Оглавление:

Опись и учет передачи документов

Указанные возможности реализованы в программе:

  • Сохранность учредительных документов
  • Отчеты для госорганов и акционеров
  • Готовые шаблоны документов
  • Полномочия ГД вовремя продляются
  • Своевременность ОСА, ОСУ, СД
  • Контроль доверенностей и активов

Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:

  • документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
  • договорные документы;
  • учредительные и корпоративные документы;
  • внутренние организационные документы;
  • документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.

Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).

Порядок передачи документов по описи

На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов, образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:

  • № п/п,
  • Наименование документа,
  • Количество листов в документе,
  • Уточняющие сведения.

Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, т.е. сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения. Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов. Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.

Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel (скачать бланк описи переданных документов) . Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом . Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов. Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.

Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:

  • наименование документа;
  • номер, дата и место составления;
  • перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
  • наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
  • подписи ответственных лиц, печати.

Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.

К чему приводят неучтенные документы?

Небрежное отношение к передаваемым документам неизбежно приведет к их потере, соответственно, к необходимости их восстановления.

Реестр передачи документов в электронном виде

Модуль «Юрайт: Управление делами юрлиц» позволяет формировать:

  1. Образец описи переданных документов по организации в электронном виде:
    Удобство данного отчета в том, что в том случае, когда документ находится на руках у исполнителя, в отчете «опись документов» будет отражена информация об этом. Причем опись документов можно сформировать как по одному конкретному юрлицу, так и по всем организациям сразу. Таким образом, данный отчет представляет собой готовой бланк реестра передачи документов.
  2. Акт или протокол передачи конкретного экземпляра документа исполнителю:

you-right.ru

Дешевле и быстрее: как получить документы из Росреестра в электронном виде

В столичный Росреестр с начала года поступило втрое больше электронных обращений на регистрацию права на недвижимость, рассказал руководитель управления Игорь Майданов. Число обращений за услугой нотариусов выросло вдвое.

«Мы вышли на уровень, когда регистрация прав на основании нотариально удостоверенных документов проводится не позднее чем в течение трёх дней. Госрегистрация прав на основе нотариально удостоверенных документов, поданных нотариусом в электронном виде, вообще может проходить за один день», — заявил он.

Для физических лиц, кроме сокращённых сроков, существуют и финансовые преимущества подачи документов в электронном виде — снижение госпошлины на 30 процентов.

Услуга в электронном виде доступна с апреля 2015 года, а с прошлого июня заработал специальный сервис.

Вместе с тем возможность подачи документов в бумажном виде сохраняется. «Если в 2014 году общий срок регистрации был 18 рабочих дней, то на сегодняшний день мы значительно сократили его, и теперь регистрация прав, если вы подаёте документы в бумажном виде, составляет девять рабочих дней», — добавил Игорь Майданов.

Всего за прошлый год зарегистрировано свыше 800 тысяч прав, физическим лицам предоставлено полмиллиона выписок по объектам недвижимости.

Процедура обращения в Росреестр

Чтобы подать заявление в электронном виде, нужно зарегистрироваться на сайте Росреестра. Затем выбрать цель обращения и заполнить данные об объекте недвижимости, правообладателях и заявителях. Далее пользователю необходимо загрузить документы на портал и подписать их и заявление электронной подписью.

К слову, сертификат с электронной подписью приобретается отдельно и действует год. Его можно использовать при участии в торгах и оформлении электронных документов.

После заполнения документов заявителю по электронной почте направляется информация об оплате. Квитанцию можно оплатить сразу на портале или через терминалы банка. После подтверждения оплаты документы попадают на рассмотрение в Управление Росреестра.

Отслеживать информацию по заявкам можно через личный кабинет. Заявителя информируют, что документы получены, что объект зарегистрирован, а по итогам направляется электронная выписка из единого государственного реестра прав.

«Когда заявители только привыкали к сервису, были проблемы подачи документов, люди не знали, как правильно оформлять, подписывать электронной подписью. Сейчас постепенно понимание приходит, и качество подаваемых документов улучшается», — сообщил начальник отдела регистрации прав в электронном виде Управления Росреестра по Москве Тимур Биксентеев.

Упор на безопасность

При этом электронный сервис подачи документов на государственную регистрацию права полностью безопасен для хранения персональных данных пользователей. Информация передаётся по протоколу защищённых данных, а неизменность и подлинностью документов удостоверяет электронная подпись. «После того как портал принимает эти документы, они опять же по защищённым каналам доставляются до управления. И у нас содержатся в изолированной защищённой системе. Так что с безопасностью проблем нет», — добавил Тимур Биксентеев.

