Паспорт архива

Тип документа: Паспорт

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 22,7 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

1. Состав и объем архивных документов

Сведения гр. 4 представляются отдельно в установленном порядке.

2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

3. Состав и объем научно — справочного аппарата к архивным документам

3.1. Описи, каталоги, базы данных

3.2. Справочно — информационные издания:

Только для кинодокументов, фонодокументов, видеофонограмм, МЧД.

4. Состав и объем научно — справочной библиотеки

5. Условия хранения документов

  • Паспорт: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Паспорт» по всему сайту
  • «Паспорт архива».doc
  • Скачано документов

Занесено в базу

Внесены исправления в

  • Договоры
  • Все документы

Получите бесплатную юридическую консультацию по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 938-41-64 Москва

+7 (812) 467-30-49 Петербург

8 (800) 511-37-96 Регионы

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

dogovor-obrazets.ru

Коми-Пермяцкий окружной государственный архив

Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (далее-«Паспорт…»), является документом централизованного государственного учета и установлен Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Пермского края.

1. Общие положения

1.1. «Паспорт…» составляется каждой организацией — источником комплектования
государственного архива ежегодно в двух экземплярах, отра¬жает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 01.12 отчетного года.

1.2. Один экземпляр «Паспорта…» представляется в государственный архив, второй хранится в деле фонда организации.

1.3. К «Паспорту…», в соответствии с его разделами, составляется объяснительная
записка, в которой отражаются изменения в организации хранения и объемных показателях по сравнению с ранее составленным паспортом.

1.4. Объемные показатели даются в указанных в форме «Паспорта…» единицах измерения. Исправления не допускаются.

2. Состав показателей паспорта

Раздел 1. Общие сведения

Графа 1 — «Количество фондов»

Указываются все фонды, если фондирование документов, находящихся на хранении в архиве организации, проведено раздельно. В архиве кроме основного фонда, образовавшего в результате деятельности настоящей организации, могут храниться фонды организаций — предшественников и ликвидированных организаций. Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая или документы по личному составу) учитывает¬ся в паспорте только один раз.

Графа 2 — «Площадь архивохранилища» (кв. м)

Указывается площадь отдельного помещения в кв. м. В случае его отсутствия, ставится прочерк.

Графа 3 — «Загруженность архивохранилища (%).

Графа заполняется при наличии архивохранилища. Прежде чем выявить его загруженность, требуется определить вместимость. Вместимость архивохранилищ определяется по следующей формуле: 1000 ед. хр. Х на площадь архивохранилища / 2,5 кв. м
(1000 ед. хр. умножить на площадь архивохранилища и разделить на 2,5 кв. м)

После выявления вместимости загруженность определяется по следующей формуле: Количество ед. хр. Х 100% / вместимость
(Количество находящихся на хранении ед. хр. умножить на 100% и разделить на вместимость)

Раздел 2. Сведения о документах

Графа 1 «Всего» строки 201

В ней указывается количество ед. хр. документов постоянного хранения, подготовленных к передаче на государственное хранение в государственный архив, внесенных и не внесенных в описи.

Графа 1 «Всего» строки 202

В ней указывается количество ед. хр. документов по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных и не внесенных в описи.

Графа 2 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В этих графах указываются самые ранние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

Графа 3 «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В данных графах указываются самые поздние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

Графа 4 строки 201

В этой графе указываются все находящиеся на хранении в архиве организации документы постоянного хранения в ед. хр., как подготовленные к передаче на постоянное хранение в государственный архив (но на 01.12 еще не переданные) внесенные в описи и утвержденные ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края (далее — ЭПМК).

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел:

  • постоянного хранения, документы по которым временно хранятся в архиве
    организации;
  • постоянного хранения, документы по которым передаются на государственное хранение в архив, но на 01.12 еще не переданных.

Графа 4 строки 202

В ней показываются документы по личному составу, находящиеся на хранении в архиве организации, внесенные в описи и согласованные ЭПМК.

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел по личному составу.

Графа 5 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В этих графах указываются самые ранние годы, за которые документы этих видов хранятся в архиве организации и внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.

Графа б «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В указанных графах указываются самые поздние годы, за которые документы этих видов внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.

