Правила видеоконференции

Статьи | Пять правил организации видеоконференции

Грамотно организованная видеоконференция — это возможность повысить эффективность сотрудников, достичь взаимопонимания с партнёрами и «показать класс» конкурентам. Пять важных рекомендаций для организаторов деловых онлайн-конференций.

Современные IT-технологии позволяют людям из любой точки мира видеть и слышать друг друга в реальном времени. Проведение видеоконференций практикуется государственными органами, коммерческими компаниями, образовательными учреждениями. Остановимся на возможностях конференц-связи в бизнесе.

Как видеоконференцсвязь упрощает деловое общение?

Видеоконференцсвязь — важный элемент коммуникации в компаниях, филиалы или партнёры которых находятся в разных городах и странах. Интернет-конференция позволяет сотрудникам координировать действия, оперативно решать текущие вопросы и заниматься стратегическим планированием. Дистанционное участие в видеоконференции существенно экономит время сотрудников и финансовые средства компании. Проведение видеоконференции успешно заменяет «живое» совещание с иностранными партнёрами, что сэкономит время и деньги обеих сторон.

Для грамотного проведения деловой онлайн-конференции стоит учитывать несколько простых правил.

Пять рекомендаций для проведения результативной Интернет-конференции

1. Составьте «повестку дня» (agenda) онлайн-конференции. Напишите список вопросов, которые нужно обсудить по видеоконференцсвязи, и предоставьте доступ к списку всем будущим участниками Интернет-конференции. Такая программа для видеконференций, как CommFort, позволит организовать онлайн-конференцию с несколькими десятками абонентов или даже больше, поэтому у участников конференции желательно уточнить, кто и как долго планирует выступать. Эти действия помогут грамотно спланировать ход видеоконференции и определить её временные рамки.

2. Корректно проинформируйте участников о том, когда начнётся Интернет-конференция. Не забывайте учитывать часовой пояс, ведь участники могут подключаться к видеоконференции из разных городов и стран. Для удобства участников, можно указать время, например, в таком формате: «в 15:00 по московскому времени (часовой пояс UTC+4)». Если вам известно, из каких городов подключатся к видеоконференцсвязи другие участники, укажите время по их часовому поясу. Например: «для Киева это 14:00, а для Лондона —12:00».

3. Подготовьте электронные материалы: документы, таблицы, иллюстрации. Онлайн-конференция будет более продуктивной, если участники будут и говорить, и показывать. Система конференц-связи CommFort позволит, например, перетащить графический файл в чат, и этот файл моментально увидят все абоненты видеоконференции. Также с помощью CommFort можно передать участникам сеанса видеоконференцсвязи папки с электронной «раздаткой».

4. Проверьте работу оборудования и программы для видеоконференций. Перед началом сеанса конференц-связи убедитесь, что у вас под рукой есть зарядное устройство для ноутбука. Проверьте работоспособность веб-камеры и микрофона. Запустите программу, через которую вы будете участвовать в онлайн-конференции: если вы ранее не участвовали в видеоконференции именно через это приложение, изучите его опции. Если вы проводите конференц-связь через программу CommFort, знакомство с функционалом программы займёт считанные минуты.

5. Проводите видеоконференцию так же, как «живое» совещание. Конференц-связь через Интернет отличается лишь физическим отсутствием участников в одном кабинете. Правила делового этикета действуют на Интернет-конференции как на любой другой, реальной. Используя систему конференц-связи CommFort, вы и ваши собеседники смогут быстро привыкнуть к новому формату делового общения.

www.commfort.com

Правила проведения успешной видеоконференции

Еще каких-то десять лет назад видеоконференции были крайним способом связи между сторонами, желающими обсудить какой-то важный вопрос. Личным встречам и телефону отдавалось видимое предпочтение. Однако прошло время, прогресс не стоял на месте, и сегодня видеоконференции стали привычным, удобным и надежным способом общения, экономящим деньги и время на передвижение в пространстве.

Видеоконференции могут быть весьма полезными для развития вашей компании, разумеется, если внедрены и используются должным образом. Видеовстречи могут быть такими же продуктивными, как и личное общение, и однозначно являются более продуктивными, нежели обычный телефонный разговор. Но только при условии, если соблюдаются правила поведения во время видеоконференции. Да-да, существуют негласные правила, которые влияют на то, как будет проведена и воспринята видеоконференция, а вместе с ней и вы. И сегодня мы вам о них расскажем.