Сделать ещё проще

Упростить процедуру получения документов призваны и новые правила, вступающие в силу с 2017 года. Будет сформирован единый государственный реестр недвижимости, появится единая процедура постановки объекта на кадастровый учёт и его последующей регистрации. С нового года также исчезнет бумажное свидетельство о правах на недвижимое имущество.

www.mos.ru

Как получить сведения о зарегистрированных до 31 января 1998 года правах на недвижимость

1. В каких реестрах хранятся сведения о правах на недвижимость?

Сведения о правах на недвижимость в разное время вносили в До 31 января 1998 года сведения о правах на объекты жилищного фонда вносились в реестры органов исполнительной власти тех населенных пунктов, в которых были расположены эти объекты. В Москве это был Департамент жилищной политики и жилищного фонда (в ноябре 2014 года в связи с реорганизацией он вошел в состав Департамента городского имущества). В этом реестре (который теперь называется реестром Департамента городского имущества) эти сведения хранятся до сих пор.

1 февраля 1999 года начал действовать Единый государственный реестр прав на недвижимое имущество и сделок с ним (ЕГРП). Сведения о правах на недвижимость (как жилого фонда, так и нежилого) стали вносить в него. Отдельно существовал Государственный кадастр недвижимости (ГКН), в который вносились кадастровые сведения об объектах недвижимости.

1 января 2017 года ЕГРП был объединен с ГКН в единый информационный ресурс — Единый государственный реестр недвижимости (ЕГРН).

«>разные реестры . Поэтому сегодня, в зависимости от того когда были зарегистрированы права собственности, нужно обращаться в разные ведомства:

  • сведения о правах на объекты жилищного фонда, зарегистрированных до 31 января 1998 года, хранятся в реестрах органов исполнительной власти тех населенных пунктов, в которых расположены объекты недвижимости. В Москве это Департамент городского имущества (ДГИ);
  • сведения о правах на недвижимость (как жилую, так и нежилую), зарегистрированных после 31 января 1998 года, хранятся в Едином государственном реестре недвижимого имущества (ЕГРН), который ведет Росреестр.

2. Какие сведения и документы можно получить в реестре ДГИ?

В реестре Департамента городского имущества Москвы хранятся Эти сведения может получить кто угодно.

«>общедоступные сведения и сведения Эти сведения могут получить (лично или через законного представителя) только те, кто по состоянию на 31 января 1998 года являлся правообладателем жилья, или наследники по завещанию или по закону — при наличии запроса нотариуса.

Общедоступные сведения предоставляются в виде:

    Документ, содержащий сведения о правообладателе, виде права, обременении (ограничении), или документ об отсутствии таких сведений.

«>справки о зарегистрированных по состоянию на 31 января 1998 года правах на объект жилищного фонда;
Документ, содержащий сведения обо всех правообладателях и дате перехода права, или документ об отсутствии таких сведений.

«>справки о переходе прав на объект жилищного фонда до 31 января 1998 года;
Документ, содержащий сведения обо всех правообладателях и дате перехода права, или документ об отсутствии таких сведений.

«>справки об участии до 31 января 1998 года в приватизации объекта жилищного фонда;

  • архивной копии правоустанавливающего документа, экземпляр которого хранится в фонде дел правоустанавливающих документов о зарегистрированных до 31 января 1998 года правах на объекты жилищного фонда;
  • Оформление дублирующей надписи на удостоверенном нотариусом дубликате или заверенной в установленном порядке копии вступившего в законную силу решения суда.

    «>дубликата правоустанавливающего документа, экземпляр которого хранится в фонде дел правоустанавливающих документов о зарегистрированных до 31 января 1998 года правах на объекты жилищного фонда.

    Сведения ограниченного доступа предоставляются в виде:

      расширенной Документ, аналогичный справке о зарегистрированных по состоянию на 31 января 1998 года правах на объект жилищного фонда, но содержит еще информацию о количестве комнат (при наличии) и реквизиты правоустанавливающих документов.

    «>справки о зарегистрированных по состоянию на 31 января 1998 года правах на объект жилищного фонда;
    Документ, содержащий фамилию, имя и отчество правообладателя и его паспортные данные, а также сведения обо всех принадлежащих ему объектах недвижимости: кадастровых номерах, адресах, виде права, обременении права и дате регистрации.

    «>справки о правах отдельного лица на объекты жилищного фонда по состоянию на 31 января 1998 года.

    3. Можно ли узнать, кто интересовался моей недвижимостью?

