Приказ организация архива на предприятии

Приказ о назначении ответственного за архив

В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо.

Как нужно вести архив

Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.

Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться. Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет.

В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность. Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся).

Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов.

На кого возложить ответственность

Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

Но если организация очень большая, то в штатное расписание может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива.

Какие задачи входят в функции ответственного за архив работника

Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.). Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании. Он же осуществляет контроль за периодом хранения бумаг, а если кому-либо понадобится архивный документ, он выдает его, но строго под роспись и только при условии дальнейшего возврата.

Кто назначает лицо, ответственное за архив

Обычно сотрудника, который будет отвечать за архив, назначает директор предприятия. Для этого он выпускает соответствующий приказ, в котором указывается должность и ФИО работника, а также задачи, которые перед ним ставятся.

Особенности формирования приказа, общие моменты

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

• Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.
• Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.
• В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.
• И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.

Отметку о приказе обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника.

Образец приказа о назначении ответственного за архив

По своей структуре и содержанию приказ о назначении ответственного за архив сотрудника не так уж и сложен, поэтому особых трудностей при его формировании возникнуть не должно.

1. В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
2. Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
3. После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо. Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности. И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).
4. Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).

assistentus.ru

Архив организации: регламентируем работу с архивными документами

В соответствии с существующими нормами в сфере архивного дела организация разрабатывает и утверждает свои локальные акты, направленные на регламентацию порядка работы с архивными документами в делопроизводстве и архиве или архивохранилище. Четкое выполнение требований инструкций и положений позволяет эффективно решать задачи по упорядочению архивных документов, обеспечению их сохранности и использования.

В базовый комплект входят:

• инструкция по делопроизводству;
• положение об архиве (положение о службе ДОУ, если при ней создано архивохранилище), положение об архивной службе или регламент по работе с архивными документами;
• должностные инструкции;
• инструкция по охране труда для архивиста;
• приказ о составе экспертной комиссии;
• положение об экспертной комиссии;
• положения, инструкции и другие документы, устанавливающие отдельные виды работ или разовые мероприятия с архивными документами.

Следует иметь ввиду, что изобретать велосипед не придется: ряд документов (инструкция по делопроизводству, положение об архиве, положение об экспертной комиссии и др.) разработан в типовом варианте Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Эти документы доступны для скачивания из Интернета.

Инструкция по делопроизводству

В первую очередь в организациях должна быть разработана и утверждена Инструкция по делопроизводству. Данный документ регламентирует порядок работы с документами, в том числе определяет правила оперативного хранения документов, устанавливая границу между документом и архивным документом.

Иногда, часто при отсутствии архива в организации, тематические разделы Инструкции по делопроизводству дополняются положениями, регулирующими архивное хранение документов. Но для этих сюжетов лучше подходит Положение об архиве (работе с архивными документами).

Положение об архиве

Разрабатывая Положение об архиве (архивной службе, работе с архивными документами) организации, можно взять за основу Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176) или воспользоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

Обратите внимание ! Если в организации нет архива, а только архивохранилище, то основные направления его деятельности отражаются в Положении о структурном подразделении, в составе которого оно создано, но во всех случаях целесообразно разрабатывать Положение об архивной службе, работе с архивными документами и т.п.

Итак, Положение об архиве определяет порядок образования архива, его функциональные задачи с учетом специфики деятельности организации и специфики создаваемой ею документации, а также права, обязанности и ответственность работников архива.

В Основных правилах работы архивов организаций сказано, что в зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы ДОУ (как раз чаще всего в форме архивохранилища). Виды создаваемых архивов зависят от компетенций и функций самой организации.

Например, в акционерных обществах, где есть головная организация и ее дочерние предприятия, для хранения архивных фондов иногда создаются объединенные архивы. В данном случае, несмотря на то, что организация и дочки являются самостоятельными юридическими лицами, но между ними имеются соподчиненность, единая сфера деятельности и единство выполняемых задач, экономически выгодно создавать один объединенный архив.

Самым распространенным явлением остается создание архива организации, который может быть архивом одного вида документов: управленческой документации, научно-техническим архивом, архивом электронных документов и т.д.

Иногда в организации создают единый архив, который хранит и управленческую, и научно-техническую документацию, и документы на электронных носителях.

Также встречается такое сочетание: архив хранит научно-техническую документацию, а управленческая документация хранится в структурных подразделениях.

Таким образом, принимая решение о создании архива, в первую очередь мы определяем, какой документальный комплекс у нас есть или что мы собираемся хранить в архиве. В зависимости от этого заполняется первый раздел Положения об архиве, определяющий статус и вид архива, его назначение.

Во втором разделе указывается от кого и какие документы подлежат передаче в архив. Основными источниками поступления документов в архив (источниками комплектования) являются структурные подразделения организации и, крайне редко, другие организации и физические лица.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций структурные подразделения передают в архив документы со сроками хранения «постоянно» и «свыше 10 лет» (что реально означает сроки хранения 15 л., 25 л., 45 л., 50 л.) и документы по личному составу (75 л.).

Однако организация имеет право «понизить» границу между делопроизводственным и архивным хранением документов и установить, что документы со сроком хранения, например, 5 лет также подлежат передаче на архивное хранение.

В последнее время это стало очень распространенным явлением, т.к. связано с тем, что значительная часть первичной бухгалтерской документации имеет срок хранения «5 лет» и многие руководители, обеспокоенные ее сохранностью, требуют от архива своей организации принимать эти документы на хранение.