1. Проверьте, всё ли работает

Этот совет может показаться таким очевидным, что о нем не стоит и упоминать. Однако от качества связи зависит не только ваш имидж, но и результат всей видеовстречи. Проверка всех узлов связи, всех заготовок и материалов поможет сделать процесс подключения других людей и демонстрацию нужных материалов более гладким и эффектным.

Вы должны убедиться, что комната полностью готова для проведения конференции, что свет падает правильно, нет раздражающих бликов на экране и камере, что все участники конференции отчетливо видят друг друга. Так же позаботьтесь об исключении различных раздражающих факторов: попросите участников общения не брать с собой ноутбуки, отключить телефоны, возможно, даже снять часы (не каждому понравится, когда его собеседник поглядывает на время, невольно сообщая, что разговор скучен или сильно затянулся).

2. Помните о принципах эффективного общения

Так же как и при любом другом методе общения (личном или по телефону) во время видеосвязи нужно четко, ясно и естественно говорить. Нужно постоянно помнить, где находится микрофон и знать диапазон его действия, чтобы не «вывалиться» из эфира и быть услышанным своими собеседниками. Отрегулируйте громкость своей аудиосистемы так, чтобы вас было слышно, даже если вам придется несколько удалиться от микрофона. Есть четкое правило — если не хватает громкости, то увеличивать нужно чувствительность аппаратуры, а не громкость своего собственного голоса. Иначе вам придется орать, а это может испортить все впечатление.

Если вы не знакомы со всеми участниками конференции, то ведите себя естественно, не удивляйтесь, не буравьте незнакомцев взглядом, смотрите на спикера, а собственное выступление начните с представления себя: назовите свое имя, должность, поприветствуйте тех, кого не знаете. Внимательно слушайте (и даже записывайте) кто есть кто из незнакомцев. Это поможет в случае, если вам понадобиться обратиться к ним по какому-то поводу (вопросов, возражением, поддержкой). Свои обращения начинайте с имени собеседника и убедитесь, что человек понял, что обращаются именно к нему.

3. Будьте предельно внимательны

Многозадачность — отличная и продуктивная штука, однако она годится не для всех ситуаций. Заниматься чем-то в ходе видеоконференции, если это не относится напрямую к предмету беседы (проверять электронную почту, читать чей-то отчет и т.п.) может быть не просто невежливо, но даже грубо. Не говоря уже о том, что это отвлекает окружающих, которые вдруг тоже вспоминают о своих несделанных делах, или которым может быть просто за вас неловко. Вы должны всем своим видом демонстрировать, что предельно собраны и заинтересованы в происходящем.

Самый простой способ держать себя в руках, заставить себя не видеть разницы между видеоконференцией и обычным собранием и применять одни и те же модели поведения.

4. Следите за языком своего тела

Невербальная коммуникация может быть не менее красноречивой, нежели словесное высказывание. Язык тела для грамотного слушателя может сказать не меньше, чем ваши словесные реплики, а иногда даже больше — обнажить скрытые мысли. Поэтому каждому, кто собирается общаться по видеосвязи нужно помнить о естественности движений и поз.

Главная особенность такого способа общения состоит в том, что рядом на экране вы видите себя, поэтому очень важно побороть свой персональный нарциссизм, перестать разглядывать собственное изображение и научиться смотреть на собеседника и видеть его.

Видеосвязь — прекрасный способ поддерживать контакты с корреспондентами из любой точки мира. Но для того чтобы добиться максимального эффекта, придется хорошенько поработать над собой, чтобы выглядеть естественно и убедительно.

business101.ru

Методические рекомендации по организации видеоконференцсвязи

ПОНЯТИЕ И ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ СИСТЕМЫ ВКС В КОНТЕКСТЕ МОДЕРНИЗАЦИИ УЧЕБНОГО ПРОЦЕССА ОУ

1.1. Понятие системы видеоконференцсвязи

Видеоконференция — это способ обмена видеоизображениями, звуком и данными между двумя или более точками, оборудованными соответствующими аппаратно-программными комплексами. Ее участники могут видеть и слышать друг друга в реальном времени, а также обмениваться данными и совместно их обрабатывать.

Для системы образования – это серьезная основа для создания единого сообщества образовательных учреждений, позволяющая обмениваться опытом, проводить мастер-классы и конференции не зависимо от территориального нахождения.

1.2. Задачи системы ВКС

Задачи системы ВКС можно условно разделить на следующие:

управление (государственное или производственное);
обучение;
совместная работа;
предоставление услуг оператором связи и комбинированные варианты.

