учесть, что данный приказ является неотъемлемой частью распорядительной документации. Кроме него, в нее входят решение о назначении ответственного лица и должностная инструкция. В свою очередь должностная инструкция содержит полный перечень обязанностей работника, на которого возложена ответственность за соблюдение пожарной безопасности, а также наказание, которое последует за пренебрежение ими. Должностная инструкция в обязательном порядке должна быть доведена до сведения сотрудника, в чем он и должен расписаться под документом.

Заполнением приказа о назначении ответственного за пожарную безопасность занимается либо секретарь, либо специалист отдела кадров, либо юрист, затем документ отдается на подпись директору.

Кто назначает ответственное лицо

Выбрать среди персонала ответственное за пожарную безопасность лицо может руководитель организации или, в случае, если предприятие крупное, начальник структурного подразделения. Причем, если на то есть воля руководителя, эту ответственность посредством соответствующего приказа он может возложить и сам на себя.

Работник, назначенный ответственным лицом по пожарной безопасности, может одновременно отвечать и за материальные ценности, техническую безопасность, проведение работ на объектах повышенной опасности, охрану труда и т.д, но только при условии, что это указано в приказе.

На крупных предприятиях создаются целые отделы, специалисты которых заняты контролированием всех внутренних сфер деятельности предприятия, в том числе и пожарной безопасности.

Перед выпуском приказа

Прежде чем оформлять приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность лица следует провести для того, на кого она возлагается курс специального обучения. Аттестат, справка или иной документ, подтверждающие факт прохождения обучения должен быть в обязательном порядке прикреплен к приказу. Следует учесть, что подобные документы действительны не больше пяти лет, так что время от времени работника придется отправлять на переаттестацию за счет организации.

Заполняем первую часть

Приказ об ответственном за пожарную безопасность имеет вполне стандартную форму с точки зрения делопроизводства.

  • Вверху документа пишется слово «Приказ» и его номер по внутреннему документообороту. В строке ниже указывается населенный пункт, в котором данный приказ оформляется, а также дата его создания (цифрами или прописью).
  • Далее идет ссылка на законодательство РФ, в соответствии с которыми разрабатывается документ, коротко суть приказа и для каких целей он создан.
  • Тут же вписывается полное наименование предприятия, выпускающего документ, с указанием его организационно-правовой формы (ЗАО, ОАО, ООО, ИП) и адреса, по которому находится здание, за пожарную безопасность в котором будет отвечать назначаемый ответственным сотрудник.

Следующая часть приказа содержит более подробную информацию.

  • Сначала здесь еще раз нужно написать название предприятия и его адрес, а также должность, фамилию, имя и отчество (без сокращений) ответственного лица.
  • Затем указывается подробный перечень его обязанностей, каждую из которых следует прописать отдельным пунктом.

Заполняем вторую часть

В завершение нужно назначить ответственного по контролю за исполнением данного приказа, т.е. указать должность, фамилию, имя и отчество данного сотрудника. После внесения этих сведений под приказом надо поставить подпись руководителя, а также печать организации. Если в организации имеется профсоюз, то требуется сделать и его отметку.

После написания приказа

Работник, назначенный ответственным за пожарную безопасность, с момента подписания приказа должен проводить инструктажи с коллегами, доводить до сведения персонала правила техники пожарной безопасности и оформлять различные внутренние нормативные акты. Также он обязан вести внутренний журнал о проведении инструктажа, где работники, его прошедшие, должны расписываться. Время от времени этот же сотрудник должен проводить контроль за знанием коллег правил по пожарной безопасности на предприятии.

assistentus.ru

Приказ ответственный по печати

В целях установления единого порядка использования и обеспечения надежного хранения гербовой печати в центральном аппарате ______ России приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о гербовой печати Министерства _______________ Российской Федерации.

2. Управлению административно-хозяйственного, материально- технического обеспечения и строительства (ФИО____________) подготовить заказ на изготовление гербовой печати Министерства природных ресурсов Российской Федерации согласно ГОСТ Р 51511-2001.

3. Спецуправлению (ФИО_______________) обеспечить проведение ежеквартальных проверок соблюдения порядка использования и хранения гербовой печати.

4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра ФИО____________________

Утверждено
Приказом ____________
от ___ _________ 20___ г. N ______

ПОЛОЖЕНИЕ О ГЕРБОВОЙ ПЕЧАТИ МИНИСТЕРСТВА _____________________________ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Гербовая печать ___________________ предназначена для заверения подлинности подписей должностных лиц Министерства ______________ Российской Федерации на документах, указанных в Приложении.

2. К должностным лицам, подписи которых заверяются гербовой печатью __________________, относятся: Министр, его заместители, должностные лица, имеющие право первой или второй подписи на распорядительных финансовых документах.

4. Ответственность за содержание документов, заверенных гербовой печатью, несут должностные лица, их подписавшие.

5. ________________ имеет один экземпляр гербовой печати. Изготовление дополнительного экземпляра гербовой печати допускается при необходимости по решению Министра.