    Да, вы как правообладатель можете получить справку, содержащую сведения обо всех лицах, запрашивающих информацию о вашей недвижимости в период с 11 марта 2005 года (с этого момента в реестре начали учитывать и хранить сведения о тех, кто интересуется недвижимостью) по настоящее время.

    Также такую информацию может получить наследник по завещанию или по закону, если у него есть запрос нотариуса, в отношении наследуемого им имущества и залогодержатель в отношении находящегося в залоге имущества.

    Пакет документов — стандартный для получения сведений ограниченного доступа.

    4. Как получить сведения из реестра?

    Чтобы получить как общедоступные сведения, так и сведения ограниченного доступа, вам понадобятся:

    • заявление (при отправке почтовым отправлением подпись на заявлении удостоверяется нотариально);
    • документ, удостоверяющий личность.

    Чтобы получить сведения ограниченного доступа, вам могут дополнительно понадобиться:

    • документ, подтверждающий регистрацию прав на жилье до 31 декабря 1998 года (если вы будете обращаться лично, вы можете не представлять документ).
    • документ, удостоверяющий личность уполномоченного представителя и нотариально удостоверенная доверенность — при обращении уполномоченного представителя;
    • запрос нотариуса — при обращении наследника;
    • документ, содержащий сведения о реквизитах документов, удостоверяющих личность заявителя в период с 1 января 1991 года до 31 января 1998 года, — если вы в этот период находились на военной службе или не достигли возраста 16 лет.

    Подать запрос на предоставление услуги вы можете несколькими способами:

    • лично в центре госуслуг «Мои документы» — в этом случае готовый документ может быть выдан вам на бумажном носителе при личном обращении в тот центр госуслуг, в который вы подадите запрос, либо выслан по почте;
    • почтой на адрес Департамента городского имущества Москвы — в этом случае либо документ будет выслан на бумажном носителе на указанный в заявлении почтовый адрес, либо вы сможете забрать его лично.

    Срок обработки вашего запроса — 14 рабочих дней с момента регистрации заявления.

    5. Можно ли получить сведения онлайн?

    Да, часть сведений реестра Департамента городского имущества вы можете получить онлайн, на сайте mos.ru. Это:

    • справка о зарегистрированных по состоянию на 31 января 1998 года правах на объект жилищного фонда;
    • расширенная справка о зарегистрированных по состоянию на 31 января 1998 года правах на объект жилищного фонда;
    • справка о переходе прав на объект жилищного фонда до 31 января 1998 года; архивная копия правоустанавливающего документа, экземпляр которого хранится в фонде дел правоустанавливающих документов о зарегистрированных до 31 января 1998 года правах на объекты жилищного фонда;
    • справка, содержащая сведения обо всех лицах, запрашивающих информацию о вашей недвижимости в период с 11 марта 2005 года по настоящее время.

    www.mos.ru

    ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТУРИЗМУ Министерство культуры Российской Федерации

    Порядок подачи документов для внесения сведений в Единый федеральный реестр туроператоров (впервые либо после исключения)

    В соответствии со ст. 4.1. Федерального закона от 24 ноября 1996 г. № 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» (далее – Закон о туристской деятельности) осуществление туроператорской деятельности на территории Российской Федерации допускается юридическим лицом (далее – туроператор) при условии соблюдения следующих условий:

    — наличие финансового обеспечения ответственности туроператора (договор или договоры страхования гражданской ответственности за неисполнение обязательств по договору о реализации туристского продукта и (или) банковская гарантия или банковские гарантии исполнения обязательств по договору о реализации туристского продукта).

    — соответствие лиц, занимающих должности руководителя туроператора, его заместителя, главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета туроператора (далее – должностные лица туроператора) требованиям, установленным частью третьей статьи 4.1 Закона о туристской деятельности;

    — членство туроператора в объединении туроператоров в сфере выездного туризма (в случае осуществления деятельности в сфере выездного туризма);

    — наличие фонда персональной ответственности туроператора (в случае осуществления деятельности в сфере выездного туризма);

    — наличия сведений о туроператоре в едином федеральном реестре туроператоров (далее – реестр туроператоров).

    Сведения о туроператоре вносятся в реестр туроператоров на основании заявления (рекомендуемая форма) , представляемого в Ростуризм и содержащего сведения, подлежащие внесению в реестр. Вместе с заявлением представляются следующие документы, подтверждающие сведения о туроператоре, подлежащие внесению в реестр:

    1. документы о финансовом обеспечении ответственности туроператора (договор или договоры страхования ответственности туроператора и (или) банковская гарантия либо нотариально засвидетельствованная копия каждого из указанных документов) с приложением копий документов, подтверждающих факт оплаты стоимости финансового обеспечения ответственности туроператора.