Графа 7 «Хранятся сверх установленного срока»(для строки 201 «Постоянного хранения).

В этой графе указывается количество ед. хр., находящиеся на хранении в архиве организации после истечения предельного срока временного хранения архивных документов в нём. Для архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства предельный срок хранения 5 лет, государственных краевые учреждений — 10 лет, государственных учреждений, территориальных отделов, управлений федеральных органов исполнительной власти -15 лет. Срок хранения документов постоянного хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов в делопроизводстве.

Графа 8 «Образуется в год дел»

В графе указывается среднее количество дел постоянного срока хранения и по личному составу (отдельно), которое образуется в делопроизводстве организаций за последние 5 лет.

Строка 301 «Количество штатных работников».

В графе указывается работник организации, если он занимает по штатному расписанию должность заведующего архивом организации.

© ГКБУ «Коми-Пермяцкий окружной государственный архив», 2009–2018 г.

Использование материалов сайта без согласования с архивом запрещено.

www.komi-permarchiv.ru

ПАСПОРТ АРХИВА

Формат A4 (210 x 297)

1. Состав и объем архивных документов

Сведения гр. 4 представляются отдельно в установленном порядке.

2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

3. Состав и объем научно — справочного аппарата к архивным документам

3.1. Описи, каталоги, базы данных

Только для кинодокументов, фонодокументов, видеофонограмм, МЧД.

3.2. Справочно — информационные издания

Приложение N 2
к п. п. 3.2.6, 6.2.4.2

Скачать ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (утв- Приказом Росархива от 13-02-2002 16) (2018) Актуально в 2018 году

Читать далее:

  • Рубрикатор
  • Федеральное законодательство
  • Региональное законодательство
  • Налоговый учет
  • Бухгалтерский учет
  • Кадровое делопроизводство
  • Производственный календарь 2017
  • Образец договора дарения
  • Сервисы
  • Формы документов
  • Юридический словарь
  • Cоглашение о разделе имущества супругов
  • План счетов
  • Курсы, ставки, индекс
  • Правила бух. учета
  • Как оформить загранпаспорт
  • Навигация и возможности
  • Помощь
  • Поиск
  • Вступление в наследство по завещанию
  • Как получить материнский капитал
  • Как получить паспорт на квартиру
  • Как оформить развод
  • Образец нового полиса ОМС
  • О сайте
  • О системе
  • Условия использования сайта
  • Технические требования
  • Реклама на сайте
  • Статьи и обзоры
  • Документы для открытия ИП
  • Регистрация граждан

Сайт использует файлы cookie.Продолжая просмотр сайта, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.

© 2010—2018. Справочно-правовая система «ЗаконПрост».

www.zakonprost.ru

Паспорт архива суда (Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2005 n 157 (ред. от 28.08.2007))

Приложение 9
к Инструкции,
утв. Приказом
Судебного департамента
при Верховном Суде РФ
от 28.12.2005 N 157

ПАСПОРТ
архива суда на ________________ 20__ года
(указать период)
1. Общие сведения
—————T————T——————T——————-¬
¦ Код строки ¦ Количество ¦ Площадь ¦ Загруженность ¦
¦ ¦ фондов ¦ архивохранилища ¦архивохранилища (%)¦
¦ ¦ ¦ (кв. метров) ¦ ¦
+————-+————+——————+——————-+
¦ А ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦
+————-+————+——————+——————-+
¦ 101 ¦ ¦ ¦ ¦
L————-+————+——————+———————
2. Сведения о документах
————T——T————————————————-¬
¦Показатели¦Код ¦ Количество единиц хранения ¦
¦ ¦стро-+——T———-T—————-T———T——+
¦ ¦ки ¦всего¦ крайние ¦из них внесено в¦хранится¦обра- ¦
¦ ¦ ¦ ¦ даты ¦описи, утверж- ¦сверх ¦зуется¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦денные (согласо-¦установ-¦в год ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ванные) эксперт-¦ленного ¦дел ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦но-проверочной ¦срока ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦комиссией архив-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ного учреждения ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ +——T—-+——T———-+ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦на- ¦ко- ¦всего¦ крайние ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦чаль-¦неч-¦ ¦ даты ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ная ¦ная ¦ +——T—-+ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦на- ¦ко- ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦чаль-¦неч-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ная ¦ная ¦ ¦ ¦
+———-+——+——+——+—-+——+——+—-+———+——+
¦ А ¦ Б ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+———-+——+——+——+—-+——+——+—-+———+——+
¦Постоянно-¦ 201 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦го хране- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ния ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+——+——+——+—-+——+——+—-+———+——+
¦По личному¦ 202 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦составу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L———-+——+——+——+—-+——+——+—-+———+——-
3. Кадры
———————————T———————————¬
¦ Код строки ¦ Количество штатных работников ¦
+——————————-+———————————+
¦ 301 ¦ ¦
L——————————-+———————————
«__» ______ 20__ года
Руководитель суда ____________________________
(подпись)
Фамилия и телефон исполнителя
Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):
хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное;
отопление: центральное, печное, отсутствует;
стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет;
шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют;
сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет;
читальный зал: есть, нет;
температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.

