Образец служебной записки в бухгалтерии

14.01.13 Как служебная записка поможет защитить бухгалтера компании

Игорь Гусев, старший юрист Поволжской дирекции VEGAS LEX

Ч ем документ полезен компании. Главным бухгалтерам, как правило, хорошо известно о том, что компания использует не вполне законные методы оптимизации налогов. Ведь часто этого требует руководитель или владелец бизнеса.

Главбух, осознавая груз ответственности, находится в неоднозначной ситуации. С одной стороны, неисполнение указаний руководства может привести к нарушению трудовой дисциплины. С другой стороны, есть угроза привлечения бухгалтера к административной, а в некоторых случаях и к уголовной ответственности. Также могут пострадать и иные лица, ответственные за ведение бухгалтерского и налогового учета. Тем более что Пленум Верховного суда РФ рекомендовал привлекать к ответственности за уклонение от уплаты налогов не только руководителей, но и главных бухгалтеров (п. 7 постановления от 28.12.06 № 64).

Несмотря на это, у бухгалтера есть возможность попытаться отвести от себя эту угрозу. Так, согласно пункту 1 статьи 6 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ЗФ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон), руководитель несет ответственность за организацию бухгалтерского учета, а также соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций. Главбух подчиняется руководителю и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета. А также за своевременное представление полной и достоверной отчетности (п. 2 ст. 7 Закона).

При разногласиях между руководителем и бухгалтером последний может принимать спорные документы к исполнению. Но только если директор компании дал на это письменное распоряжение. В таком случае всю ответственность за последствия осуществления операций будет нести только руководитель (п. 4 ст. 7 Закона). В новом законе о бухучете, действующем с 2013 года, есть аналогичные положения.

Таким образом, при возникновении разногласий у бухгалтера должно быть письменное распоряжение руководителя. Если же главбух не может представить такой документ, избежать ответственности будет сложно. Несмотря на то что служебная записка в данной ситуации не освободит бухгалтера от ответственности за экономические преступления (ст. 199 УК РФ), этот документ может быть расценен как смягчающее обстоятельство.

Так, в случае разногласий между руководителем и главным бухгалтером по поводу содержания штатного расписания оно может быть утверждено руководителем и без подписи главбуха. Либо по его прямому распоряжению (письмо Минфина России от 19.05.05 № 07-05-04/11). В этом случае директор несет ответственность за данное действие в полном объеме. Бухгалтер обязан письменно информировать его о существующих проблемах.

Свое мнение о разногласиях между главбухом и руководством Минфин высказывает не первый раз. Например, в пункте 14 приказа Минфина России от 29.07.98 № 34н была отмечена аналогичная норма, регулирующая действия должностных лиц при наличии разногласий.

Таким образом, действующие нормы законодательства прямо указывают на необходимость составления главбухом служебной записки при несогласии с указаниями руководителя компании. Только такой документ позволит бухгалтеру нивелировать риски привлечения его к административной (ст. 15.5, 15.6, 15.11 КоАП РФ) и материальной ответственности. По мнению Пленума Верховного суда РФ, при разрешении вопроса о привлечении к административной ответственности необходимо руководствоваться тем, что директор несет ответственность за надлежащую организацию бухгалтерского учета. А главбух – за его ведение и своевременное представление отчетности (п. 24–26 постановления от 24.10.06 № 18).

Кроме того, в зависимости от ситуации и тяжести допущенных нарушений ответственность может быть и уголовной (ст. 199, 199.1, 199.2 УК РФ). К субъектам преступления по статье 199 УК РФ относятся руководитель, главбух, а также иные лица, уполномоченные на подписание отчетной документации. Способами уклонения считаются действия в виде умышленного включения в декларацию или иные документы заведомо ложных сведений. А также бездействие, выражающееся в умышленном непредставлении декларации. Под иными документами понимаются любые документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов.

В каком виде составляется. Документ составляется в произвольной форме. Согласно правилам делопроизводства, служебная записка является формой внутренней переписки между подразделениями или должностными лицами компании. И может носить информационный, отчетный или инициативный характер. В тексте должны быть изложены деловые вопросы, просьба или предложение.