    2. документы, подтверждающие соответствие должностных лиц туроператора (представляются на каждое должностное лицо туроператора в отдельности) по перечню, утвержденному постановлением Правительства Российской Федерации от 10 августа 2016 г. № 780 «О представлении документов, подтверждающих соответствие лиц, занимающих должности руководителя туроператора, его заместителя, главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета туроператора, требованиям, установленным частью третьей статьи 4.1 Федерального закона «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» (далее – Постановление № 780):

    2.1. справка о соответствии должностных лиц туроператора, требованиям, установленным частью третьей статьи 4.1 Федерального закона «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» по форме, утвержденной Постановление № 780; (образец заполнения справки)

    2.2. заверенные копия трудовых книжек и (или) копии трудовых договоров;

    2.3. справки о наличии (отсутствии) у должностных лиц туроператора неснятой или непогашенной судимости за какое-либо умышленное преступление (представляется по усмотрению туроператора);

    2.4. выписка из реестра дисквалифицированных лиц (представляется по усмотрению туроператора).

    3. иные документы, по усмотрению туроператора, подтверждающие представляемые сведения (в том числе, копии паспортов должностных лиц туроператора (первая страница и страницы с отметками) если не представлены документы, указанных в п. 2.3. и 2.4. — в целях их получения в рамках межведомственного информационного взаимодействия).

    После поступления заявления в Ростуризм, оно регистрируется и ему присваивается входящий номер. О поступлении заявления можно узнать в канцелярии Ростуризма по телефону (495) 607-78-97. Не позднее 10 рабочих дней после поступления заявления Ростуризмом принимается решение о внесении сведений о туроператоре в реестр либо об отказе во внесении сведений. В течение трех рабочих дней решение размещается в разделе «Приказы о внесении сведений, изменении, исключении и отказе».

    После внесения сведений о туроператоре реестр, информация о нем будет доступна всем заинтересованным лицам в разделе «Поиск по Единому федеральному реестру туроператоров». Для поиска достаточно набрать шесть последних цифр реестрового номера.

    Если в процессе рассмотрения заявления выявлено представление недостоверных сведений либо несоответствие финансового обеспечения требованиям, установленным законодательством, информация об отказе во внесении сведений о такой организации в реестр туроператоров размещается в соответствующем подразделе раздела «Приказы о внесении сведений, изменении, исключении и отказе».

    В течение 15 рабочих дней со дня внесения сведений о туроператоре в реестр Ростуризмом будет направлено в адрес туроператора почтовым отправлением свидетельство о внесении сведений о туроператоре в единый федеральный реестр туроператоров.

    Почтовый адрес: 101000, г. Москва, ул. Мясницкая, д. 47, Ростуризм

    Телефон для справок о поступлении документов: +7 (495) 607-78-97

    Телефон по вопросам получения свидетельств о внесении сведений о туроператоре в Реестр: +7 (495) 607-74-91

    Телефон для справок о рассмотрении документов: +7 (495) 608-99-80

    Обращаем внимание, что осуществление туроператорской деятельности лицом, сведения о котором отсутствуют в едином федеральном реестре туроператоров, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей или дисквалификацию на срок от шести месяцев до одного года; на юридических лиц — от пяти миллионов до десяти миллионов рублей.

    www.russiatourism.ru

    Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

    – Минуточку, Иван Сергеевич!

    – Пока не произведем опись всех документов, о душе и речи быть не может.

    – Ну и бюрократ же ты, Вертер! [. ]

    – Но если мы допустим беспорядок в документации, потомки нам этого не простят. […] Вот, недавно, Иванов А.В. привез гадину из мезозойской эры. И мы записали, что это – птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу!

    – Это ужасно, Вертер. Ужасно…

    К/ф « Гостья из будущего»

    Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего». И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации. Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался!

    Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности. Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать? что не регистрировать? если регистрировать, то как? какие документы и каким образом хранить? кому рассылать? И тому подобные «страшные ужасы»! На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.

    «Спокойствие, только спокойствие!» – как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил». Мы поможем вам разобраться с регистрацией[1]: какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.д. Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.

    Рекомендации, которые я дам в этой статье, основаны на личном опыте и обкатаны в течение нескольких лет работы в канцелярии.

    Пожалуй, приступим

    Итак, нам потребуется:

    1. компьютер, оснащенный пакетом программ MS Office (в частности, MS Excel);
    2. сканер;
    3. принтер;
    4. корпоративная электронная почта (если ее нет, то бумага А4 в несколько повышенном количестве для ксерокопий);
    5. штамп «Вход. №_______, «____» ___________20___г.». Он может быть куплен как готовым, так и самонаборным. Если нет штампа – не беда! Напишете необходимые отметки от руки.