В этой ситуации в структурных подразделениях на хранение остаются лишь документы со сроками хранения один и три года.

Не запрещено при повышенной ответственности за сохранность документов или при отсутствии достаточного места в подразделениях для хранения документов устанавливать границу на уровне 1 года. В такой ситуации все законченные делопроизводством документы со сроками хранения 1 г., 3 г., 5 л. и 10 л. и т.д. поступают на хранение в архив или архивохранилище организации.

Конечно, при понижении границы между делопроизводственным и архивным хранением в организации обеспечивается лучшая сохранность документов, но при этом соответственно возрастает объем работ по их описанию, ибо все документы передаются в архив только по описям, составленным структурными подразделениями.

Установленная граница между делопроизводственным и архивным хранением документов обязательно прописывается в Инструкции по делопроизводству и в Положении об архиве.

В третьем разделе указываются основные задачи и функции архива (архивной службы). Формулировки можно взять из Основных правил работы архивов организаций.

К основным задачам относятся:

• принятие документов на хранение от структурных подразделений (комплектование) в соответствии видовой принадлежностью документов и сроками хранения, определенными в первом и втором разделах данного положения;
• учет и обеспечение сохранности документов в архиве или архивохранилище;
• создание и ведение справочно-поисковых средств к архивным документам (описи, картотеки, каталоги, историческая справка, базы данных и т.д.);
• организация использования документов, хранящихся в архиве или архивохранилище;
• подготовка и передача документов в государственный или муниципальный архив (для организаций с государственной или муниципальной формой собственности на документы или для организаций с частной формой собственности на документы, но заключивших договор о передаче документов).

Среди функций архива (архивной службы) наряду с функциями, непосредственно вытекающими из вышеперечисленных задач, есть и такие, которые непосредственно ориентированы на службу документационного обеспечения управления, но опосредованно влияют на качество, передаваемых на хранение материалов. Имеются в виду:

• проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях;
• работа по составлению номенклатуры дел организации;
• участие в разработке нормативных и методических документов не только по архивному делу, но и ДОУ.

В четвертом разделе Положения об архиве прописываются права работников архива (архивной службы):

• возможность требовать от структурных подразделений своевременной передачи документов в архив (архивохранилище), при этом в упорядоченном состоянии и обязательно по описи;
• контролировать выполнение работы с документами в структурных подразделениях.

В пятом разделе указывается ответственность работников архива (архивной службы), которую они несут совместно с руководителем организации за несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату и несанкционированное их уничтожение, нарушение правил использования документов и доступа к ним в соответствии с нормами законодательства.

Напомним, если в организации вместо архива созданы, например, архивно-информационный отдел, отдел корпоративного хранения документов, отдел архивного хранения и использования документов, центр хранения документации, но с такими же функциями, что и в архиве, то Положения об отделе, центре и пр., а также должностные инструкции на специалистов в этих структурах должны иметь «архивное» наполнение.

Должностные инструкции

Работа с персоналом, отвечающим за постановку архивного дела в организации, предполагает, прежде всего, подбор сотрудников в соответствии с квалификацией и деловыми качествами, требования к которым отражены в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 11.04.2012 № 338н (зарегистрирован в Минюсте России 28.05.2012 № 24339).

В случае отсутствия в организации архива или архивохранилища, а соответственно заведующего архивом или архивариуса, необходимо предусмотреть, на кого будут возложены обязанности по организации работы с архивными документами и кто будет нести ответственность за этот участок. Чаще всего в таких ситуациях обязанности возлагаются на сотрудника службы ДОУ, и это должно найти отражение в его должностной инструкции.

Инструкция по охране труда для архивиста

Инструкцию по охране труда для архивиста разрабатывает служба охраны труда совместно с руководителем архивной службы, но если возникают сложности в ее составлении, то можно обратиться к разделам Основных правил работы архивов организаций, отражающих систему мер обеспечения сохранности документов, требования к помещению архива, режим хранения документов и т.д.

Приказ о составе экспертной комиссии

Приказ о составе экспертной комиссии (ЭК) издается в организации, когда назначается персональный состав или происходит ротация ее членов. Некоторые организации издают данный приказ ежегодно (в начале года), мотивируя это тем, что так удобнее. Но смысла в ежегодном издании указанного приказа нет, так как экспертная комиссия считается постоянно действующей.

В состав ЭК организации рекомендуют включать наиболее квалифицированных работников, в том числе обязательно работника, ответственного за архив. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства, затем в состав комиссии входят лица, ответственные за делопроизводство и архив (последний является и секретарем ЭК). Целесообразно включить в состав ЭК бухгалтера, юриста и других специалистов по основным направлениям деятельности организации. В последнее время все чаще стали включать в состав ЭК представителя кадровой службы, имея в виду важный социальный аспект документов по личному составу и срок их хранения (75 л. ЭПК). Организациям, которые передают свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, целесообразно в состав ЭК включить представителя (своего куратора) этого архива. В качестве экспертов к работе ЭК могут привлекаться представители сторонних организаций.

В небольших организациях, фирмах в состав ЭК включают, как правило, только секретаря, кадровика и бухгалтера.

ЭК в организации должна включать не менее трех человек, при большем количестве членов ее состав должен быть нечетным. Если организация имеет филиалы или отделения, расположенные вне центрального офиса, то в организации может быть образована Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), а в филиалах или отделениях собственные ЭК.