Служебная записка оформляется на бумажном носителе без реквизитов бланка, со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма. В текст записки может включаться обращение, вступительная фраза, заключение (приказ Минюста России от 05.06.07 № 115).

Что обязательно должно быть в документе. Служебная записка должна быть адресована напрямую руководителю и содержать дату направления. Документ подписывается главбухом. Директор же ставит на нем свою резолюцию.

Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой части должны быть отражены факты, послужившие поводом для ее написания. А также ссылки на распоряжения руководителя компании о проведении в учете определенных операций. Во второй части нужно отразить выводы бухгалтера о налоговых последствиях совершения таких операций. И о том, что главбух не согласен с данными методами налогового планирования.

Дополнительные меры безопасности. Для избежания возможных претензий служебная записка должна содержать сведения о получении бухгалтером документов по сомнительной сделке и их реквизиты. Записка должна поступить лично руководителю либо его секретарю. На втором экземпляре необходима отметка о получении документа руководителем.

По нашему мнению, письменное распоряжение директора о проведении сомнительных операций может быть выражено как в отдельном документе, так и на самой служебной записке в виде резолюции. Например, «Главному бухгалтеру принять к исполнению в налоговом учете акты выполненных работ и счета-фактуры по договорам со следующими контрагентами…».

pravcons.ru

Служебная записка

Служебная записка – это специальная форма документа, которая используется во внутренней среде предприятия и служит для быстрого решения текущих производственных проблем. Обычно этот документ составляется с целью внесения какого-либо нового предложения и решения возникших трудностей, а также утверждения или согласования определенных действий.

Важно, что в своей служебной записке специалист показывает себя в своем деле. Если работник с помощью документа ответственность за совершаемые действия перекладывает на другого человека или снимает с себя, не предлагая выхода из ситуации, то следует задуматься о профессиональных умениях и навыках данного специалиста.

Назначение и виды данного документа

По назначению, то есть по виду донесенной информации, выделяют такие записки:

• Записки, которые способствуют принятию решения – это просьбы или требования рассмотреть какой-либо вопрос или предложение специалиста;
• Информативные записки – это такой вид документа, в котором содержится информация, которую работник хочет передать руководству;
• Отчетные записки – такие документы чаще всего готовятся по требованию руководства и содержат подробную информацию о каком-либо прошедшем процессе.

По степени доступности, то есть по открытости для всеобщего обозрения, записки бывают:

• Открытые – документы, доступные для всех или большинства сотрудников организации;
• Конфиденциальные – записки, доступные только узкому или ограниченному кругу лиц.

В отдельных случаях служебная записка прилагается вместе с рядом других записок. Например, если нужно на основании записки издать соответствующий приказ, то составляется докладная записка. А если решаются вопросы по поводу расходов средств подотчетными лицами, то обязательно составляется объяснительная записка.

Чтобы оценить по достоинству назначение служебных записок, нужно знать, что в крупных предприятиях оплошности при составлении такого документа могут привести к потере огромного количества времени, а также к несогласованной работе между отделами.

Взаимодействие между отделами является главной необходимостью в работе всей организации. Если она прервалась или остановилась, то организация работает неэффективно, а, значит, существует значительная возможность уменьшить прибыль, а, возможно, и увеличить убытки.

Форма и содержание

Что касается содержания служебных записок, то чаще всего они освещают вопросы производственного типа, материальных или технических проблем, хозяйственные вопросы, а также вопросы, которые касаются информационного обеспечения.

Простым примером использования служебных записок может быть сломанный ксерокс в каком-либо отделе. Работник может обратиться со служебной запиской к начальнику материального отдела с просьбой выделить деньги на новое оборудование, а также служебную записку можно написать в технический отдел с просьбой починить уже существующий ксерокс.

По своей форме служебные записки не имеют определенного общепринятого стандарта. Однако каждая организация и, более того, каждый отдел имеют свой стандарт написания служебных записок, которого следует придерживаться работникам данного отдела.

Пример написания служебной записки представлен ниже.

Главному бухгалтеру ___________________

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
В связи с поломкой принтера в отделе маркетинга, прошу выделить _____ руб. на банковский счет для приобретения нового оборудования.