    Наверное, я огорчу некоторых из вас, сказав, что для правильно организованного документооборота нужно регистрировать практически все документы, проходящие через секретаря (канцелярию), потому что в большинстве организаций принято, чтобы всякое движение документов осуществлялось именно через секретаря или канцелярию.

    Далее разобьем весь поток документов на несколько больших групп:

    1. внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри вашей организации (служебные и докладные записки, протоколы и т.д.);
    2. договоры и связанные с ними документы (приложения, спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и согласования разногласий, соглашения о расторжении и др.);
    3. входящие документы, поступающие извне: по почте, по факсу, по электронной почте, с курьером, привозимые работниками из командировок и т.д.;
    4. исходящие официальные письма;
    5. документы, отправляемые из вашей организации.

    Остановимся подробнее на каждой из групп документов.

    Внутренние документы

    Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать. Обычно требуется четыре реестра регистрации:

    • Реестр приказов

    • Реестр распоряжений

    Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами (приказом) или учредительными документами (уставом организации). Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр (в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа) и использовать буквенную индексацию (например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ (Пример 3), распоряжения по бухгалтерии – буквенный индекс ГБ (Пример 4)).

    Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса.

    • Реестр служебных, пояснительных и докладных записок. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5.

    Пояснения по столбцам:

    «П/н» – порядковый номер.

    «Дата» – дата документа.

    «№ записки» – номер документа.

    «Кому адресована/отослана» – перечень должностей и Ф.И.О. лиц, которым адресован и отослан данный документ.

    «Содержание» – краткое содержание документа.

    «ГИД» – должность и Ф.И.О. главного исполнителя документа.

    «Примечание» – примечания и служебные отметки.

    Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы:

    • Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.

    Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

    Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре – делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.

    Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8–10. Останавливаться на нем не будем, т.к. в мартовском номере[3] я подробно описывала, как создать и вести этот реестр.

    Входящие документы

    Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции. Конечно, никто не запрещает вам создать отдельные реестры для документов, поступающих по факсу, по электронной почте и т.д., но этим вы создадите себе лишние хлопоты, а возможно, и неприятности: например, на запрос руководителя «подобрать все полученные документы от ООО „Эдельвейс“» вы забудете просмотреть пару регистрационных журналов или, открывая большое количество разнообразных реестров и соединяя полученные путем наложения фильтров данные в единый документ, сильно затянете сроки выполнения данного вам поручения.

    Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере 11.

    Пояснения по столбцам:

    «№ п/п» – номер по порядку (не путать с регистрационным номером!).

    «Дата регистрации» – официальная дата регистрации.

    Здесь нужно дать некоторые пояснения.

    Внимание! Я буду «учить вас плохому»: вы, вероятно, уже читали в книгах по делопроизводству, что поступившая корреспонденция должна регистрироваться в день ее получения. На самом деле «день получения» – это понятие несколько размытое. Так, у простых почтовых писем, получаемых через «Почту России», фактическую дату получения отследить практически невозможно: на конверте присутствует только оттиск почтового календарного штемпеля с датой поступления письма в ваше отделение связи. За получение простого письма на почте расписываться не нужно. Отсюда следует, что зарегистрировать такое письмо можно и «завтра», а в зависимости от его содержания – и вовсе «потерять».

    Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь. В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.д.

    «Регистрационный номер» – номер, присваиваемый данному пакету документов и проставляемый с помощью штампа «Вх. №» или от руки в правом нижнем углу каждого одностраничного документа и на первой странице многостраничного, если иное не предусмотрено инструкцией по делопроизводству организации. Номер может быть как числовым, так и буквенно-числовым (это предпочтительнее, т.к. я рекомендую разбить входящие на следующие подгруппы и ввести для каждой буквенный индекс: Ф – факс, ЭП – электронная почта). Без индекса следует регистрировать бумажные документы, полученные иными путями (например, доставленные работником организации и сданные на регистрацию по возвращении его из командировки; доставленные гостями, посетившими вашу организацию с деловым визитом и т.д.). Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП – заказное письмо, ЦП – ценное письмо и т.д. Но не очень увлекайтесь, а то сами запутаетесь.

    Обратите внимание! Все поступившие к вам документы должны иметь регистрационные номера, а вот проставлять их с помощью штампа или от руки нужно не везде. Обычно перечень таких документов уточняется в беседе с руководителем компании или/и с руководителями соответствующих служб и подразделений. Например, штамп «Вх. №» можно не проставлять на следующих документах:

    • первичные бухгалтерские документы (товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.);
    • документы, полученные из различных судебных инстанций (в этом случае, как вариант, надпись «Вх. №» может проставляться карандашом или на обороте документа);
    • международные товарные накладные CMR.

    Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации. Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы (открытки, проспекты, брошюры, буклеты), а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала (таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.И.О. ответственного лица, подпись, печать) и выполненные не на бланке организации.

    На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, т.к. практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов (см. эпиграф к статье).

    Наш совет. Не выбрасывайте вскрытые конверты. Причем даже если вы не проставили на документах номер (из вышеприведенных мною или других подобных соображений), то на конверте его нужно проставить обязательно. После чего конверт прикрепляют (степлером или скрепкой) к документам, которые в нем пришли.

    Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора. Если в момент доставки вы видите, что экземпляр накладной один и курьер явно намерен его забрать себе, то не поленитесь и сделайте ксерокопию. Советуем сохранять эти накладные в отдельной папке. Рано или поздно эта папка вам может очень пригодиться.

    «Организация-отправитель» – наименование организации или физического лица контрагента, указанное на почтовом конверте. Это очень важное уточнение, особенно если вы работаете с контрагентами, имеющими многочисленные филиалы в разных городах, т.к. иногда очень важно знать, от кого фактически поступил пакет.

    «Адрес отправителя (фактический)» – списывается с конверта.

    «Содержание» – самая важная графа. Сюда аккуратно вписываем все, что пришло в этом пакете, а именно исходящие номера, даты и названия присланных документов. Если присланы копии каких-либо документов, то в скобках указываем «копия»; если эти документы являются заверенными копиями, то пишем «заверенная копия».

    Если документ поступил в нескольких экземплярах, в скобках укажите их количество. Не пренебрегайте подробностями, они очень важны! Часто документы, присланные из-за рубежа, не имеют привычных нам реквизитов. В этом случае найдите на документе какую-либо идентификационную информацию и запишите ее, например, «CMR от 13.04.2015 к invoice № 1235478 от 13.04.2015 (4 экз.)». Главное, чтобы впоследствии, при возникновении любого вопроса о поступлении тех или иных документов вы могли четко дать ответ, какие именно документы приходили и когда.

    «Вид корреспонденции» – каким из многочисленных возможных видов поступила документация, например: факс, электронная почта, заказное письмо, заказное письмо с уведомлением, письмо с объявленной ценностью, письмо с объявленной ценностью и уведомлением, отправление 1 класса, экспресс-доставка DHL, Pony Express, EMS, телеграмма, «Иванов П.П. привез из командировки», фельдъегерская служба и т.д.

    «Номер идентификатора» – номер почтового идентификатора (есть у заказных и ценных писем всех видов, присутствует на конверте и почтовом извещении) или номер накладной экспресс-оператора (присутствует на вашем экземпляре накладной).

    «Кому передано» – должности и фамилии ответственных лиц, кому были переданы ксерокопии или перенаправлены скан-копии полученных документов для дальнейшей работы с ними.

    «Роспись в получении» – в этой графе вы будете собирать подписи за переданные документы.

    «Регистрацию произвел» – должность и Ф.И.О. лица, который произвел регистрацию входящего письма.

    «Примечание» – графа для служебных отметок.

    Наш совет. Как известно, во всех пособиях и учебниках по делопроизводству декларируется принцип однократной регистрации входящих документов. На практике я убедилась, что это не всегда полезно, удобно и оправданно. Поэтому советую вам не гнаться за «однократностью». Если сначала вы получили какой-то документ по факсу и зарегистрировали его, а потом получили его через курьерскую службу экспресс-доставки, то регистрируйте его повторно, соблюдая все правила регистрации и заполняя все поля реестра. Впоследствии вы сможете предоставить историю получения данного документа, применив фильтр к столбцу «Организация-отправитель» или «Содержание», – сколько раз, какими видами отправлений были получены документы, кому в каждом конкретном случае направлялись и т.д.

    После регистрации и проставления визы (резолюции) руководителем на входящем документе делается его ксерокопия (или скан-копия) в количестве, соответствующем количеству ответственных лиц. Секретарь отсылает скан-копии по корпоративной электронной почте, желательно с уведомлением о прочтении и доставке. В этом случае росписи о получении копии документа с ответственных лиц брать не надо, поэтому такой способ является более предпочтительным.

    Если же секретарь выдает бумажные ксерокопии, то необходимо делать это строго под роспись. Отметки о получении документов нужно собирать в реестре, предварительно распечатав нужный его лист.