Отношения между ЦЭК организации и ЭК филиалов или отделений строятся в соответствии с правовыми взаимоотношениями между организацией и ее структурами.

1. ЭК отделений или филиалов на своих заседаниях только рассматривает проекты описей дел, номенклатур дел, актов на выделение к уничтожению документов и в установленном порядке направляет их на согласование с ЦЭК организации (центрального офиса).
2. ЭК филиала или отделения и его руководителям предоставлено право на утверждение данных документов без участия ЦЭК организации (головного офиса).

Обе эти позиции имеют право на существование.

Положение об экспертной комиссии

Положение о ЦЭК или ЭК организации — основной правовой документ, определяющий статус этого совещательного органа.

В соответствии со всеми действующими нормативными документами только экспертные комиссии выносят решения по таким важнейшим вопросам, как одобрение актов на выделение к уничтожению документов, номенклатур дел организации, инструкции по делопроизводству, описей дел постоянного, временного хранения и по личному составу, предложения об изменении сроков хранения документов.

Без документов, прошедших рассмотрение ЭК, без протоколов об их согласовании или одобрении ни один руководитель не вправе принимать решение по тому или иному вопросу, касающемуся организации работы с архивными документами в организации.

При разработке Положения об ЭК организации можно воспользоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2.

naar.ru

Приказ 6 «Об утверждении Положения \Об архивах и реестре архивов организаций технической инвентаризации, государственном учете документов и экспертных архивных комиссиях\»

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТРОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ И ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОМУ
КОМПЛЕКСУ

Об утвержденииПоложения “Об архивах и реестре архивов организаций техническойинвентаризации, государственном учете документов и экспертных архивныхкомиссиях”

В целях установления единыхпринципов организации и осуществления государственного технического учетажилищного фонда и других объектов недвижимости, сохраненияисторико-документального комплекса в области архитектуры, градостроительства,памятников истории и культуры и во исполнение Федерального закона « Огосударственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним » от 21.07.97 № 122-ФЗ, постановления Правительства Российской Федерации от13.10.97 № 1301 « Огосударственном учете жилищного фонда в Российской Федерации » ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемое Положение « Обархивах и реестре архивов организаций технической инвентаризации,государственном учете документов и экспертных архивных комиссиях » .

2. Поручить Отделу учета ираспоряжения жилищным фондом Госстроя России совместно ГУП « Ростехинвентаризация » организацию издания и доведения до сведения субъектов Российской Федерации иорганизаций технической инвентаризации Положение « Об архивах иреестре архивов организаций технической инвентаризации, государственном учетедокументов и экспертных архивных комиссиях » .

3. ГУП “Ростехинвентаризацияоказывать содействие органам исполнительной власти субъектов РоссийскойФедерации, органам местного самоуправления и организациям техническойинвентаризации в вопросах применения Положения.

4. Контроль за выполнениемданного приказа возложить на заместителя председателя Госстроя России МасловаН.В.

приказом Госстроя России

от 19.01 2000 г. № 6

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВАХ И РЕЕСТРЕ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ,О ГОСУДАРСТВЕННОМ УЧЕТЕ ДОКУМЕНТОВ И ЭКСПЕРТНЫХ АРХИВНЫХКОМИССИЯХ

I. Общие положения

1. Настоящее Положение разработано в соответствии с “Основами законодательстваРоссийской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах”,утвержденными в 1993 году, Регламентом государственного учета документовАрхивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Федеральнойархивной службы России (Росархив) от 11.03.97 № 11(зарегистрированным МинюстомРоссии 08.03.97 № 1344), постановлением Правительства Российской Федерации от13.10.97 № 1301 “О государственном учете жилищного фонда в РоссийскойФедерации”, Примерным положением о ЦЭК министерства (ведомства) РоссийскойФедерации, утвержденным приказом Росархива от 17.03.98 № 19.

Основными целями настоящегоПоложения являются:

работа архивов организацийтехнической инвентаризации в субъектах Российской Федерации;

постановка централизованногогосударственного учета документов и архивов организаций техническойинвентаризации;

деятельность Центральнойэкспертной комиссии (ЦЭК) Государственного унитарного предприятия “Российскийгосударственный центр инвентаризации и учета объектов недвижимости” (ГУП“Ростехинвентаризация”) и экспертных комиссий (ЭК) организаций технической инвентаризации(БТИ).

2. Для целей настоящего Положения применяются следующие определения основныхпонятий:

Документ (документированная информация) — зафиксированная наматериальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ееидентифицировать.

Информационная система — организационно упорядоченная совокупностьдокументов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе сиспользованием средств вычислительной техники и связи, реализующейинформационные процессы.

Информационные ресурсы — отдельные документы и отдельные массивыдокументов, документы и массивы документов в информационных системах(библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах).

Архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу егозначимости для физических и юридических лиц, общества, государства.

Документальный фонд БТИ — совокупность находящихся в производстве иоконченных производством дел и документов, образовавшихся в процесседеятельности организаций технической инвентаризации (БТИ).

Архивный фонд БТИ — часть документального фонда, включающая дела и документы, оконченныепроизводством, отобранные в результате экспертизы для передачи вгосударственный архив как имеющие научно-историческую и инуюисторико-культурную ценность.