1.3. Классификация и терминология

ВКС — Видеоконференцсвязь
ОУ — Образовательное учреждение
Терминал — Оборудование видеоконференцсвязи
Организатор — Сотрудник, занимающийся организационными вопросами подготовки сеанса ВКС
Оператор — Сотрудник, в обязанности которого входит управление оборудованием ВКС в период подготовки и проведения сеанса.
Системный администратор — Сотрудник, прошедший специальный курс подготовки, в обязанности которого входит настройка и обслуживание оборудования ВКС

1.4. Персональный состав пользователей подсистемы ВКС

В образовательном учреждении пользователем системы являются оператор и, в дальнейшем, системный администратор (или тот же оператор, прошедший в Фонде специальный курс подготовки операторов ВКС в образовательном учреждении)

1.5. Объекты автоматизации

Фонд – центр управления системой ВКС, в котором находится центральный сервер и оборудование ВКС Образовательное учреждение – в котором установлено оборудование ВКС и проведен (или существует) устойчивый канал связи

1.6. Порядок допуска к работе соответствующих структурных подразделений объектов автоматизации

Структурными подразделениями в Проекте являются образовательные учреждения. Работать с оборудованием ВКС возможно в 2-х режимах:
под руководством Фонда, по запланированному графику (с которым можно познакомиться на сайте Фонда), совместно определенной актуальной теме и содержанию.
самостоятельно, без привлечения Фонда, но при обязательном информировании о предстоящем сеансе. При этом образовательные учреждения договариваются о совместной конференции самостоятельно по актуальной для них теме.

МЕДИКО-БИОЛОГИЧЕСКИЕ И ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ РАБОТЫ С СИСТЕМАМИ ВКС

2.1. Подготовка помещений для проведения сеансов ВКС

Прежде всего, необходимо определить основные задачи, решение которых обеспечит использование оборудование ВКС. Например, для дистанционного обучения и консультаций, деловых переговоров и подбора персонала. Важным в подготовке сеанса ВКС является Регламент и конспект предстоящего сеанса.

Регламент – это краткая форма содержания сеанса, представления материалов, управление отображением видеоматериалов и порядок переключения выступающих.

Регламент устанавливает характер обсуждения, определяет время и является обязательным организационным мероприятием в подготовке сеанса ВКС.

Для таких целей можно использовать конференц-залы, переговорные комнаты, кабинеты, специально выделяемые помещения. При персональном использовании студия ВКС обычно организуется непосредственно в рабочем кабинете сотрудника.

Если регламент предполагает участие в сеансе ВКС 3–10 человек, задействуется оборудование группового пользования. Такие системы устанавливаются в больших переговорных комнатах. На плазменную панель транслируются изображения удаленных участников сеанса, «картинки» из собственной студии и графические материалы (презентации, электронные копии документов).

Конспект – это подробное изложение содержания сеанса ВКС (можно провести аналогию с конспектом школьного занятия).

2.2 Требования к помещению

Помещение должно соответствовать требованиям санитарных норм и правил, предъявляемых к учебным классам и кабинетам образовательных учреждений, при использовании компьютерной техники.

Размер помещения должен быть таким, чтобы ближайший к камере участник совещания находился от нее на расстоянии примерно от 1 метра, чтобы камера могла охватить всех участников сеанса.

Микрофон должен быть установлен на столе или на плоской ровной поверхности, так чтобы им распознавалась речь всех участников.

Расположение системы видеосвязи должно исключить попадание в кадр людей, входящих в помещение в ходе конференции. В поле зрения камеры не должно быть никаких движущихся объектов, за исключением участников конференции. Камера должна быть направлена прямо на участников конференции, что обеспечит контакт «глаза в глаза» с удаленным абонентом. Оператор управляет камерой так, чтобы выделить ведущего или докладчика.

Избегайте попадания прямого солнечного света на участника конференции или линзы камеры, поскольку это приводит к неестественной контрастности. Если уровень освещенности ниже допустимого – необходимо использовать дополнительные источники света. Минимальная освещенность в помещении – не менее 740 Люкс.
Используйте лампы дневного света для дополнительного освещения, не используйте окрашенные лампы.
Непрямой свет от затененных источников или отраженный от стен свет часто дают наилучшие результаты
Избегайте жесткого или слишком сильного бокового освещения, поскольку это может вызвать тени или контурное изображение

Используйте фон нейтрального цвета, со средним уровнем контрастности и мягкой фактурой, типа простых штор без всяких рисунков. Рисунки могут неблагоприятно оттенить всю сцену.

