Исправления вручную в приказе на отпуск

доброе утро!
Скажите, если такая ситуация сложилась — в приказе на отпуск допущена ошибка — период отпуска указан не совсем верно, то есть не учтено, что из-за \праздника нужно было продлить отпускной период на 2 дня. Но сотрудник уже подписал приказ и переподписывать не собирается. Скажите, можно исправить вручную последнюю дату отпуска? или этот приказ будет уже недействительным?

Цитата:
Нельзя забывать о том, что кадровые документы — это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов . И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий.

Внесение исправлений в приказ

Сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ. Служба, ответственная за подготовку приказа, должна представлять на подпись руководителю проект распорядительного документа без помарок, исправлений и грамматических ошибок.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

При обнаружении ошибок в приказе в момент подписания необходимо переписать приказ в исправленном виде. При выявлении существенных ошибок (не грамматических, если грамматическая ошибка не привела к искажению смысла текста) приказ должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа.

Изменить приказ может только лицо, подписавшее этот приказ.

Категорически не допускается зачеркивание, какое-либо исправление или дополнение на подлиннике приказа. Применение подобных приемов может быть признано судом подделкой документа и лишит приказ юридической силы

www.buhonline.ru

Рекомендации.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Трудовой договор.

Охрана труда / Безопасность.

Приказы: форма, нумерация, исправления

Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.

Форма приказа

Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других задач, стоящих перед данным предприятием.

Особенность приказов по личному составу — их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003, и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма N Т-2), личные дела, лицевые счета и другие кадровые документы.

Нельзя забывать о том, что кадровые документы — это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказы по личному составу:
— о приеме на работу (унифицированные формы Т-1, Т-1а);
— о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а);
— о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а);
— о прекращении трудового договора (увольнении) (Т-8, Т-8а);
— о направлении в командировку (Т-9, Т-9а);
— о поощрении (Т-11, Т-11а).

К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Неиспользование унифицированных форм может привести к возникновению проблем при прохождении аудиторских проверок и проверок налоговыми органами, так как для бухгалтеров унифицированные формы являются обязательными для использования. В п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010) указано: «Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты для данного документа».

Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, оформляют в текстовой форме на бланках организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. К текстовым приказам относятся приказы:
— о поручении дополнительной работы (совмещении);
— об изменении условий трудового договора (режима работы, продлении срока договора и др.);
— о переносе отпуска или его продлении;
— об отстранении от работы и допуске к работе после отстранения;
— о применении дисциплинарного взыскания и его снятии;
— об установлении надбавки к окладу;
— об изменении персональных данных работника;
— о присвоении разрядов, классности;
— о направлении работника на курсы повышения квалификации.

Поэтому нельзя признать не имеющим юридическую силу приказ по личному составу, оформленный в произвольной текстовой форме, если в нем учтены все требования к его форме (бланк приказа, подпись руководителя, виза ознакомления работника) и содержанию (все необходимые сведения о работнике и условиях работы, отдыха, поощрения и основание для издания приказа).
Итак, приказы могут оформляться в текстовой или табличной форме. В первом случае требования к оформлению приказа закреплены в государственном стандарте на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, во втором — в унифицированной системе первичной учетной документации.
Приказ в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Внесение исправлений в приказ

Сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ. Служба, ответственная за подготовку приказа, должна представлять на подпись руководителю проект распорядительного документа без помарок, исправлений и грамматических ошибок.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

При обнаружении ошибок в приказе в момент подписания необходимо переписать приказ в исправленном виде. При выявлении существенных ошибок (не грамматических, если грамматическая ошибка не привела к искажению смысла текста) приказ должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа.

Изменить приказ может только лицо, подписавшее этот приказ.

Категорически не допускается зачеркивание, какое-либо исправление или дополнение на подлиннике приказа. Применение подобных приемов может быть признано судом подделкой документа и лишит приказ юридической силы.

Нумерация приказов

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. Ранее можно было опираться хотя бы на Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, где было отмечено, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 2.7.1.3). Но теперь, когда этот документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 11.05.2010 N 260, правовой основы для нумерации не существует. Тем не менее нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему.

Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года. Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, к порядковому номеру обычно добавляют буквенный индекс.

К порядковому номеру распоряжения Президента РФ через дефис добавляются строчные буквы «рп», например N 78-рп, а к порядковому номеру распоряжения Правительства РФ через дефис добавляется буква «р», например N 153-р.

Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой, определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит прежде всего от количества издаваемых приказов.

В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. К порядковому номеру через дефис или косую черту обычно добавляют буквенный индекс «лс» (личный состав) или «к» (кадры). Ряд кадровых служб с индексом «к» регистрирует приказы кратковременных сроков (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках), а с индексом «лс» — остальные приказы по личному составу, которые хранятся 75 лет.

В больших организациях, где количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, количество кадровых приказов также будет очень значительным, каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработка системы индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например:
«п» — приказы о приеме на работу;
«пр» — приказы о приеме на работу рабочих;
«пс» — о приеме специалистов (ИТР);
«к» — командировки;
«вк» — внутренние командировки;
«зк» — загранкомандировки;
«мк» — местные командировки;
«отд» — отпуска без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком, по беременности и родам (срока хранения 75 лет);
«отк» — отпуска учебные и очередные, дополнительные (срок хранения — 5 лет) и т.д.
Иногда, чтобы номера приказов не дублировались в течение года, используют диапазон номеров, разумеется, с запасом. Например, приказы о приеме с N 1 по N 99, об увольнении с N 100 по N 199, о переводе — с N 200 по N 299 и т.д. Творческих идей и фантазии здесь — море. Но только когда окончательно определитесь, введите всю эту нумерационную казуистику официальным документом (приказом, распоряжением), чтобы и руководство, и сотрудники знали и могли безошибочно ориентироваться. И никогда не следуйте принципу, который иногда любят преподносить как аксиому: «Так должно быть везде, потому что так есть у нас». Вариантов много — выбирайте любой!
Каждая организация разрабатывает свои правила и систему регистрации документов, которые закрепляются в локальном нормативном акте (например, в инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству).

1. Худяков А.И. Приказы по кадрам: система и классификация // Кадровик. 2011. N 2. С. 180 — 172.
2. Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Кадровое делопроизводство в 2008 году. М.: А-Приор, 2008. 128 с.
3. Стенюков М.В. Документы отдела кадров. М.: Книга-сервис, 2003.
4. Калачева С.А. Приказы по предприятию. М.: Приор, 2002.

www.hrmaximum.ru

Исправление ошибки нумерации в трудовой книжке

Добрый день, уважаемые форумчане!

У новой сотрудницы обнаружила ошибку в трудовой книжке. По предыдущему месту работы неверная нумерация записей. Продублирован 5й номер записи, т.е. ранее 5/увольнение, потом у предыдущего работодателя 5/приём, 6/увольнение. (Должно было быть — 6/приём на работу, 7/увольнение).
Знаю, что и они, и я на основании копий приказов можем внести исправительные записи.
Верно ли, если эти записи будут следующие:
8/Запись за номером 5 от . числа недействительна. Принята на работу . .
9/ Запись за номером 6 от . числа недействительная. Уволена. .
Или не с 8-го номера записи тут следует начинать? 8-й был бы следующим номеров в случае предыдущей верной нумерации.. Но если использовать его, получается вообще пропущен 7-й. Но и с 7-го тоже как-то нелогично, так как это бы продолжало неверную нумерацию.

Если вы еще не вносили запись о приеме в ТК новой работнице, то можете отдать ТК работнице, чтобы на предыдущем месте работы, где допустили ошибку в ТК исправили данные записи. Для этого работнице необходимо написать заявление о выдаче ТК для внесении исправлений.
Но если вы не хотите отдавать работнице ТК для внесении изменений в ТК, то внесите изменения сами на основании подтверждающих документов.