Единый документально-информационный фонд технической инвентаризацииобъектов недвижимости Российской Федерации (Объединенный фонд) — совокупность реестров,подлинников, копий, страховых копий документов, информационных ресурсов наобъекты недвижимости Российской Федерации, находящиеся во владении ГосстрояРоссии, в распоряжении и пользовании ГУП “Ростехинвентаризация”.

Учет архивных документов — установление количества и состава архивныхдокументов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждойединицы учета к определенному комплексу (части комплекса) и общему ихколичеству в учетных документах.

Учетный документ — документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие,количество, состав, состояние архивных документов в единицах хранения.

Единица учета архивных документов — единица измерения количества документов вархиве.

Единица хранения архивных документов — учетная и классификационная единица,представляющая собой физически обособленный документ или совокупностьдокументов, имеющая самостоятельное значение.

Архив организации технической инвентаризации (архив БТИ) — структурное подразделениеорганизации технической инвентаризации, получившей в установленном порядкеправа архиводержателя и внесенной в Государственный реестр архивов организацийтехнической инвентаризации Российской Федерации.

II. Архив организации технической инвентаризации (БТИ).

3.Архив организации технической инвентаризации (далее “архив БТИ”) действует, какправило, на правах самостоятельного структурного подразделения организациитехнической инвентаризации.

Архив БТИ подлежит внесениюв установленном порядке в Государственный реестр Архивов организацийтехнической инвентаризации Российской Федерации.

4. Делаи документы технической инвентаризации объектов недвижимости, образующиеся вдеятельности БТИ, независимо от правового статуса и места дислокации БТИ натерритории субъекта Российской Федерации (в том числе предоставленной муниципалитету),относятся к государственной федеральной собственности, владение и распоряжениекоторой в полном объеме прав осуществляет Госстрой России. Архивные фонды БТИсоставляют часть Единого документально-информационного фонда техническойинвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации.

Документная информацияАрхива БТИ является предметом совместного пользования организации -фондообразователя (БТИ), а также уполномоченной Госстроем России организациитехнической инвентаризации субъекта Российской Федерации и ГУП“Ростехинвентаризация”.

5. Дела и документы архива БТИ, имеющие историческое, научное, социальное,экономическое, политическое, культурное значение, являются неотъемлемой частьюисторико-культурного наследия народов Российской Федерации, составляютгосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являютсясобственностью государства, подлежат передаче на постоянное хранение вгосударственные архивы, защищаются законом.

Архив БТИ отнесен к составуисточников комплектования государственных архивов.

6. Делаи документы архива БТИ, созданные за счет физических и юридических лиц, нестановятся собственностью этих физических и юридических лиц, не являютсяэлементом состава их имущества и товаром в качестве информационного ресурса, немогут быть объектом сделок купли-продажи, передачи прав владения, распоряжения.

7. В своей деятельности архив БТИ руководствуется законодательными и нормативнымиактами Правительства Российской Федерации, указаниями Госстроя России, ГУП“Ростехинвентаризация”, Федеральной архивной службы Российской Федерации(Росархив), методическими указаниями архивного органа субъекта РоссийскойФедерации, уполномоченной Госстроем организации технической инвентаризациисубъекта Российской Федерации, настоящим Положением.

8. АрхивБТИ работает отчитывается в своей работе перед уполномоченной Госстроем Россииорганизацией технической инвентаризации субъекта Российской Федерации и ГУП“Ростехинвентаризация”.

9. Начальникархива БТИ назначается и увольняется по соласованию с ГУП “Ростехинвентаризация”в соответствии с квалификационными требованиями и результатами аттестации.Другие работники архива назначаются и увольняются руководителем БТИ.

Круг обязанностей начальникаархива БТИ определяется типовой должностной инструкцией, утвержденной ГУП“Ростехинвентаризация”. Круг обязанностей других работников архива БТИопределяется должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем организациис учетом типовых должностных инструкций.

10. Архивсобирает, учитывает, хранит, осуществляет экспертизу, систематизирует ииспользует:

находящиеся в текущемпроизводстве дела и документы на все объекты недвижимости (жилищный фонд,объекты внешнего благоустройства, производственного назначения, инженерныесети) с момента их регистрации в инвентарных книгах установленного образца,независимо от формы собственности объекта недвижимости, времени создания, виданосителя документальной информации;

оконченные текущимпроизводством дела и документы до их передачи в государственный архив илиуничтожения;

учетно-справочный аппарат,фиксирующий состав и содержание, движение архивного фонда (инвентарные,реестровые книги, алфавитные, статистические картотеки, описи дел и документов,в том числе переданных в государственный архив, акты на уничтожение дел и документов,утративших научно-историческое и практическое значение, др.);

информационные и учетныеэлектронные базы данных БТИ;

печатные материалы, в томчисле ведомственные издания, дополняющие архивный фонд организации, необходимыедля информационно-справочной и иной работы архива.

В состав технического архивапо решению экспертной комиссии может также быть включена управленческаядокументация.

