Правила сетевого этикета
Виртуальное общение отличается от общения, которое происходит в реальной жизни. При общении в сети собеседникам вас не видно; они не знают ни ваших достоинств, ни ваших недостатков; никого не интересует ваше положение в обществе. Все собеседники изначально равны между собой. Это раскрепощает, но везде нужна мера. Иногдаодин из участников виртуальной беседы, понимая безнаказанность своего поведения, может оскорбить других, возмутить, разочаровать или просто надаесть им. При работе в сети необходимо руководствоваться определенными негласными, но общеизвестными нормами поведения, этикой общения людей.
Общение по электронной почте
В настоящее время электронная переписка является самым популярным и доступным способом общения через Интернет. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной.
Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики. Стиль письма и манера изложения в частной переписке зависят от степени знакомства с адресатом.
В обычной деловой переписке есть общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться при любой форме переписки.
Вот некоторые из них:
Электронная почта предназначена прежде всего для связи между знакомыми людьми и режим работы с ней приравнивается к обычному телефонному разговору, только «заочному». По электронной почте можно обращаться к незнакомым людям, но при условии, что адрес был опубликован его владельцем.
Отправка незатребованной корреспонденции является нарушением правил сетевого этикета и называется электронным спамом. В зависимости от грубости нарушения спаммер может быть наказан. Сервер поставщика услуг Интернета, через которого в сеть поступило сообщение, устанавливается очень просто, а через него легко устанавливается и конкретный нарушитель.
Заполняйте поле Тема. Из-за опасения получить в письме вирус или спам, многие пользователи удаляют сообщения без темы или с подозрительной темой, даже не читая их.
Подписывайте свои послания.
К незнакомым людям можно обращаться с просьбами о консультации, с вежливыми предложениями и пожеланиями, не претендуя на получение ответа. Как правило, обращения, относящиеся к сфере профессиональных или личных интересов корреспондента, вызывают доброжелательный отклик. Неполучение ответа следует рассматривать как нежелательность или невозможность установления контакта и повторять обращение не следует.
При обращении к незнакомым людям следует воздерживаться от просьб, вызывающих необходимость использования других средств связи, отличных от электронной почты. Так, например, не следует обращаться, даже с очень вежливой просьбой позвонить по телефону или отправить обычной почтой письмо с автографом на память. Такие просьбы остаются без ответа, а их повторение рассматривается как спам.
В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета.
Есть и свои правила ответа на сообщения электронной почты. Содержание ответа зависит от того, получено ли оно от известного источника или от неизвестного.
Отвечать знакомым людям следует так, как обычно отвечают по телефону. Если в данный момент выполнить поступившую просьбу нельзя, следует прямо об этом сообщить, не затягивая с ответом более, чем на сутки.
Если обращение поступило от незнакомого лица, следует понять, обосновано оно или нет. Если обращение обосновано, следует ответить в течение трех дней. Если обращение необоснованно (например, это незатребованная реклама), на него нельзя отвечать ни в коем случае.
Любой ответ, даже резко негативный, является для спаммера подтверждением действительности почтового адреса и вызывает новый поток сообщений от него и от других спаммеров. Действительные электронные адреса являются предметом торговли среди дельцов от рекламы, особенно если о владельце адреса известны дополнительные сведения (пол, возраст, образо¬вание, личные интересы). По этим же причинам не следует заполнять анкеты, поступающие по электронной почте, даже если в них обещается огромный выигрыш в лотерее.
Сообщения электронной почты могут иметь вложения. Так, например, к электронному письму может быть приложен файл с фотографией или, например, с программой. Форматированные документы, выполненные в текстовом процессоре (например, проекты договоров), также иногда прикладывают к электронному письму. К этим вложениям надо подходить, как подходят к посылке, полученной от неизвестного доброжелателя. Посылка может содержать взрывное устройство.
Не пересылайте большие файлы без предварительной архивации.