6. Гербовая печать хранится в Департаменте организации делопроизводства, юридического сопровождения деятельности центрального аппарата _______________ и контроля за исполнительской дисциплиной.

Персональная ответственность за организацию сохранности гербовой печати и воспроизведение ее оттиска строго по целевому назначению возлагается на руководителя Департамента.

7. Должностное лицо, ответственное за целевое использование гербовой печати строго по назначению, устанавливается распоряжением ______________________.

8. Учет документов с заверенными гербовой печатью подписями ведется должностным лицом, ответственным за целевое использование гербовой печати строго по назначению, в специальном журнале, в котором фиксируются дата, вид документа и фамилия должностного лица, чья подпись заверена гербовой печатью.

9. Гербовая печать хранится в надежно запираемом металлическом шкафу (сейфе) в помещении, недоступном для открытого входа посетителей и сдаваемом под охрану в нерабочее время.

О факте утери гербовой печати незамедлительно ставится в известность Министр, производится служебное расследование, материалы которого служат основанием для привлечения виновных к ответственности и списания с учета утраченной гербовой печати.

10. Замена гербовой печати (уничтожение) производится по акту комиссией в составе не менее трех человек и согласовывается со Спецуправлением.

11. Изготовление печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (гербовой печати) для ____________________ производится на основании поручения Министра __________________ Российской Федерации с выполнением требований ГОСТа Р 51511-2001. Поручение готовится Департаментом организации делопроизводства, юридического сопровождения деятельности центрального аппарата __________________ и контроля за исполнительской дисциплиной, согласовывается со Спецуправлением и передается для заказа изготовления в Управление административно-хозяйственного, материально- технического обеспечения и строительства.

Приложение к Положению о гербовой печати _______________________

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ _______________ РОССИИ

Акты (приема законченных строительством объектов; выполненных работ; сверки дебиторской и кредиторской задолженности; экспертизы и другие);

доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведения дел в судах, арбитражных судах);

договоры (о материальной ответственности, на выполнение подрядных работ, поставках продуктов и товаров, купли-продажи, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и обслуживании);

задания (на проектирование объектов, капитальное строительство, техническое перевооружение, НИОКР и другие);

заявки (на изобретения, получение ассигнований, валюты и другие);

заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта платежных документов);

контракты с руководителями федеральных государственных предприятий и учреждений;

лимиты бюджетных обязательств, утвержденные руководством _______________________;

лицензии, решения, разрешения и согласования, выдаваемые _______________________ в пределах своей компетенции;

нормы расхода спирта этилового и драгметаллов;

образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

программы работ, утвержденные руководством _______________________;

представления о ходатайстве на награждения государственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении государственных премий;

почетные грамоты _______________________, удостоверения к ведомственным наградам;

письма гарантийные на выполнение работ и услуг;

положения о территориальных органах _______________________;

поручения (бюджетные, казначейские, банковские, пенсионные, платежные, сводные на получение или перевод инвалюты, на импорт и другие);

реестры (чеков; бюджетных, казначейских и других поручений, представляемых в Минфин России, Федеральное казначейство Российской Федерации);

сметы расходов (на содержание территориальных органов _______________________, федеральных государственных учреждений и организаций);

справки финансового характера;

титульные списки строек, объектов;

уставы федеральных государственных унитарных предприятий, федеральных государственных учреждений;

www.gosreglament.ru

Еще по теме:

  • Правило определение части речи Правило определение части речи Существительное Существительное – часть речи, обозначающая предмет и отвечающая на вопросы: кто? что? (человек, книга) . Различаются по родам и изменяются по падежам и числам. Бывают одушевленные (рабочий) и […]
  • Предмет преступления является признаком объекта Понятие предмета преступления и его значение. Отличие предмета от орудий и средств совершения преступления. Потерпевший Предмет преступления – это овеществленный элемент материального мира, воздействуя на который виновный осуществляет […]
  • Слова на правило безударная гласная в корне слова проверяемая ударением Правописание безударных гласных в корне слова Безударные гласные, проверяемые ударением. Чтобы проверить безударную гласную в корне слова, необходимо это слово изменить так, чтобы на безударную гласную падало ударение, т.е поставить эту гласную […]
  • Самый главный закон конституции Конституция РФ – основной закон государства Основа правового регулирования в Российской Федерации – Конституция Российской Федерации, принятая 12 декабря 1993 г. Она имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории […]
  • Приказы миит Приказы миит Приёмная комиссия Часто задаваемые вопросы Этапы (волны) зачисления Направления подготовки и специальности Перечень вступительных испытаний План приёма, рейтинг Правила приёма Особые права при приёме Внутренние […]
  • Акт оформлен до оплаты услуг Акт выполненных работ Доброго времени суток! Сегодня я продолжаю рассказывать о текущей документации при работе ИП или ООО, до этого мы уже рассмотрели какие документы необходимо выдавать при продаже товара - это товарная накладная и […]