11. Задачамиархива БТИ являются:

прием, учет, хранение вустановленном порядке подлинной и копийной документации;

проверка комплектностипринимаемых инвентарных дел и документов на объекты недвижимости, наличиярегистрационных свидетельств, в том числе о принадлежности к памятникамархитектуры, истории и культуры;

проверка правильностиоформления (подписания) документов, подлежащих приему в архив;

участие в создании и ведениеучетно-информационных и поисковых систем;

размножение и рассылкадокументов внешним абонентам;

контроль за внесениемизменений в состав инвентарных дел и документов, учетную документацию;

учет и розыск утраченныхдокументов;

организация работы поэкспертизе научной и практической ценности документов;

участие в работе посоставлению перечней (описей, реестров, др.) документов, подлежащих передаче вгосударственный архив;

оформление и описание дел идокументов, отобранных для передачи в государственный архив, и передача их вгосударственный архив;

ведение и представление вустановленные сроки в вышестоящие ведомства реестров, паспортов о составе исодержании хранящихся дел и документов;

обеспечение сохранности,соблюдение порядка доступа к информации дел и документов согласноустановленному порядку;

организация экспертизынаучной и практической ценности, подготовка в установленном порядке и передачав государственный архив дел и документов на объекты — памятники архитектуры,истории и культуры, других документов, имеющих научно-историческую ценность;

создание и пополнениеучетно-справочного аппарата на дела и документы, в том числе в электронномформате (информационно-поисковые базы данных);

организация и ведение учетапользования делами и документами, выдача справок, копий, выписок из документовфизическим и юридическим лицам в установленном порядке;

проведение инвентаризации(проверки наличия) и паспортизации дел и документов архива;

изготовление, хранение, учетстраховых копий дел и документов страхового фонда и фонда пользования, передачаих в установленном порядке в Единый документально-информационный фондтехнической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации.

участвует в мероприятиях поповышению квалификации персонала по программам технической инвентаризации иархивного дела;

высылает ежегодно вустановленном порядке в ГУП “Ростехинвентаризация” и государственный архив, научете которого состоит, паспорт архива и сведения об изменениях в составе иобъеме фонда;

проводит проверки наличиядел и документов;

направляет в ГУП“Ростехинвентаризация” оформленные в установленном порядке страховые копии исведения об объектах недвижимости с указанием вида собственности объекта,принадлежности объекта к памятникам архитектуры, истории и культуры и отнесениюк составу Архивного фонда Российской Федерации;

страхование документовархивных фондов организаций технической инвентаризации Российской Федерации какфедеральной государственной собственности осуществляет ГУП“Ростехинвентаризация”.

13. Начальникархива БТИ имеет право:

подписывать и заверять вустановленном порядке учетные и отчетные документы, а также удостоверятьархивные копии для представления и выдачи физическим и юридическим лицам;

контролировать соблюдение ворганизации, ее структурных подразделениях установленных правил работы сдокументами. Требовать от других подразделений и должностных лиц выполненияустановленных правил оформления передаваемых документов, представлениянеобходимых удостоверяющих документов и свидетельств, необходимых для внесенияих в реестры и постановки на архивный учет;

вносить руководству БТИпредложения по вопросам совершенствования учетно-отчетной деятельности архива,улучшения в структурных подразделениях работы по оформлению документов,формированию их в дела, подготовке документов к передаче на архивное хранение;

требовать от руководства БТИсоздания необходимых условий для правильного ведения архива и обеспечениясохранности архивных документов;

осуществлять связь с другимиучреждениями и организациями по вопросам, входящим в компетенцию архива;

участвовать в работесовещаний, проводимых руководством БТИ, в мероприятиях по повышениюквалификации работников архива.

14. Начальник архива БТИ несет личную ответственность за:

некачественное инесвоевременное выполнение обязанностей, возложенных на архив БТИ;

ведение архива с нарушениемтребований законодательства, правил, положений, инструкций и иных нормативныхактов;

прием и постановку наинвентарный учет дел и документов;

нарушение порядкауничтожения дел и документов, списания их без согласования с Центральнойэкспертной комиссией ГУП “Ростехинвентаризация”;

недостоверность и нарушениесроков предоставления установленных форм отчетности (паспортов, реестров,отчетов, сведений) заинтересованным органам;

использованиепредоставленных служебным положением прав в корыстных целях, нанесениематериального или иного ущерба государству, обществу, личности;

нарушение трудовогозаконодательства, трудовой дисциплины, правил внутреннего распорядка;

нарушение установленногопорядка доступа и выдачи документированной и не документированной информации;

использование электронных ииных копий для выдачи удостоверенных на правах подлинника документов безобращения к подлинникам документов для идентификации информации.

15. Занарушение требований настоящего Положения должностные лица несутответственность в соответствии с действующим законодательством РоссийскойФедерации.

Нарушения, повлекшие засобой хищения, уничтожение или повреждение предметов и документов, содержащихинформацию об объектах-памятниках архитектуры, истории и культуры, иныхобъектах государственного значения, влекут за собой ответственность по статьямУголовного кодекса Российской Федерации (ст. ст. 140, 164, 243, 283, 325, др.).

III. Централизованный государственный учет архивов и документов
организаций технической инвентаризации (БТИ)

16. Государственныйучет архивов и документов БТИ — единая государственная система учета документовтехнической инвентаризации объектов недвижимости в масштабе субъектовРоссийской Федерации и федеральном масштабе: архивов БТИ, архивных фондов иединиц хранения, как подлежащих передаче в государственные архивы, так инаходящихся в производстве.

Государственный учетдокументов и архивов БТИ — составная часть системы централизованногогосударственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации иЕдиного документально-информационного фонда технической инвентаризации объектовнедвижимости Российской Федерации.