Директор отдела маркетинга:________________________________.

« »___________ 2016 года

Эта форма написания служебных записок может отличаться на каждом предприятии, поэтому следовать ей беспрекословно не стоит.

Правила грамотного оформления

Начинать служебную записку нужно с разъяснения сложившейся проблемы или ситуации. Нужно подчеркнуть, что именно послужило поводом для написания записки. После этого нужно перечислить, какой ответ ожидается получить от этого обращения, назвать точную просьбу и, если требуется, сумму, которую планируется реализовать.

Подпись на этом документе стоит того, кто составляет записку. Очень часто ее подписывает начальник отдела.

Если предприятие того требует, то под подписью проставляются визы лиц, которые заинтересованы в данной просьбе. Перечисляются инициалы, фамилии, подписи и даты. В некоторых случаях дописываются должности. Виза – это своего рода согласие лица с содержанием служебной записки.

Чтобы при необходимости иметь возможность сослаться на составленную служебную записку, ее необходимо зарегистрировать на предприятии.

Составление служебной записки в электронном виде

Составлять такой документ можно в электронном виде, если на предприятии допустима такая форма, что должно быть указано в учетной политике организации. В таком случае это несомненное достоинство предприятия, так как упрощается отправка записки и значительно сокращается время ее рассмотрения.

Нужно знать, что составление записки в электронном виде мало чем отличается от бумажного шаблона.

Одним нюансом электронной записки можно считать, что в ней отсутствует имя адресата. Оно прописано в строке адреса. Если же записка отправляется определенному человеку, то в строке темы нужно прописать его имя и фамилию.

Подпись отдела при электронной отправке письма чаще всего уже автоматически вставляется, что позволяет значительно сэкономить время написания.

При отправке записки нужно запросить уведомление о прочтении письма. Это нужно как доказательство в разных случаях того, что вы действительно в определенное время отправили служебную записку.

Определенные нюансы составления

Хоть служебная записка и является общепринятым документом, не имеющим определенных стандартов, в ее составлении присутствуют разного рода особенности, возникающие в зависимости от цели написания записки. Эти особенности мы рассмотрим ниже.

На приобретение

Служебная записка на приобретение пишется на имя руководителя определенного отдела.

В ней указывается, что необходимо приобрести, в каком количестве и в каких целях.

На сотрудника

Служебная записка, которая пишется на определенного сотрудника, является докладной запиской.

Оформляется она по всем правилам с единственным отличием: докладная записка пишется от нижестоящего работника к вышестоящему начальнику.

На замену старого инвентаря

Особенностью такого документа является то, что нужно перечислить все причины замены такого инвентаря, чтобы их сочли целесообразными и просьбу о замене осуществили.

На премирование

В записке обязательно нужно перечислить все причины, по которым возможна выплата премии. Это может быть превышение рабочего времени, большой объем выполненной работы или работа при законном отпуске.

О повышении

В этой записке нужно перечислить, в связи с чем возможно повышение. Это может быть увеличение обязанностей, качества работы, предоставление дополнительных услуг.

О недоплате

В такой записке нужно указать сумму, которая не доплачена по некоторым причинам. Возможные причины также следует обозначить. Возможно, стоит прописать, чья вина стоит за невыплатой средств.

При составлении записки о поломке нужно назвать поломанное оборудование и указать, какого рода поломка случилась, и в связи с чем оборудование вышло из строя.

О непредоставлении или передаче документов

В первую очередь здесь нужно указать наименование документа, а также сроки, в которые должен быть передан документ.

Таким образом, соблюдая все эти нюансы, можно грамотно составить служебную записку, которая поможет в решении какого-либо важного вопроса.

Важность документа

Чтобы оценить важность служебных записок, стоит понять, что этот вид документа поможет избежать многих крупных недоразумений между отделами, простоев в работе.

В целях бухгалтерского учета, а также налогообложения служебная записка играет важную роль, поскольку это финансовые вопросы, которые требуют особого внимания и соблюдения малейших нюансов.