    Оригиналы документов (за исключением исполнительных листов, бухгалтерских, таможенных и еще некоторых видов документов) должны храниться у секретаря (в канцелярии). Исполнители работают с копиями, которые секретарь рассылает им по электронной почте или передает под роспись в виде ксерокопий. Если какому-либо работнику нужен оригинал того или иного документа, то в дело подшивается его копия, снятая с документа, содержащего визу руководителя и регистрационный номер. Кроме того, на этой копии секретарь должен сделать отметку о том, кому и когда отдан оригинал, например: «Оригинал передан главному бухгалтеру (Ф.И.О.) (дата)».

    Так, например, если вы получили заказным письмом оригинал договора на семи листах, с тремя приложениями, сопроводительным письмом, письмом-рекламацией и фотографиями (скажем, неисправного агрегата), в реестре регистрация данного письма будет выглядеть, как в Примере 12. На документах в правом нижнем углу нужно сделать запись следующего содержания: «Вх. № 1 от 15.05.2015, секретарь Ф.И.О. (роспись)» (Пример 13).

    Исходящие официальные письма

    Для регистрации таких писем достаточно создать таблицу (Пример 14).

    Пояснения по столбцам:

    «П/н» – порядковый номер.

    «Дата» – дата письма (обратите внимание: это не дата регистрации, а дата, которая будет стоять на самом письме).

    «№ исх. письма» – исходящий номер, который будет стоять на письме.

    «Организация-адресат» – наименование организации или Ф.И.О. физического лица, которому будет адресовано данное письмо. Как правило, пишется исполнителем на самом письме.

    «Населенный пункт» – населенный пункт, где находится адресат.

    «ГИД» – главный исполнитель документа (автор).

    «Содержание» – краткое описание, о чем данное письмо.

    «Примечание» – графа для различных вспомогательных отметок.

    Данный реестр предназначен для регистрации официальных исходящих писем, т.е. созданных на бланке предприятия со всеми реквизитами в соответствии с правилами оформления, принятыми в данной организации, и содержащих подпись руководителя организации или иного руководителя, имеющего право подписи таких писем; иногда могут нести на себе печать предприятия), создаваемых работниками организации и отправляемых впоследствии адресатам различными способами.

    Важно! Регистрационный номер, записанный в этом реестре, является исходящим номером письма.

    Номер исходящего письма может быть как простым, состоящим только из цифр, являющихся порядковым номером в реестре, так и сложным, состоящим из нескольких цифр, разделенных косой чертой или дефисом (через дробь можно указывать порядковый номер месяца или года создания письма и т.д.) и содержащим буквы (например, инициалы руководящего лица, подписавшего данный документ) и т.д.

    Наш совет. Какой бы способ нумерации исходящих писем вы ни выбрали, его нужно закрепить в инструкции по делопроизводству организации (если ее пока еще у вас нет). Если инструкция имеется, номера письмам следует присваивать в строгом соответствии с утвержденным алгоритмом.

    Образцы регистрации писем с простой и сложной нумерацией приведены в Примерах 15, 16.

    Документы, отправляемые организацией

    К таким документам можно отнести исходящую корреспонденцию (не путать с исходящими официальными письмами, регистрацию которых мы рассмотрели выше). Это огромный и очень важный массив документов. Регистрировать их нужно обязательно и довольно подробно.

    Общий вид и вариант заполнения реестра регистрации исходящей корреспонденции приведены в Примере 17.

    Пояснения по столбцам:

    «№ п/п (номер пакета)» – порядковый номер регистрационной записи, номер пакета, который я рекомендую писать на конверте в единожды установленном вами месте (например, рядом с индексом места назначения). Не забывайте, что под индексом не должно быть никаких посторонних записей, иначе письмо может не дойти до адресата. Если отправление с уведомлением о вручении и/или с описью вложений, то данный номер нужно проставить:

    б) на уведомлении в поле «Для дополнительных отметок отправителя»;

    в) на обоих экземплярах описи вложений внизу на свободном поле.

    «Дата регистрации» – фактическая дата отправки, т.е. если вы вносите отправление в реестр сегодня, а идете отправлять на почту только завтра, то писать надо завтрашнюю дату. Не старайтесь соблюсти соответствие номеров пакетов и календарной даты: ничего страшного не произойдет, если пакет № 100 будет иметь дату отправки 01.02.2015, а № 90 – дату 20.02.2015. В любой момент, если нужно, вы можете активировать фильтр MS Excel по требуемой календарной дате и увидеть все отправления.Если этот момент имеет для вашей организации принципиальное значение, тогда нужно добавить в таблицу отдельный столбец «Номер пакета».