Центральзованныйгосударственный учет документов и архивов БТИ осуществляется с цельюобеспечения государственного контроля сохранности документов, составляющихгосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации, и документов,находящихся в производстве.

Централизованныйгосударственный учет документов и архивов организаций техническойинвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации реализуетсяпосредством ведения ГУП “Ростехинвентаризация” Государственного реестра архивоворганизаций технической инвентаризации Российской Федерации и Единогодокументально-информационного фонда технической инвентаризации объектовнедвижимости Российской Федерации.

17. АрхивыБТИ подлежат централизованному государственному учету в следующем порядке:

а) уполномоченная ГосстроемРоссии организация технической инвентаризации субъекта Российской Федерации вустановленном порядке представляет с сопроводительным письмом в ГУП“Ростехинвентаризация” на каждый архив БТИ на территории субъекта РоссийскойФедерации “Лист архива БТИ” (в 2-х экземплярах).

В “Листе архива БТИ”указываются учетные и описательные характеристики:

название организациитехнической инвентаризации;

дата создания организации;

обслуживаемая территория вадминистративных границах;

правовой статус организации;

штатная численность наначало отчетного года;

крайние даты документов,хранящихся в архиве организации, на дату регистрации: а) всего; б) на объекты,находящиеся в производстве; в) на снесенные объекты;

количество документов (вединицах учета) на объекты, отнесенные к памятникам архитектуры, истории икультуры;

количество и крайние датыединиц учета, переданных в государственный архив (с указанием местонахождения иполного наименования государственного архива, источником комплектованиякоторого является архив БТИ);

площадь архивохранилища,краткие сведения об оборудовании, оснащенности, охране, соответствиитребованиям архивных, пожарных, режимных органов;

б) поступившие “Листы архиваБТИ” рассматривает Центральная экспертная комиссия ГУП “Ростехинвентаризация” ивносит предложения о включении архива БТИ в Государственный реестр архивоворганизаций технической инвентаризации Российской Федерации. В случаеотрицательного решения материалы возвращаются по принадлежности;

в) решение о включенииорганизации в Государственный реестр передается в ГУП “Ростехинвентаризация”для:

присвоения архивуорганизации БТИ регистрационного номера по Государственному реестру архивов БТИРоссийской Федерации, который проставляется на двух экземплярах “Листа архиваБТИ”;

включения информации вэлектронную базу данных “Государственный реестр архивов организаций техническойинвентаризации Российской Федерации”;

оформления Свидетельства огосударственной регистрации архива БТИ с предоставлением данной организацииправа пользования подлинниками и иными документами технической инвентаризации(права архиводержателя);

г) свидетельство вместе совторым экземпляром “Листа архива БТИ” передается в уполномоченную ГосстроемРоссии организацию технической инвентаризации субъекта Российской Федерации, натерритории которого находится регистрируемая организация;

д) первые экземпляры “Листовархивов БТИ” к Государственному реестру архивов организаций техническойинвентаризации Российской Федерации формируются в тома с последовательностьюномеров по названному Государственному реестру и хранятся вечно. Изменения вГосударственный реестр вносятся на основании актов произвольной формы, которыесоставляются и представляются в ГУП “Ростехинвентаризация”. Регистрационныйномер, присвоенный архиву БТИ по Государственному реестру, в случае ликвидацииорганизации и ее архива или только архива, не используется архивами другихорганизаций;

е) после внесения измененийв “Лист архива БТИ” и электронную базу данных акты формируются в дело (дела).

18. Документы,хранящиеся в архивах БТИ, также подлежат централизованному государственномуучету как неотъемлемая государственная часть Архивного фонда РоссийскойФедерации. Государственный учет документов основывается на следующих принципах:

централизации, реализуемойна основе порядка взаимодействия организаций технической инвентаризации сархивными учреждениями субъектов Российской Федерации, регламентированногоФедеральной архивной службой Российской Федерации (Росархив) и ГосстроемРоссии;

унификации, основанной насоблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы сними, единства состава, методик составления и ведения учетных документов;

динамичности, обеспечиваемойсвоевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы илисоставлением новых учетных документов в интересах пользователя.

19. Централизованномугосударственному учету подлежат:

в составе Архивного фонда Российской Федерации:

архивные документы,отнесенные к постоянному хранению после экспертизы их ценности в порядке,устанавливаемом Федеральной архивной службой Российской Федерации всоответствии со ст. 5 “Основ законодательства Российской Федерации об Архивномфонде Российской Федерации и архивах”. Экспертиза научно-исторической ценностиинвентаризационных документов на объект недвижимости осуществляется в течение3-х месяцев с момента приема их в архив БТИ (первая стадия) и не позднее одногогода после окончания производства (сноса объекта);

в составе Единого документально-информационного фонда техническойинвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации:

документы инвентаризации навсе объекты недвижимости на территории России, независимо от назначенияобъекта, вида собственности, места дислокации и регистрации недвижимости.

20. Делаи документы архивов БТИ учитываются по архивным фондам, единицам хранения,единицам учета в установленном порядке.

21. Основойгосударственного учета архивных документов в составе Архивного фонда РоссийскойФедерации и Единого документально-информационного фонда техническойинвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации является единаясистема регистрации организаций технической инвентаризации, их документальныхфондов (архивов БТИ), единиц хранения и единиц учета, обеспечивающаяорганизационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поискадокументов. Средством учета документов является присвоение архивных шифровединицам хранения.