www.lawmix.ru

Рекомендации по заполнению паспорта архива организации, хранящей научно-техническую документацию

1. Введение

1.1. Настоящие рекомендации распространяются на организации, независимо от их форм собственности, которые являются источниками комплектования соответствующего государственного архива: РГАНТД.

1.2. Рекомендация предназначены для работников ведомственных архивов, иных лиц, ответственных за учет, хранение и использование всех групп документации, образующихся в научно-технических организациях, которым руководством организации поручено заполнять бланк паспорта архива.

1.3. Организации-источники комплектования государственных и муниципальных архивов ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют в соответствующие государственные архивы и их филиалы, муниципальные архивы паспорта архивов организаций на 1 декабря …… г.

1.4. Паспорт архива организации заполняется в двух экземплярах на открытую документацию и в двух экземплярах на закрытую документацию. Первые экземпляры паспорта направляются в соответствующий государственный или муниципальный архив. Вторые экземпляры паспорта хранятся в организации до ее ликвидации (реорганизации).

1.5. Государственные организации включают в паспорт учетные сведения по всем категориям документов, образовавшихся в их деятельности и в деятельности их предшественников.

1.6. Негосударственные организации, хранящие документы государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерация, то есть документы, созданные до и после приватизации или акционирования, составляют два отдельных паспорта:

на документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, созданные до момента приватизации и акционирования и являющиеся государственной или муниципальной собственностью;

на документы, относящиеся к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, являющиеся собственностью негосударственных юридических и физических лиц.

Паспорт на документы, относящиеся к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, заполняется организацией по запросам органов и учреждений Федерального архивного агентства России в том случае, если она заключила договор (соглашение) с государственным или муниципальным архивом о передаче документов на государственное хранение.

2. Порядок заполнения и оформления бланка паспорта архива организации

2.1. В адресной части бланка паспорта, расположенной в левом верхнем его углу, в строке «кому представляется» указывается почтовый индекс и адрес государственного или муниципального архива, на учете которого находится отчитывающаяся организация. В правом верхнем углу паспорта на уровне адресной части‚ указывается: «документация открытая» или «документация закрытая» в зависимости от характера представляемых сведений.

2.2. В строке «кем представляется» адресной части отчитывающаяся организация указывает свое полное и сокращенное название, адрес с почтовым индексом, организационно-правовую форму и форму собственности (государственное унитарное предприятие, открытое или закрытое акционерное общество и т.п.). Наименование организационно-правовых форм юридических лиц должно проводиться в строгом соответствии со ст. 50, 66, 97, 107, 113, 116–118, 120, 121 Гражданского кодекса Российской Федерации. Помимо официального адреса организации указывается и адрес архива этой организации, если он расположен на другой территории (при расположении архивов научно-технической документации, управленческой документации, по личному составу на разных территориях, все они указываются в обязательном порядке).

2.3. В первом разделе паспорта архива «Научно-техническая документация. Общие сведения» отчитывающаяся организация приводит данные о полном объеме хранящейся у нее научно-технической документации (НТД) и годах её создания.