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2010, N 6

Вопрос: В трудовой книжке в графе «Сведения о награждении (поощрении)» сама запись о награждении внесена правильно, но допущена ошибка в нумерации. После порядкового номера 3 вместо номера 4 стоит номер 10. После этого других записей нет. Как правильно исправить эту ошибку в нумерации?

Ответ: Способ исправления неправильных или ошибочных записей установлен п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек: «Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей». Следовательно, надо поставить цифру 4, написать «Запись за номером 10 недействительна». И повторить всю запись.
Л. Санкина К. и. н., Доцент Кафедры документоведения РГГУ
Подписано в печать 20.05.2010

Спасибо за ответ! Да, изменения внесет предыдущий работодатель, но работница просит написать ей точный текст записей для исправления, чтобы в ее трудовой вновь не ошиблись. Ну и это в моих интересах тоже. С тем, кто исправляет, вопросов у меня нет.
Статью, которую вы прилагаете я прочитала, да, но все равно несколько запуталась с тем, какие именно должны быть номера новых записей в моем случае, так как номер наоборот продублирован и записей ошибочных две.

Давайте попробую на примере:
ООО «Ромашка»
4/ 01.01.2013/ Принята на работу на должность менеджера/ Приказ от № 1 от 01.01.2013
5/ 30.06.2013/ Уволена по собственному желанию.. / Приказ № 2 от 30.06.2013
ООО «Бумажка»
5/ 01.07.2013 / Принята на работу на должность менеджера / Приказ № 1 от 01.07.2013
6/ 15.08.2015 / Уволена по собственному желанию. / Приказ № 2 от 15.08.2015

Это то, что есть.
Сейчас ООО «Бумажка» внесет исправительную запись, какая она должна быть?
Снова пишем наименование организации, так?
ООО «Бумажка»
6/ 15.08.15 / Запись о приеме на работу № 5 от 01.07.15 считать недействительной. Принята на работу с 01.07.2013 г. на должность менеджера. /Приказ № 1 от 0.07.2013.
(здесь у меня сомнения о номере самой записи; уточнения про неверную запись делаю чтобы с верной 5-й не перепутать; и дата записи — дата исправления, поэтому в 3й графе пишу с какого принята на работу, так?)
7/ 15.08.2015/ Запись об увольнении от 15.08.15 № 6 считать недействительной. Уволена по собственному желанию. / Приказ » 2 от 15.08.2015.
(здесь опять же про номер исправляющей записи не понимаю).

www.buhonline.ru

Приказ об исправлении технической ошибки в приказе

Статьи по теме

Если в документально оформленном распоряжении руководства предприятия обнаруживается недочёт, для его исправления необходимо издать приказ об исправлении технической ошибки в приказе. В основе принятия данного документа лежат различные законодательные нюансы.

О наиболее важных из них мы поговорим в статье, где остановимся на следующих вопросах:

  • ключевые моменты исправления технических ошибок в приказах;
  • существующие формы кадровых приказов;
  • составляющие приказа об исправлении технической ошибки в приказе.

Исправление технической ошибки в приказе

Опыт многочисленных российских предприятий свидетельствует, что принимаемые в организациях распоряжения не должны содержать ошибок в принципе. Отдел, который отвечает за подготовку приказа, ещё на этапе формирования документа обязан позаботиться об исключении возможных недочётов. Помарки, исправления или грубые нарушения грамматических правил русского языка недопустимы!

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Если в ходе согласования проект распоряжения подлежит кардинальным изменениям, документ следует заново перепечатать. Затем опять согласовать с руководством. Бумага подписывается лишь при отсутствии новых замечаний.

Когда перед подписанием в распоряжении выявляется малейшая неточность, оно перепечатывается в исправленном виде. Нахождение значительных недочётов позволяет отменить принятый документ или оформить исправление технической ошибки в приказе. Нарушения правил грамматики не относятся к существенным ошибкам за исключением случаев искажения смысла.

Обратите внимание! Изменить принятый ранее приказ имеет право только подписавшее документ ответственное лицо.