Служебные записки также являются эффективной формой отказа в чем-либо. Этот документ подразумевает полное отсутствие отрицательного тона. Критика возможна, но она не должна быть направлена на одного человека или отдел.

Таким образом, служебная записка является универсальным средством решения многих проблем. Правильно составленный документ обеспечит эффективную и плодотворную работу организации.

Пример работы со служебными записками в электронной системе документооборота представлен в следующем видеосюжете:

www.delasuper.ru

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Отправить на почту

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей — документ, способствующий повышению эффективности управления кадрами на предприятии, поскольку он позволяет руководству фирмы поддерживать должный уровень информированности о фактах пренебрежения сотрудниками своей работой. Как правильно составить данную записку?

Что фиксируется в документе?

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей — документ, в котором отражается обнаруженный ответственным лицом организации факт пренебрежения выполняемой работой кем-либо из сотрудников (как правило, тех, что подчиняются данному лицу).

Документ чаще всего направляется руководителю отдела кадров, начальнику отдела, в котором работает лицо, составившее записку, либо директору фирмы, поскольку именно у них есть полномочия принимать решения по дисциплинарным вопросам.

Структура и содержание докладной записки

В верхней части докладной записки о невыполнении должностных обязанностей указываются сведения о составителе документа, а также о сотруднике организации, в чей адрес она направляется.

Далее фиксируется название документа — «Докладная записка». Затем от лица составителя документа указываются факты, о которых он считает нужным уведомить руководителя фирмы или иного компетентного сотрудника.

Указав соответствующие факты, составитель докладной записки может рекомендовать руководству принять в отношении сотрудника, который пренебрег качеством своей работы, те или иные дисциплинарные меры или кадровые решения. Например, если человек находится на испытательном сроке, руководству может быть рекомендовано не оформлять его на постоянной основе.

Что касается рекомендаций по увольнению человека, уже подписавшего трудовой договор с фирмой, составителю записки стоит внимательно сопоставить сущность проступка подчиненного с допустимыми причинами для увольнения по инициативе работодателя, которые перечислены в ст. 81 ТК РФ. Если действия подчиненного явно не подходят под те, что прямо указаны в Трудовом кодексе, то лучше обойтись менее радикальными рекомендациями для руководства — такими, например, как вынесение строгого выговора.

Далее в докладной записке о невыполнении должностных обязанностей составитель указывает дату формирования документа, свои Ф.И.О., должность, а также ставит подпись.

К докладной записке могут прилагаться документы, подтверждающие факты нарушения сотрудником трудовой дисциплины, допущенные ранее. Например, это могут быть копии приказов генерального директора о дисциплинарном взыскании.

Где можно ознакомиться с образцом докладной записки о невыполнении должностных обязанностей?

Скачать образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей вы можете на нашем портале.

Докладная играет важную роль с точки зрения своевременного информирования руководства о качестве трудовой дисциплины в различных подразделениях фирмы. Документ предполагает обязательное указание всех фактов, свидетельствующих о пренебрежении тем или иным сотрудником качеством выполнения обязанностей, а также рекомендаций составителя записки относительно последующих кадровых решений.

Ознакомиться с иными нюансами кадрового менеджмента на российских предприятиях вы можете в статьях:

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!

nalog-nalog.ru

Как составляется служебная записка на премию

Предыдущая статья: Расчет премии

Трудовое законодательство, действующее на территории Российской Федерации, позволяет самыми разными способами осуществлять поощрение отличившихся работников.

Но при этом следует помнить о необходимости соблюдать соответствующую процедуру и делать отчисления НДФЛ от денежных поощрений.

Содержание

Одним из самых распространенных действий подобного типа является именно премия. Но для её получения необходимо будет соответствующим образом сформировать специальную записку.

Общие сведения ↑

Сегодня служебка на премию за хорошую работу является основанием для составления соответствующего приказа.

Так как только при наличии обозначенного выше документа может быть выдана премия за какую-либо пользу, принесенную предприятию сотрудником.

При этом следует помнить, что всем лицам, тем или иным образом имеющим отношение к составлению документов о выплате премии, должны в обязательном порядке ознакомиться со следующими основными вопросами:

• что нужно знать;
• условия предоставления;
• нормативная база.