Если письмо с вложением получено от знакомого человека, значит, в тексте письма он обязательно должен был указать, что он приложил и зачем. Если письмо с вложением получено от незнакомого лица, файл вложения следует удалить, не читая и не просматривая, каким бы заманчивым ни было предложение им воспользоваться. Программные файлы, рассылаемые таким образом, часто содержат вирусы, а файлы документов — макровирусы.
Для выражения эмоций в электронной переписке используют схематические изображения человеческого лица, так называемые смайлики (англ. smiley, «улыбочка»), некоторые из которых приведены ниже.
Смайлики (рассматривайте, склонив голову влево)
school497.ru
Правила электронного общения
БЕЗОПАСНОСТЬ ДЕТЕЙ В ИНТЕРНЕТЕ
§ 20. Этикет электронного общения
Данилко, а ты знаешь, что много услуг сети Интернет разработан для общения людей, обмена мнениями, обсуждения важных для них тем?
Да, я видел, как моя сестра общается со своими друзьями на специальных веб-страницах. Папа общается с теми, кто имеет такую же, как и у него, профессию, а моя мама общается в сети Интернет с теми, кто занимается выращиванием цветов.
Как правило, пользователи находят веб-страницы для общения, отвечающих их интересам, и таким образом присоединяются к группе единомышленников, образуя виртуальные (то есть те, что общаются в сети) сообщества.
Итак, виртуальные сообщества — это объединение пользователей сети в группы с общими интересами для общения с единомышленниками, обмена мнениями, новостями, принятие общего решения.
Ты уже знаешь, что виртуальный мир тоже имеет правила поведения и они ничем не отличаются от правил общения людей в реальном мире.
Давай вместе ознакомимся с правилами сетевого этикета.
1 Этикет — общепринятые нормы и правила поведения людей в обществе.
Правила сетевого этикета
1. Общаясь, будь терпеливым и вежливым. Уживай слова вежливости. Старайся не допускать грамматических ошибок.
2. Не вмешивайся в конфликты и не допускай их.
3. Ответь на полученные сообщения как можно быстрее.
4. Человек много информации во время общения передает мимикой и жестами. В виртуальном общении это невозможно. Поэтому для обозначения эмоций пользуйся специальными изображениями — смайликами.
5. Помни о том, что не нужно распространять непроверенную информацию.
6. Помни об авторском праве. Не объявляй информацию, скачанную с Интернета, своей собственной.
7. Составляя электронные письма, не забывай:
• начинать письмо всегда важно с приветствия или обращения к адресату, а завершать подписью;
• нужно указать свое имя, если ты пишешь человеку, с которым лично не знаком;
• в поле Тема всегда указывай основную мысль сообщения. Часто пользователь ориентируется именно на тему, когда просматривает почту и выбирает письма для получения с сервера.
Вопросы и задания от Комп’юшка
1. Объясни, как нужно начинать и заканчивать составлять электронное письмо.
2. Объясни, почему не вежливо не указывать тему письма.
3 . Сравни два письма и объясни отличия.
4. Объясни, как ты понимаешь понятие виртуальные сообщества.
5. Названия правила сетевого этикета.
6. Прочитай тексты электронных писем. Объясни, какие правила этикета не были учтены при их составлении.
7. Составь текст листовки с учетом правил этикета электронной переписки.
schooled.ru
10 правил электронной переписки, которые должен знать каждый коммерсант
Деловое письмо – это своеобразный психологический портрет отправителя, его визитная карточка, а также часть имиджа и репутации компании. Как остеречь себя от перспективы поставить на всем этом жирный крест – в нашей статье.
Правила электронной переписки для деловых людей – это своего рода инструмент, который позволяет «держать лицо» компании и отражать ее имидж в общении с партнерами. Какие же ключевые правила деловой электронной переписки нужно учитывать коммерсантам? Давайте разберем подробнее, ведь это действительно играет огромную роль.
Правило 1. Указывайте тему электронного письма
Именно по этому критерию занятой человек принимает решение, какое письмо ему открыть первым. Кроме того, это правило электронной переписки позволяет найти собеседнику нужное письмо среди потока корреспонденции. Например, удобно получать письма, в теме которых отражены разные организационные аспекты одного и того же процесса.