22. Особомуучету и обязательному страховому копированию подлежат инвентаризационныедокументы на категории объектов культурного наследия (памятники архитектуры,истории и культуры).

23. Государственныйучет документов архива БТИ ведется на основании паспорта архива, а такжесведений об изменениях в составе и объеме фондов архива.

24. АрхивыБТИ — ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют вуполномоченные Госстроем России организации технической инвентаризациисубъектов Российской Федерации и государственные архивы, на учете которых онисостоят, паспорта архивов и сведения об изменениях в составе и объеме фондовархивов БТИ. Учетные документы представляются с сопроводительным письмом.

25. УполномоченныеГосстроем России организации технической инвентаризации субъектов РоссийскойФедерации на основании представленных паспортов архивов БТИ составляют Сведенияо состоянии хранения документов в архивах организаций техническойинвентаризации (БТИ) на территории субъекта Российской Федерации и представляютих в ГУП “Ростехинвентаризация”.

26. Приосуществлении централизованного государственного учета документов и архивов БТИв автоматизированном режиме в число обязательных реквизитов учетных баз входятобобщенные показатели документов централизованного учета в части, отражающей:количество и состав архивов БТИ, архивных фондов, количество единиц хранения, втом числе имеющих страховые копии и копии фонда пользования (при их наличии), атакже исходные показатели, необходимые для получения обощенных показателей.

IV. Экспертные архивные комиссии (ЦЭК
ГУП “Ростехинвентаризация” и ЭК БТИ)

27. Дляорганизации и проведения методической и практической работы по экспертизеценности и подготовке к передаче на архивное хранение документов, включаяуправленческую (делопроизводственную), научно-техническую, кино- фоно- фото- идругую специальную документацию, образующуюся в деятельности организацийтехнической инвентаризации (БТИ), осуществляющих государственный учет игосударственную техническую инвентаризацию объектов недвижимости РоссийскойФедерации, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертныхкомиссий организаций технической инвентаризации (БТИ) создаются постояннодействующие: Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) ГУП “Ростехинвентаризация” иэкспертные комиссии (ЭК) организаций технической инвентаризации (БТИ).

В своей работе экспертныеархивные комиссии руководствуются Основами законодательства об Архивном фондеРоссийской Федерации и архивах, нормативно-методическими документами ГосстрояРоссии и Росархива, типовыми и ведомственными перечнями документов, настоящимПоложением.

Экспертные архивные комиссииявляются совещательным органом. Заседания ЦЭК и ЭК протоколируются. Решенияэкспертных архивных комиссий принимаются большинством голосов и вступают в силув установленном порядке. Решения экспертных комиссий оформляются выписками из протоколов.

Ведение делопроизводства ихранение документов экспертных комиссий возлагается на секретарей этихкомиссий.

28. ЦЭКГУП “Ростехинвентаризация” и ее состав назначается приказом руководителя ГУП“Ростехинвентаризация” из числа наиболее квалифицированных специалистовосновных структурных подразделений под председательством одного из руководящихработников. В состав комиссии в обязательном порядке включается начальникуправления архивов ГУП “Ростехинвентаризация”, представитель Федеральнойархивной службы. В состав ЦЭК могут быть включены представителиподведомственных организаций и других заинтересованных ведомств.

Решения ЦЭК вступают в силупосле утверждения их руководством ГУП “Ростехинвентаризация” , а вустановленных случаях Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК)Федеральной архивной службы Российской Федерации.

29. ЦЭКГУП “Ростехинвентаризация”:

разрабатывает предложения ирекомендации по вопросам ведения архивов, состава документов Архивного фондаРоссийской Федерации, образующихся в деятельности организаций техническойинвентаризации;

рассматривает и представляетна утверждение в установленном порядке списки организаций техническойинвентаризации (БТИ) административно-территориальных образований на территориисубъектов Российской Федерации, и предложения о внесении их в Государственныйреестр архивов БТИ — источников комплектования государственных архивов;

рассматривает и представляетна утверждение в установленном порядке проекты инструкций по работе суправленческой, научно-технической, иной специальной документацией,классификаторы, перечни документов, подлежащих передаче в государственныеархивы, положения об ЭК организаций технической инвентаризации, а также проектыдругих нормативно-методических пособий по вопросам организации документов,экспертизы их ценности и подготовки для архивного хранения;

рассматривает и выноситрекомендации архивам организаций технической инвентаризации по методическим ипрактическим вопросам экспертизы ценности документов, организации документов(составление номенклатуры дел, группировка документов в дела, описание дел идокументов, подготовка их для архивного хранения и др.), представляетсоответствующие предложения на рассмотрение и решение ЦЭПК Росархива;

определяет и выносит наутверждение руководства ГУП “Ростехинвентаризация” порядок проведения работы ворганизациях технической инвентаризации по отбору документов на государственноехранение или уничтожение;

рассматривает и выноситпредложения об одобрении и представлении на утверждение в установленномпорядке:

а) реестров архивов БТИ натерритории субъектов Российской Федерации — источников комплектованиягосударственных архивов;

б) реестров объектовнедвижимости на территории Российской Федерации, отнесенных к памятникамархитектуры, истории и культуры, реестров других объектов недвижимости,документация на которые подлежит передаче в государственные архивы;

в) актов о выделении куничтожению дел и документов, сроки хранения которых истекли;