    Если этот момент имеет для вашей организации принципиальное значение, тогда нужно добавить в таблицу отдельный столбец «Номер пакета».

    «Куда: организация; адрес; контактное лицо, телефон» – реквизиты адресата. Контактное лицо и телефон нужны для экспресс-отправлений, остальные виды почтовых пересылок в таких подробностях не нуждаются.

    «Содержание» – описание вложенных документов.

    «Отправитель» – Ф.И.О. и должность работника, передавшего вам письмо на отправку.

    «Тип отправления» – указываем вид отправления письма: простое, заказное, с уведомлением, с объявленной ценностью, DHL, EMS и т.д.

    «Номер идентификатора/накладной» – номер почтового идентификатора (будет проставлен на кассовом чеке с почты) или номер накладной экспресс-оператора.

    «Возврат уведомления о вручении (дата и Ф.И.О. получившего лица)» – актуально для пакетов, отправляемых с уведомлением. В эту графу переписываете с вернувшегося уведомления о вручении дату получения и фамилию принявшего лица.

    «Стоимость (с НДС), руб.» – стоимость отправления.

    «Примечание» – графа для различных служебных и вспомогательных отметок.

    1. Вышеперечисленные реестры являются основными и должны присутствовать в любой организации, стремящейся к порядку в делопроизводстве.
    2. В зависимости от особенностей документооборота в вашей организации, возможно, перечень реестров не окажется исчерпывающим. В этом случае вы сможете создать нужные вам виды журналов регистрации по аналогии с приведенными в этой статье, например: реестр учета железнодорожных и авиабилетов, реестр регистрации командировок работников сторонних организаций, реестр учета выдачи работникам в пользование оргтехники и т.д.

    Теперь-то вы не испугаетесь, если потребуется создать «реестр-регистрации-чего-нибудь-такого-чего-еще-никто-никогда-не-регистрировал»? Уверена, что нет! Более того, проявите смекалку, остроумие и творческий подход к данной, казалось бы, весьма рутинной области деятельности секретаря.

    [1]Для упрощения терминологии договоримся под регистрацией документа понимать внесение записи о документе в соответствующий журнал (реестр) с нанесением (или без нанесения) на сам документ отметки, содержащей входящий номер, дату регистрации, фамилию и должность сотрудника, произведшего регистрацию. Также для упрощения в дальнейшем будем именовать сотрудника, занимающегося регистрацией и рассылкой документов, секретарем.

    [2]Подробнее о составлении и ведении реестра см.: Назарова Л.А. Создаем реестр приказов по основной деятельности: 5 простых шагов // Секретарь-референт. 2015. № 6. С. 20–25.

    [3]См.: Назарова Л.А. Создаем электронный реестр договоров в MS Excel // Секретарь-референт. 2015. № 3. С. 34–37.

    www.profiz.ru

    Еще по теме:

    • Кадетская школа в москве с проживанием для девочек ОБРАЗОВАНИЕ В МОСКВЕ Информация, адреса, документы, отзывы . Гос. образование Частное образование Доп. образование Доп. развитие Кадетские школы Москвы Все Кадетские школы Москвы Кадетская школа - начальное военно-учебное […]
    • Справка общий стаж работы образец Зачем нужна справка о трудовом стаже, и как ее подготовить Пока действуют трудовые книжки, их нужно заполнять по инструкции. Если книжка потеряна или испорчена, заполняется дубликат. Но в него тоже нужно вписывать сведения о том, где и кем […]
    • Как увеличить пенсию чернобыльцу Пенсия пострадавшим в результате радиационных и техногенных катастроф Для людей, относящихся к пострадавшим от радиационных и техногенных аварий и катастроф, назначаются ежемесячные выплаты в целях компенсации вреда. Особое внимание уделяется […]
    • В судебниках имущественные наказания Образовательный портал - все для студента юриста. Преступления и наказания по судебникам 1497 и 1550 г В судебнике 1497 г. нет определение понятия "преступление", используется термин «лихое дело».В качестве объекта преступления […]
    • Увеличение пенсий мвд когда Последние изменения в вопросе предоставления пенсионного обеспечения бывшим сотрудникам МВД Начало нового года всегда таит в себе ожидание каких либо изменений. Многие граждане нашей страны, которые получают военные пенсии, интересуются последними […]
    • Письмо о взаимозачёте между организациями Образец письма о взаимозачете между организациями Строго регламентированной формы письма о взаимозачёте не предусмотрено. Однако есть определенный список требований, которые следует отразить в содержании. Так, в документе следует указать: место […]