Разобравшись максимально подробно с обозначенными выше вопросами, можно исключить возникновение каких-либо спорных или же конфликтных ситуаций. Особенно это касается нормативной базы.

Что нужно знать

Необходимо помнить, что под премией понимаются какие-либо выплаты стимулирующего характера.

Они могут назначаться работнику за добросовестное выполнение каких-либо обязанностей, перевыполнение плана по выпуску продукции или же нечто иное.

Сегодня данный момент регламентируется ст.№144 Трудового кодекса Российской Федерации – на основании данного положения работодатель самостоятельно может решать, каким образом и в какой форме будет выплачиваться премия.

При этом денежные выплаты подобного типа в обязательном порядке должны соответствующим образом отражаться в бухгалтерском учете.

В противном случае велика вероятность возникновения проблем с налоговыми органами. Данная процедура выполняется следующим образом:

• начисление соответствующей проводкой осуществляется в последний день месяца, при этом фактическая дата выдачи никакого значения не имеет;
• премия в обязательном порядке облагается налогом на доходы физических лиц в размере 13% — при этом отчисления осуществляются в месяц получения данного поощрения (обозначается код дохода 2000);
• осуществляется обложение страховыми взносами (в ПФР, ФСС, ОМС);
• при этом данную сумму необходимо учитывать как расходы на оплату труда при использовании следующих специальных режимов налогообложения:

При этом непосредственно в таблицах бухучета все это отображается следующим образом:

Бухгалтеру прежде, чем приступать к составлению служебной записки и непосредственно самого приказа, следует в обязательном порядке подготовить документальное подтверждение факта того, что премия является именно оплатой труда, но не подарком.

Для этого потребуется:

Имеются некоторые нюансы, связанные с премиями, начисляемыми в связи с какими-либо праздниками (корпоративными, государственными, профессиональными):

Данный момент максимально подробно отражается в Постановлении Президиума ВАС №215/13 от 25.06.13 г. Например, в школе на день учителя нередко выдают премии различной величины.

Условия предоставления

Фактически, единственным условием, соблюдение которого необходимо для получения денежной премии, является желание работодателя. При наличии данного немаловажного фактора все остальное уже полностью не существенно.

Все о приказе на премию за хорошую работу (образец), читайте здесь.

Потребуется только составить соответствующим образом всевозможную сопроводительную документацию. Наиболее важной является именно сопроводительная записка. Она имеет серьезную юридическую силу.

При этом стоит помнить, что премирование можно разделить на две основные категории:

• поощрительного типа вне системы оплаты труда;
• стимулирующего характера – за выполнение должностных обязанностей.

Стоит помнить, что выплата премий вне системы оплаты труда налоговым сбором также должна облагаться, так как фактически является доходом.

Но при этом следует помнить о большом количестве самых разных нюансов, соблюдение которых обязательно – в противном случае велика вероятность возникновения проблем различного рода.

В большинстве случаев величина премии высчитывается исходя из оклада работника. Ежемесячный доход фактически выступает в качестве базы для вычисления величины премии.

Формат получения стимулирующей выплаты обычно осуществляется также, как и оплата труда обычной заработной платой.

Средства могут выдаваться на руки через кассу предприятия наличными, либо просто скидываться на банковский счет безналичным расчетом.

Нормативная база

Нормативная база, касающаяся данного вопроса, чрезвычайно кратка. Она включает в себя:

1. Ст.№144 Трудового кодекса Российской Федерации.
2. Постановление Министерства труда Российской Федерации №32 от 11.11.92 г.
3. Методические рекомендации по совершенствованию организации заработной платы работников учреждений.

При этом часть нормативной базы, на основании которой осуществляется премирование сотрудников, должна быть разработана непосредственно в самой организации.

Она в обязательном порядке должна включать в себя следующие основные элементы:

• показатели, на которые работодатель будет обязан ориентироваться;
• непосредственно условия премирования;
• величина самой премии;
• круг премируемых лиц;
• периодичность премирования;
• основания для осуществления премирования.