Например: «Пакет документов участника», «Счет на оплату участия в выставке», «Памятка участнику выставки», «Схема расположения выставочных павильонов» и т. п. Если вся переписка велась бы с темой «Участие в выставке», найти нужное письмо в обширной переписке было бы гораздо сложнее.
Статья по теме из электронного журнала
Правило 2. Не забывайте об обращении и приветствии
Именно с этого и нужно начинать письмо. Делать это лучше в такой форме: «Добрый день, имя (отчество) адресата». Громоздкую конструкцию «Доброго времени суток!» лучше не использовать. Некорректно указывать и такую формулировку: «Здравствуйте, господин Иванов». В деловой среде не говорят о здоровье. Если письмо адресовано группе людей, можно использовать собирательное слово: «Уважаемые господа!» или «Коллеги!». Без обращения можно обойтись только в случае интенсивной переписки в режиме «вопрос-ответ», как при общении в Скайпе.
Правило 3. Помните, что краткость – сестра таланта
Если предмет письма требует объяснений и подробностей, укажите необходимые параметры. Однако не лейте при этом «воду», пишите конкретно. Идеальным вариантом будет небольшое письмо, в котором Вы договоритесь с адресатом о телефонном разговоре или о встрече, на которой Вы сможете обсудить все детали.
Правило 4. Стиль письма – деловой, тон – нейтральный
В отличие от очного общения и разговора по телефону, где у Вас есть скрипт, Ваш адресат не только вас не видит, но и не слышит. Вы не можете дополнить свои слова выражением лица, интонацией, другими невербальными сигналами. Поэтому строго придерживайтесь этого правила деловой электронной переписки. Например, в разговоре фраза «что еще от меня нужно?», произнесенная с определенной интонацией, выразит желание узнать весь список обязанностей или действий. А в письменном виде она может быть прочитана и так: «Сколько можно меня нагружать? Имейте совесть!»
Поэтому, если Вы готовы к дальнейшим действиям, лучше всегда использовать это правило переписки по электронной почте. Напишите так: «чем еще могу быть полезен/полезна?». Если участвовать в дальнейшем процессе желания у Вас нет, надо корректно об этом сказать. Например, так: «Коллеги, в виду моей высокой загруженности на другом проекте, буду признателен, если Вы …» и далее описываете свои пожелания: «освободите меня от дальнейшей работы по данному проекту», «опишете мне полный круг мох обязанностей, чтобы я мог спланировать свою работу». При этом важно учитывать субординацию: если Вы переписываетесь с руководителем, уточните у него приоритетность данной работы.
Правило 5. Дозируйте количество смайликов в тексте
Это принципиальное правило электронной переписки деловых людей. В некоторых компаниях использование «смайликов» строго запрещается. Если Ваша организация не относится к их числу, пользуйтесь этими значками, но очень аккуратно. Ведь «смайлики» – это символы эмоций, которые в деловой среде надо дозировать. Одного значка в письме вполне достаточно, чтобы дать собеседнику понять Ваши эмоции. Это правило переписки по электронной почте касается также делового общения в Скайпе и в ICQ.
Правило 6. Не забывайте об электронной подписи
В конце любого (не только первого) письма должна быть подпись, содержащая ФИО и должность отправителя, его рабочие контакты, логотип компании. Это хороший тон и показатель наличия корпоративной культуры.
Правило 7. Перечитайте письмо перед отправлением. Исправьте ошибки и опечатки
Небрежность – не лучшее качество для делового человека.
Правило 8. Отвечайте на корреспонденцию в течении 24 часов
Если вам необходимо больше времени, стоит написать об этом в течение суток. Не лишним будет после отправления связаться с получателем письма и удостовериться, что он его получил и когда ждать от него ответа.
Правило 9. Подтверждайте получение писем с вложениям
Проверьте, корректно ли они открываются. Обратите внимание, что руководителям компаний не стоит отправлять никакие рекламные предложения или ссылки, ведущие на них (если они не являются предметом обсуждения).