2.4. В графе 1 раздела 1 указывается количество учетных единиц графической и текстовой документации, разработанной самой отчитывающейся организацией, организациями-предшественниками, субподрядчиками (соисполнителями), независимо от того, в каком подразделении хранится документация (технический архив, научно-техническая библиотека, справочно-информационный фонд, проектный кабинет и т.д.).

При определении общего количества учетных единиц учитываются подлинные или копийные (на правах подлинных) экземпляры документов. Копии документов, не имеющие юридического статуса, не учитываются.

Порядок заполнения графы 1 раздела 1 зависит от системы учета (регистрации) научно-технической документации, принятой в организации. При поточной (валовой) системе регистрации, когда каждый графический или текстовой документ учитывается в инвентарной книге (журнале) под отдельным порядковым номером, в графе 1 по строкам 101–104 даются суммарные сведения о количестве листов чертежей или томов текстовых документов (отчетов по темам, информационных обзоров, научных докладов, регламентов, пояснительных записок, технических описаний), зарегистрированных под самостоятельным порядковым номером с указанием принятой учетной единицы (лист чертежа, том).

Примеры заполнения графы 1:

а) 561 260 листов;

в) 561260 листов + 72460 томов.

Неправильные варианты: 2500 книг, 2500 текста, 2500 (без указания учетной единицы), 2500 единиц, 2500 графики.

При пообъектной (попроектной, покомплектной) системе регистрации проектно-конструкторской и технологической документации в графе 1 по строкам 102- 104 указывается суммарное количество проектов (конструкторских разработок, технологических процессов) или комплектов чертежей, составляющих отдельные части (разделы) проекта (узлы конструкторской разработки, элементы технологического процесса, марки-части), зарегистрированные в инвентарной книге под самостоятельным порядковым номером с указанием принятой учетной единицы.

Примеры заполнения графы 1:

а) 6000 проектов (разработок);

б) 6000 комплектов.

Неправильные варианты: 6000 (без слов проект, разработка, процесс); 6000 графики и текста; 6000 книг.

При наличии в организации смешанной системы учета научно-технической документации в графе 1 по строкам 101-104 через знак «+» даются суммарные сведения по всем существующим системам учета.

Пример заполнения графы 1:

а) 72200 листов + 6600 комплектов + 260 проектов;

б) 72 200 листов + 2280 томов + 260 проектов.

При подсчете общего количества проектной, конструкторской, технологической документации в строках 102–104 суммируются данные по всем имеющимся в организации инвентарным книгам, которые могут вестись раздельно на подлинники, дубликаты, микрофильмы на правах подлинников, изделия основного, вспомогательного и одиночного производства.

При заполнении графы 1 следует иметь в виду, что в отчитывающейся организации не обязательно могут создаваться и храниться все группы НТД, предусмотренные строками 101 104. В случае отсутствия одной или нескольких групп в графе 1 против соответствующей строки делается прочерк.

Строка 105 «прочие виды» заполняется только при наличии в организации специальных видов НТД: патентной, метеорологической, геологической.

Пример заполнения графы 1, строки 105:

а) 500 заявочных комплектов на изобретения.

В строке 106 даются суммарные количественные данные, обобщающие данные строк 101–105.

Примеры заполнения графы 1, строки 106:

а) 50000 листов чертежей + 500 томов;

б) 500 томов (при наличии только НД);

в) 1000 проектов + 2500 (Комплектов чертежей) + 300 томов (при смешанной проектно-комплектной системе регистрации ПД, КД и ТД).

2.5. Раздел 2 паспорта архива «Научно-техническая документация, отнесенная к составу Архивного фонда Российской Федерации» заполняется в том случае, если в отчитывающейся организации был проведен отбор документов, подлежащих передаче на постоянное государственное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив, но на момент представления паспорта эти документы продолжают храниться в организации.

2.6. В графе 1 раздела 2 в строках 202–204 указывается количество конструкторских, технологических, проектных (в области капитального строительства) разработок, выполненных отчитывающейся организацией и утвержденных Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации или РГАНТД или филиала (далее – архивное учреждение) в зависимости от принадлежности источника комплектования. В графе 2 раздела 2 указывается год создания самой ранней из этих разработок. В графе 3 – самой поздней из включенных в указанный перечень.