2.3. Правила технической безопасности

Отдельных правил технической безопасности для проведения сеансов ВКС не установлено. Распространяются требования и правила, предъявляемые к организации работы в образовательном учреждении с компьютерной техникой. Средствами преодоления названных педагогических рисков являются следующие:

строгое соблюдение санитарно-гигиенических норм использования компьютера в учебном процессе;
учет возрастных и психолого-педагогических особенностей школьников при организации индивидуальной и групповой работы с электронными учебными материалами;
соблюдение правил техники безопасности.

Соблюдение правил техники безопасности обязательное условие, как при планировании, так и при проведении сеанса. Необходимо помнить, что все технические средства соединяются проводами, по которым идет электрический ток. Поэтому, при подготовке помещений для проведения сеансов, нужно размещать мебель таким образом, чтобы дети не перешагивали через провода, или не проходили мимо незакрепленных технических средств.

ПСИХОЛОГО-ПЕДАГОГИЧЕСКИЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМЫ ВКС В ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ ПРОЦЕССЕ

Рекомендации по построению сеанса ВКС

1. Перед проведением сеанса ВКС необходимо предварительно тестировать систему видеосвязи и проверять рабочие материалы.

2. Контакт «глаза в глаза» возникает в том случае, если выступающий смотрит в камеру, а не в середину монитора. Поэтому камеру нужно располагать на мониторе, на середине его верхней поверхности. В этом случае создается полное впечатление хорошего контакта между глазами собеседников;

3. Важно запомнить, что кодеки «не любят» красный и ослепительно-белый цвета, поэтому эти цвета лучше избегать в одежде и оформлении помещения для сеансов ВКС;

4. Следует следить за дикцией, говорить внятно. Помните, что Вас слушают удаленные абоненты и коллеги в Вашей аудитории;

5. Не забывайте о задержках в передаче видеоизображения – делайте паузы, чтобы другие участники могли высказать свое мнение;

6. Камеры и мониторы как бы «увеличивают» все, что находится в поле изображения, в том числе вредные привычки участвующих. Поэтому все ваши жесты будут тоже увеличены и могут отвлекать собеседников. Постарайтесь избежать раскачиваний и размахиваний, «игру» с ручками, карандашами, бумагами, очками или другой мелочью.

7. Помните о том, что в целом сеанс ВКС — обычное общение, если забыть о том, что ваши собеседники физически отсутствуют в аудитории;

8. В ходе видеоконференции электроника точно воспроизводит все ваши действия и слова. Все замечания, комментарии и реплики «про себя», жесты – будут переданы и даже увеличены. Поэтому Ваши собеседники будут видеть и слышать это, даже если камера направлена совсем не на вас;

9. Видеоконференция, а не телетрансляция: в ней должны участвовать обе стороны. Постарайтесь вовлечь в обсуждение ваших собеседников. Готовьте свои материалы таким образом, чтобы они были визуально интересны и вызывали собеседников на обсуждение;

10. Старайтесь по возможности не перебивать своего удаленного собеседника. Технические возможности видеосвязи предоставляют вам полную двустороннюю связь, но одновременная речь двух собеседников воспринимается плохо.

la.by

Правила этикета при проведении видеоконференций

Как известно, видеоконференцсвязь — это среда общения. И все ее элементы должны работать слаженно, только так вы добьетесь максимально эффективного сотрудничества локальных и удаленных абонентов.

Некоторые правила, которые сделают общение по видеосвязи комфортным для всех участников.

Начало сеанса

Не опаздывайте и настаивайте, чтобы остальные участники поступали также.

Сообщите, что сеанс начался. Помашите удаленным собеседникам рукой и поздоровайтесь.

Все участники должны представиться.

Удостоверьтесь, что у всех участников сессии есть человек, который отвечает за управление камерой.

Будьте естественны и поддерживайте контакт «глаза в глаза».

Говорите по очереди, не перебивайте друг-друга.

Говорите обычным голосом (не кричите и не шепчите), но не быстро.

Во время разговора, немного наклонитесь в сторону камеры и старайтесь поменьше двигаться.

В одежде придерживайтесь нейтральных и приглушенных цветов (светло-голубые или пастельные), которые помогают камере лучше фокусироваться.

Избегайте в одежде и галстуках сложных рисунков, например, в мелкую клетку или полоску.

Мешковатая одежда сделает вас на экране еще более «габаритным».