Подобные письма лучше отправлять от имени менеджера по продажам с соответствующим уведомлением в теле письма.
Правило 10. Переписку заканчивает тот, кто ее начал
Последнее письмо отправляет инициатор переписки. Даже если все вопросы уже обговорены, напишите партнеру слова благодарности за эффективное сотрудничество и оперативные ответы. В конце Вы можете пожелать хорошего настроения и продуктивной недели. Однако только в том случае, если у Вас с адресатом тесные и продолжительные отношения. Во всех остальных случаях, лучше указать: «С наилучшими пожеланиями».
Понравилась статья? Поделитесь с друзьями или сохраните в соцсетях, пригодится!
www.kom-dir.ru
Правила электронного общения
Общение в социальных сетях, с помощью программ-месенджеров и электронной почты в последние несколько лет стало настолько популярным, что еще немного и полноценное живое общение станет редким и неудобным явлением. Шучу конечно, однако и в шутке есть доля правды — популярность общения в интернете диктует необходимость знания ряда правил и законов, которые помогут сделать его более удобным и эффективным. Сегодня мы поговорим об электронной почте.
Электронная почта
Я считаю электронную почту самым понятным средством общения в сети. Разумеется, поговорить по телефону или скайпу гораздо удобнее чем писать письма, однако электрописьмо обладает целям рядом незаменимых свойств:
- Письменная речь приучает к последовательности и правильности изложения. Научиться писать красиво легче, чем научиться красиво говорить.
- Разговор или отдельные его части легко забыть и трудно вспомнить, а письмо всегда можно открыть и прочитать.
- Читая письмо, собеседник не сможет перебить или сбить вас — оно донесет всю информацию без искажений.
- В отличие от разговора по телефону, электронное письмо в любой момент можно привести в качестве доказательства (впрочем, достаточно условного).
Но для того чтобы общение посредством электронной почты было максимально приятным и эффективным, нужно знать и соблюдать некоторые правила:
Прежде всего, посмотрите на логин своей электронной почты. Выглядит ли он солидным или запоминающимся? Почту вида [email protected] можно смело оставить для общения с друзьями. Негласным стандартом в деловой электронной переписке является использование имени и фамилии в качестве логина. [email protected] или, к примеру, моя почта, [email protected] дают явное представление с кем ведется разговор. Если фамилия слишком сложная для того чтобы латинизировать (например, Хисамутдинов), можно использовать имя в качестве логина, но в таком случае доменом должен выступать корпоративный сайт. Например, [email protected]
Запомните простое правило: корпоративная почта предназначена для деловой переписки, а персональная, почта на бесплатном домене — для личной и частной. В любой иностранной компании, письмо от «потенциального партнера», отправленное, к примеру, с gmail-почты, будет проигнорированно. Бесплатную почту может зарегистрировать кто угодно и писать с нее что угодно. Почту на домене @supersales может иметь только тот, кто непосредственно связан с проектом. Не зря, кстати, все те же иностранные компании так пекутся о чистоте своих «почтовых рядов». Корпоративная почта уволенного сотрудника блокируется еще до того как он успевает выйти с вещами из офиса — история знает немало громких скандалов с бывшими сотрудниками, «забывшими» сдать свою почту.
Исходя из вышеизложенного, можно осознать простое правило — почта для деловой переписки должна быть своя, на своем домене (тем более что сделать ее можно за пять минут и пару сотен рублей). Такая почта прибавляет немало очков к имиджу и позволяет доказать что вы — это вы.
Обратите внимание на футер. Футер — подпись, которую почтовый клиент или сервис автоматически проставляет под каждым вашим письмом. Футер отбивается от тела письма двумя (это важно) пробелами и двумя дефисами — так называемый «американский футер». В футере должна содержаться следующая информация: ваши имя и фамилия, компания, которую вы представляете (и должность в ней), а так же минимум один доступный способ связи с вами (обычно это телефон или скайп, почту ваш адресат уже знает). В качестве бонуса можете добавить ссылку на сайт. Больше ничего в футере быть не должно — никаких двадцати номеров телефонов, слоганов, фотографии и ссылок на социальные сети! Я лично знаю человека, футер которого начитывает 14 строчек, при этом я редко получаю от него письмо длинее двух строк.