При отсутствии утвержденных перечней делается отметка «отсутствуют». В строках 201 и 205 в графе 1 раздела 2 делается прочерк.

2.7. В графе 4 раздела 2 указывается количество хранящихся в организации ед. хр., внесенных в утвержденные ЭПК соответствующего архивного учреждения описи. В графах 5 и 6 раздела 2 указывается начальная и конечная дата документов внесенных в описи.

2.8. В графе 7 раздела 2 указывается количество ед.хр., внесенных в утвержденные ЭПК, соответствующего архивного учреждения описи и хранящихся сверх установленного законодательством срока. Предельные сроки хранения документов в организациях-разработчиках следующие: для проектной документации – 25 лет после завершения разработки, для конструкторской – 15 лет, для научно-исследовательской и технологической – 10 лет. Например, если организация представляет паспорт по состоянию на 1 декабря 2000 года, то проектная документация, разработанная до 1975 г., хранится в организации сверх установленного срока.

2.9. Раздел 3 «Документы на машинных носителях информации. Базы данных (БД)» заполняется в том случае, если в организации имеются документы на машинных носителях, оформленные в соответствии с ГОСТ 28388-89 «Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения», а также функционирующие базы данных.

2.10. В графе 1 раздела 3 указывается суммарное количество баз данных научно-технического профиля, функционирующих в организации.

2.11. В графе 2 раздела 3 указывается суммарный объем записанной в базах данных информации в мегабайтах (Мбайт).

2.12. В графе 3 раздела 3 указывается суммарное количество машинных носителей (оптические диски, гибкие магнитные диски, магнитные ленты и т.д.), на которых записаны подлинники документов, выполненных в соответствия с ГОСТ 28388-89 и находящиеся как в специализированном хранилище (магнитотеке), так непосредственно у исполнителей.

2.13. В графе 4 раздела 3 указывается суммарный объем информации записанной на машинных носителях и отраженных в графе 3.

2.14. В графах 5 и 6 раздела 3 указываются начальная и конечная даты созданных документов на машинных носителях.

2.15. В разделе 4 «Управленческая документация» приводятся сведения об исполненных документах постоянного срока хранения (приказы руководителя организации по основной деятельности, тематические планы, протоколы заседаний Технического совета, годовые отчеты о деятельности организации и т.п.) и о документах по личном составу долговременного хранения (приказы о приеме и увольнении работников, лицевые счета по заработной плате, личные дела уволенных, личные карточки, послужные списки, невостребованные личные документы), сформированных в дела. Сформированное дело принимается за единицу хранения. Количество ед.хр. в соответствующих графах раздела указывается после поединичного их подсчета.

2.15.1. При заполнении: графы 1, строки 401 раздела 4 количество ед.хр. устанавливается по номенклатуре дел отчитывающейся организации, где указаны сроки их хранения. При отсутствии в организации номенклатуры дел количество ед.хр. указывается после консультации с работниками государственного архива.

В графе 2 раздела 4 указывается дата самого раннего из хранящихся в организации документов постоянного хранения, в графе 3 – год, указанный в заголовке паспорта архива.

2.15.2. Графы 4, 5, 6 строки 401 раздела 4 заполняются в том случае, если в отчитывающейся организации был проведен отбор управленческой документации постоянного хранения и на неё составлена опись, которая утверждена ЭПК архивного учреждения. В графе 4 указывается количество ед.хр., внесенных в опись; в графах 5 и 6 указывается начальная и конечная даты документов ед. хр. (дела), внесенных в опись. Начальной датой ед.хр. является дата составления самого раннего документа, а конечной – дата составления самого позднего документа

2.15.3. При заполнении графы 7 строки 401 следует учитывать, что предельный срок хранения управленческой документации организацией составителем установлен законодательством – 15 лет.

Например, если организация представляет учетные сведения по состоянию на 1 декабря 2000 года, то тематические планы, годовые отчеты и другие документы постоянного хранения, составленные до 1985 года, хранятся в организации сверх установленного срока.

2.15.4. В строке 402 графе 1 раздела 4 указывается количество ед. хр. по личному составу (долговременного хранения), созданных за все годы существования организации.

В графе 2 строки 402 раздела 4 указывается год самого раннего из хранящихся в организации документов по личному составу, в графе 3 – год, указанный в заголовке паспорта архива.