Отключайте микрофон, когда кашляете или обмениваетесь комментариями с соседями.

Держите микрофон подальше от бумаг, их шелест создает дополнительный шум.

Не дуйте в микрофон и не стучите по нему, чтобы проверить работу. Просто спросите собеседников, хорошо ли они вас слышат.

Графические материалы

Работа с графическими материалами становится доступна при использовании дополнительного оборудования. Материалы можно передавать как с ПК, например из PowerPoint, так и в бумажном виде, с помощью документ-камеры. Функция DualVideo позволит одновременно транслировать видеоизображение и презентации.

Наглядные пособия должны помогать понять смысл выступления, а не уводить в сторону.

Не загромождайте графические материалы: используйте крупные шрифты, не размещайте больше 6 строк текста на слайде.

В оформлении материалов используйте мягкие пастельные цвета, избегайте красного цвета.

skomplekt.com

Как организовать видеоконференцию?

Современный бизнес невозможен без цифровых технологий: мощные HD видеокамеры и фотоаппараты помогают создать качественную рекламную продукцию, благодаря IP-телефонии, Интернету и сетевым технологиям деловые партнеры/сотрудники имеют возможность обмениваться идеями, обсуждать задачи, заключать сделки и т.д. Одна из последних тенденций – организация бизнес общения посредством видеоконференцсвязи (ВКС). Что это за технология? Давайте разбираться!

Видеоконференцсвязь – это набор сложных технологий, которые предполагают взаимодействие двух и более удаленных абонентов с возможностью обмениваться аудио-, видео-, графической информацией в режиме реального времени, совместно работать над данными. ВКС полностью приближает виртуальное общение к реальному, позволяет проводить семинары, конференции, презентации, тренинги, деловые встречи он-лайн, независимо от расстояния, которое разделяет всех участников мероприятия.

Преимущества от внедрения профессиональной ВКС в бизнесе, в государственных, коммерческих отраслях очевидны – технология экономит время и деньги, гарантирует качество сигнала, изображения, звука, а также защиту и конфиденциальность передаваемых данных (в отличие от бесплатных, непрофессиональных видеочатов, вроде Skype, NetMeeting, OpenH323).

Правила организации видеоконференций

Правильно организованная и проведенная видеоконференцсвязь повышает эффективность сотрудников, формирует положительный имидж компании, помогает заслужить доверие у клиентов и деловых партнеров! Ведь недаром говорят, что «лучше один раз увидеть, чем семь раз услышать».

ВТК СВЯЗЬ

115280 Москва м. Автозаводская
Ленинская Слобода 26 строение 6
БЦ Симонов Плаза, офис 1519

www.vtkt.ru

Еще по теме:

  • Требования к кандидатам юрист Требования к кандидатам юрист Адвокаты вправе создавать общественные объединения адвокатов и (или) быть членами (участниками) обще txt fb2 ePub html на телефон придет ссылка на файл выбранного формата Шпаргалки на телефон — незаменимая вещь при […]
  • Гражданство рф для лнр и днр 2018 Получение гражданства России для жителей Донбасса ЛНР и ДНР Для того чтобы ответить на вопрос: как получить гражданство РФ, необходимо изучить исчерпывающий объём информации, представленный в официальных источниках. Сложности при оформлении […]
  • Распечатать бланк договора купли продажи дома с земельным участком Договор купли продажи жилого дома с земельным участком Здесь вы можете посмотреть и скачать шаблон купли-продажи купли-продажи жилого дома с земельным участком за 2018 год в удобном для вас формате. Помните, что вы всегда можете получить нашу […]
  • Новый закон на имущество с 2018 Россиянам приготовили новый налог на имущество Проект скоро станет законом 21.05.2018 в 18:32, просмотров: 187119 Госдума провела работу над ошибками. Конечно, не своими, а теми, которые допустили и допускают составители земельного кадастра — […]
  • Налогообложение с продажи квартиры по наследству Налог 13% при продаже жилья полученного в наследство Помогите пожалуйста. Сейчас получаю в наследство дом, планирую продать его за 1 млн 200 т.р. и в последующем взяв ипотечный кредит купить двухкомнатную квартиру за 2 млн 500 т.р. В этой связи […]
  • Размер формата а3 разрешение Минимальное разрешение для формата А4 ? Сообщество – Как создать сообщество? Как вступить в сообщество? Чтобы вступить в уже существующее сообщество, нужно зайти в это сообщество и нажать кнопку «Вступить в сообщество».Вступление в сообщество […]