Причем обозначенная выше система должна в обязательном порядке устанавливать максимально четкие границы – как величины самой премии, так и оценки деятельности, на основании которой будет осуществляться выплата.

Как формируется служебная записка на премирование работников (образец) ↑

Руководителю, желающему выплатить премию своему подчиненному, лучше всего предварительно ознакомиться с образцом служебной записки на премирование сотрудника.

Так как это позволит избежать допущения наиболее типичных и распространенных ошибок. Что, впоследствии, может привести к возникновению некоторых проблем с налоговой и трудовой инспекциями.

Также следует максимально подробно разобраться со следующими важными вопросами:

• кем составляется?
• подпись;
• пример составления.

Кем составляется

Специальная служебная записка, на основании которой, впоследствии, будет составлен приказ о премировании, должна быть составлена и оформлена соответствующим образом непосредственным начальником сотрудника, которому будет выплачена премия.

Причем не важно, какую именно должность занимает руководитель. Важно лишь соблюдение правил составления документа рассматриваемого типа.

Очень важно помнить, что рассматриваемый документ должен быть в обязательном порядке соответствующим образом подписан.

Причем свою подпись должен поставить именно составитель, являющийся непосредственным начальником сотрудника, которому необходимо будет получить премию.

Помимо самой подписи, которая должна быть в обязательном порядке проставлена в нижней части документа, следует указать также следующие реквизиты:

buhonline24.ru

Служебная записка на списание ТМЦ

Зачем списывать ТМЦ?

Это необходимо для того, чтобы реальное количество ТМЦ соответствовало данным бух. учета. Причины могут быть разные — истечение срока годности, поломка, порча имущества и т.д.

Списываются ТМЦ согласно инструкции, разработанной предприятием. Все материально ответственные лица, работающие с ТМЦ, должны письменно подтвердить то, что они ознакомлены с ней.

Обычно заполнением первичной документации по списанию занимаются работники, ответственные за проверку содержащихся в отчетах сведений. Например, сотрудники бухгалтерии.

При обнаружении материально ответственным лицом испорченного имущества, необходимо провести инвентаризацию. Инициировать ее проведение можно, обратившись с письменной просьбой к руководителю. Для этого составляется служебная записка на списание ТМЦ.

Образец бланка:

Как правильно оформить СЗ?

Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД). Но она часто используется в деловой практике. Оформлять ее желательно в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Документ, о котором мы ведем речь в этой статье, составляется работником, ответственным за ТМЦ, на имя начальника подразделения.

В нем должна содержаться просьба о списании.Также указывается основание для этого и прилагается полный перечень материальных ценностей. СЗ состоит из следующих граф:

• наименование ТМЦ,
• количество,
• балансовая стоимость,
• инвентарный номер.

После составления документ подается на подпись руководителю. После его рассмотрения, в случае принятия решения о необходимости проверки, директор издает и подписывает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22. В нем утверждается состав комиссии, сроки проведения инвентаризации и указывается имущество, которое подлежит следует проверить. На основании приказа начинается процедура инвентаризации. После ее проведения составляется акт, на основании которого испорченное имущество списывается.

Образцы служебной записки

Рассмотрим на нескольких примерах оформление СЗ. Благодаря образцам, вы сможете самостоятельно составить необходимый вам документ.

1. В торговых организациях часто приходится избавляться от испорченного товара. В этом случае работниками магазина составляется служебная записка на списание товара, которая подается на подпись директору магазина.

2. На производстве может возникнуть необходимость в списании материалов, непригодных для изготовления продукции. Если по каким-либо причинам материал невозможно использовать, оформляется служебная записка на списание материалов, образец:

3. Каждый работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников спецодеждой, согласно разработанным нормам выдачи. При износе рабочая одежда списывается, взамен работнику выдается новая. С этой целью заполняется служебная записка на списание спецодежды:

4. При выполнении работ сотрудники используют основные средства компании, которые тоже могут устаревать и нуждаться в замене. Вследствие этого такое имущество следует списывать, а работников обеспечивать современным оборудованием. Ниже вы можете ознакомиться с тем, как выглядит служебная записка на списание основных средств, образец:

clubtk.ru