г) актов о неисправимомповреждении и списании дел и документов на объекты недвижимости, независимо отвида собственности объекта, в архивах БТИ;

рассматривает предложения обустановлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующимиперечнями, и изменениями сроков хранения отдельных дел и документов. Вустановленном порядке вносит соответствующие предложения для рассмотрения и нарешение ЦЭПК Росархива;

осуществляет методическоеруководство, координацию и контроль за работой экспертных комиссий организацийтехнической инвентаризации на территории субъектов Российской Федерации,периодически заслушивает на своих заседаниях результаты проверок работы ЭК,доклады и сообщения председателей этих комиссий;

организует инструктаж иконсультации для членов ЭК организаций технической инвентаризации субъектовРоссийской Федерации. Участвует совместно с заинтересованными структурамиГосстроя России и ГУП “Ростехинвентаризация” в подготовке и проведениимероприятий по аттестации и повышению квалификации работников архивов БТИ.

30. ЦЭКГУП “Ростехинвентаризация” предоставлено право в соответствии с установленнымитребованиями:

разрабатывать рекомендациипо вопросам экспертизы ценности документов архивов БТИ, а также розысканедостающих дел постоянного и долговременного хранения;

запрашивать письменныеобъяснения о причинах отсутствия дел и документов;

заслушивать на своихзаседаниях информации руководителей архивов БТИ о качестве оформлениядокументов, формирования дел, состояния учета и сохранности документированнойинформации;

запрашивать от организацийБТИ заключения и другие материалы, необходимые для определения сроков хранениядел и документов;

приглашать на заседаниякомиссии и привлекать в качестве консультантов и экспертов специалистов вустановленном порядке;

принимать участие ворганизации и проведении смотров, проверок состояния архивов БТИ на территорияхсубъектов Российской Федерации;

информировать руководствоГосстроя России и ГУП “Ростехинвентаризация” по вопросам работы ЦЭК и ЭКорганизаций технической инвентаризации.

31. ЦЭКработает в контакте с ЦЭПК Росархива и получает от нее необходимыеорганизационно-методические указания.

32. ЦЭКработает по плану, утвержденному руководством ГУП “Ростехинвентаризация” иотчитывается перед ним о результатах своей деятельности.

Заседания ЦЭК проводятся помере необходимости, но не реже 2-х раз в год.

33. Экспертнаякомиссия (ЭК) организации технической инвентаризации (БТИ) и ее составназначается приказом руководителя БТИ из числа наиболее квалифицированныхспециалистов под председательством одного из руководящих работников. В составкомиссии в обязательном порядке включается начальник архива и представительсоответствующего архивного учреждения.

Решения комиссии вступают всилу после утверждения их руководителем БТИ, а в установленных случаях посогласованию с соответствующим архивным учреждением субъекта РоссийскойФедерации.

34. Экспертнаякомиссия БТИ:

организует и проводитсовместно со структурными подразделениями БТИ ежегодный отбор дел и документовдля дальнейшего хранения и уничтожения, осуществляет контроль за формированиемдел и документов;

рассматривает и выноситрешения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке:

а) описей дел и документовтехнической инвентаризации, отнесенных в ходе экспертизы к категории объектов,документация на которые подлежит постоянному хранению с последующей передачей вгосударственный архив;

б) описей дел управленческойдокументации постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) хранения;

в) актов о выделении куничтожению дел и документов на объекты недвижимости, сроки хранения которыхистекли, независимо от вида собственности объекта;

г) актов о неисправимомповреждении и списании дел и документов на объекты недвижимости, независимо отвида собственности объекта;

рассматривает предложения обизменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующимиперечнями, и определения сроков хранения, не предусмотренных перечнями, ивыносит решения на рассмотрение и утверждение в ГУП “Ростехинвентаризация” вустановленном порядке;

обеспечивает проведениеинструктажа и консультаций для работников БТИ по вопросам организации иоформления дел и документов для архивного хранения, экспертизы их ценности,подготовки к передаче на дальнейшее хранение.

35. Экспертнойкомиссии БТИ предоставлено право в соответствии с установленными требованиями:

готовить предложенияструктурным подразделениям БТИ и отдельным работникам по вопросам ведения дел,экспертизы их ценности и подготовки на архивное хранение, а также розысканедостающих дел постоянного и долговременного хранения;

запрашивать от структурныхподразделений письменные объяснения, сведения и заключения, необходимые дляопределения ценности и сроков хранения дел и документов, о причинах отсутствияи путях розыска дел и документов;

заслушивать на своихзаседаниях информации руководителя и должностных лиц архива, работников другихподразделений БТИ о качестве оформления документов, формирования дел, состоянияучета и сохранности документированной информации;

приглашать на заседания ЦЭКи привлекать в качестве консультантов и экспертов соответствующих специалистов,в том числе сторонних организаций;

принимать участие ворганизации и проведении смотров, проверок состояния архивов БТИ на территориисубъекта Российской Федерации;

информировать руководствоБТИ по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.

36. ЭКБТИ работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствущегоархивного учреждения и получает от нее необходимые методические указания.

37. ЭКработает по плану, утвержденному руководством БТИ, и отчитывается перед ним орезультатах своей работы.

38. ЗаседанияЭК БТИ проводятся по мере необходимости, но не реже 4-х раз в год.

ohranatruda.ru