Документы по личному составу, имеющие по номенклатуре дел или по типовому перечню документов срок хранения до 10 лет включительно, при подсчете не учитываются.

2.15.5. Графы 4, 5, 6 строки 402 заполняются в том случае, если документы по личному составу отчитывающейся организации внесены в описи, согласованные ЭПК архивного учреждения. В графе 4 указывается количество внесенных в опись ед.хр. в графах 5 и 6 – начальная и конечная даты составления самого раннего и самого позднего из документов ед.хр.

2.16. В разделе 5 «Кадры» указываются сведения о количестве работников архивов научно-технической (строка 501) и управленческой (строка 502) документации.

Если в организации отсутствует действующий научно-технический архив, то в строке 501 указывается фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за хранение НТД с пометкой «архива НТД нет».

Если в организации отсутствует действующий архив управленческой документации, то в строке 502 указывается фамилия, имя, отчество одного или нескольких должностных лиц, отвечающих за сохранность управленческих документов с пометкой «УД хранится непосредственно в структурных подразделениях» (в технических помещениях, подвале и т.п.).

2.17. В разделе «Условия хранения документов» следует подчеркнуть те показатели, которые характеризуют помещение, в котором хранятся‚ документы отчитывающейся организации, оборудование этого хранилища и поддерживающийся в нем температурно-влажностный режим. Если специализированного архивохранилища в организации нет, то соответствующие сведения отражают характеристики мест реального хранения НТД и УД (рабочих комнат, коридоров, подвалов, технических помещений и т.п.).

2.18. Паспорт подписывается руководителем организации, подпись заверяется печатью. Ниже подписи руководителя организации указывается должность и фамилия лица, ответственного за хранение документов и его телефон.

2.19. К паспорту прилагается пояснительная записка, в которой приводятся сведения об изменениях в наименовании, подчиненности, организационно-правовом статусе или форме собственности организации; данные о предыдущих передачах документов на государственное хранение (наименование государственного архива, виды, объемы, крайние даты переданных документов и год передачи); указываются причины изменения показателей, происшедших в течение отчетного периода (передача документов другим организациям, уничтожение по актам, факты гибели, утраты и т.д.); сообщаются сведения о принятой в организации системе учета документов, наличии научно-справочного аппарата к ним. Пояснительная записка должна иметь подпись соответствующего должностного лица.

rgantd.ru

Еще по теме:

  • Приказ 190 мз рк по прививкам трансформатор 4.704.282 схема У нас вы можете скачать приказ мз рк 190 по прививкам в fb2, txt, PDF, EPUB, doc, rtf, jar, djvu, lrf! Поиск Изображения Видео 4. Правительство Республики Казахстан - О внесении изменений в Приказ Министра внутренних […]
  • Какие нужно подавать документы на алименты Список документов Содержание статьи: Алименты являются материальным выражением обязанности родителей содержать своих детей, причём вне зависимости от совместного проживания, брака, наличия прав и материального положения. Вводя данное понятие в […]
  • Образец государственного сертификата на материнский капитал Заявление на получение материнского капитала. Новый образец заявления о получении материнского капитала в формате PDF и DOC вы сможете скачать на странице. Получение материнского капитала является одной из форм государственной поддержки родителей, […]
  • Изменения в приказ мвд 13 от 12012009 акт замера расстояний образец У нас вы можете скачать приказ мвд россии 13 от 12.01.2009 в fb2, txt, PDF, EPUB, doc, rtf, jar, djvu, lrf! Разработать и утвердить в подчиненных подразделениях должностные инструкции для оперативных дежурных, […]
  • Приложение 1 гражданство рф Заявление на получение гражданства РФ Новый образец заявления на получение гражданства РФ в формате PDF и DOC вы сможете скачать на странице. Процедуру получения гражданства, а также полный список документов можно узнать на этой странице. Данный […]
  • Отзыв на иск образцы Отзыв на исковое заявление. Образец. Новый образец отзыва на исковое заявление в формате PDF и DOC вы сможете скачать на странице. Отзыв на исковое заявление необходим ответчику в гражданском, административном или арбитражном процессе для того, […]