- Всегда заполняйте тему письма. На тему есть только одна строчка, однако это не значит что ее можно экономить или использовать по максимуму. Постарайтесь ужать суть своего письма до одного предложения в пять-шесть слов. Например, «Срочный вопрос по проекту «Альянс» или «Проблема с отгрузкой товара». Для того чтобы облегчить адресату понимания сути вопроса или проблемы, можете начинать письмо с указания компании или отдела. К примеру, так: «Компания «Витязь» — «Срочный вопрос по проекту «Альянс» или «Отдел продаж — проблема с разгрузкой товара». Если у вашего адресата ежедневно в почте оказывается множество писем, то прежде всего он начнет читать те, темы которых кажутся ему понятными и важными (то есть ваши). Такие письма не пропадают при пересылке и не путаются с другими сообщениями в длительном обсуждении.
- Научитесь обращаться с нехитрой версткой электронного письма. К примеру, ксли вам нужно ответить на письмо, содержащее несколько вопросов, то в таком случае следует использовать цитирование. Об этом можно прочитать в инструкции к почтовому сервису или книжке по теме . Изучайте возможности структурирования писем по папкам и присваивания им ярлыков.
Вот только малая часть советов по правильному общению посредством электронной почты. В следующий раз я расскажу о том как вести диалог в мессенджерах (и нужно ли это делать вообще), ну а пока я буду рад вашим комментариям и дополнениям.
supersales.ru
Деловой этикет: как общаться по электронной почте
Переписка по электронной почте — один из основных способов делового общения. По одному письму можно составить четкое мнение об отправителе. Если вы хотите достичь успеха в бизнесе, научитесь производить положительное впечатление на собеседника.
Никто не хочет решать серьезные вопросы с человеком, чье письмо оформлено безграмотно, фамильярно и не имеет четкой смысловой структуры. Помните: взаимное уважение — основа деловых отношений. Чтобы не оказаться в неприятной ситуации, следуйте этикету электронного общения.
Свод правил общения по электронной почте сложился в конце XX века, когда практика межличных коммуникаций активно распространилась в интернете. Письма формируют репутацию собеседников, позволяют установить деловые связи и построить крепкие партнерские отношения.
Старинная русская пословица гласит: «Встречают по одежке, а провожают по уму». Мнение о вас складывается исходя из формы и содержания отправленного письма. Если вы хотите, чтобы оно было благоприятным, следуйте нашим советам.
В наши дни есть множество однотипных трюков, к которым прибегают разного рода мошенники при составлении писем. Поэтому старайтесь не пользоваться психологическими уловками для убеждения. Ваши знания и компетентность не должны выглядеть дешевой рекламой. Особенно это важно при трудоустройстве. Соискателю стоит избегать штампов: «качество гарантирую», «имею огромнейший опыт», «лучший работник» и т. д. Пишите объективно — это уменьшит ответное недоверие.
Совет работодателям: вежливо общайтесь по e-mail со своими подчиненными. Для работника уважение работодателя часто является ключевым мотивом к деятельности. Даже если оплата труда невысокая, внимательное отношение начальства будет способствовать росту трудовой эффективности. Хамское отношение друг к другу, напротив, способно даже самое любимое дело превратить в ненавистную работу. Соблюдайте элементарный этикет, тогда общение по электронной почте будет только способствовать укреплению деловых связей.
Этикет электронного общения — это не просто необходимая формальность, а лучший способ для сохранения вашей безупречной репутации. Соблюдайте «гигиену» общения. В сети вас никто не видит, а потому речь — это визитная карточка, по которой собеседники выстраивают мнение о вас и вашей компании. Будьте вежливы и аккуратны!
www.artimage.ru