В подлинниках распоряжений категорически запрещено зачёркивать, исправлять или дополнять текст. Использование перечисленных приёмов является основанием для судебного органа считать документ поддельным. Как результат – бумага теряет юридическую силу и не принимается во внимание при разрешении спорных ситуаций.

Формы кадровых приказов

Поскольку большинство распоряжений, принимаемых на российских предприятиях, касаются взаимоотношений с сотрудниками, будет нелишним остановиться на их формах. Для начала давайте разберёмся, что такое приказ по личному составу организации. Данный документ представляет собой правовой акт, который издаётся руководством компании в целях решения широкого спектра задач, в том числе кадровых.

Главной особенностью приказов по личному составу является одновременная стандартизация в составе 2 систем. Во-первых, организационно-распорядительная документация (введена ГОСТ Р 6.30-2003). Во-вторых, первичные учётные документы, регламентирующие осуществление и оплату трудовой деятельности. Подробнее о них говорится в постановлении Госкомстата РФ за номером 1 от 05.01.2004.

Принадлежность сразу к 2 унифицированным системам придаёт распорядительной документации по личному составу особую значимость. Приказы такого рода считаются основанием для внесения записей в трудовые книжки, личные карточки или лицевые счета. Как и многие другие кадровые бумаги.

Сегодня документация, регулирующая отношения с работниками, используется для начисления выплат и, как следствие, расчёта налогов. Если какое-либо распоряжение оформляются не по правилам Госкомстата, контролирующие органы получают возможность предъявить организации претензии. Это чревато неприятностями.

Постановление Госкомстата РФ за номером 1 от 05.01.2004 частичным образом стандартизировало форму и содержание первичных учётных документов по учёту трудовой деятельности и её оплаты:

  • о приёме сотрудника на работу;
  • о предоставлении положенного законом отпуска;
  • о прекращении действия трудового договора;
  • о направлении в служебную поездку;
  • о поощрении специалистов;
  • о переводе работника на иную работу.

Пренебрежение стандартизированными формами при принятии приказов по личному составу организации часто приводит к проблемам в процессе налоговых и аудиторских проверок. Особенно это касается бухгалтеров. Для специалистов, учитывающих хозяйственные операции, унифицированные бланки считаются обязательными для использования при выполнении должностных обязанностей.

Распорядительная документация по личному составу, для которых не существует стандартизированных форм, оформляются по правилам ГОСТ Р 6.30-2003. В число подобных документов входят приказы:

  • о совмещении;
  • о изменениях условий трудового соглашения;
  • о переносе или увеличении срока положенного сотруднику отпуска;
  • о отстранении от выполнения трудовой деятельности;
  • о дисциплинарном взыскании;
  • о установлении надбавок к заработной плате;
  • о смене персональных сведений работника;
  • о присвоении классности или разрядов;
  • о направлении на курсы повышения квалификации.

Приказ об исправлении технической ошибки в приказе

В общем случае приказ об исправлении технической ошибки в приказе должен содержать следующую информацию:

  • Название предприятия.
  • Дата, город, номер документа.
  • Название с указанием наименования приказа, куда вносятся исправления.
  • Перечень распоряжений.
  • Должность, ФИО, подпись руководителя.

Рекомендуем материалы по теме:

www.kdelo.ru

Внесение изменений в трудовую книжку: исправление даты увольнения по прежнему месту работы

Добрый день.
А кто инициировал внесение исправительной записи?
Просто я не понимаю, честно говоря, логики. Работника обязаны были ознакомить под роспись в записью об увольнении и как-то странно, что он не обнаружил ошибку сразу же и не обратился с просьбой о внесении исправлений к прежнему работодателю.
На мой взгляд, правильным будет такой вариант записи (см. вложение).

Обратите внимание, что в 4 графе сначала пишется дата приказа, а только потом его номер.

Выдержка из инструкции.
1.2. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя , на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

А у вас получается как-то странно — Вы (уже другой работодатель, не имеющий никакого отношения к предыдущим записям и не несущим ответственности за них), решили через полтора года внести исправления. Александра задала хороший вопрос — на основании чего, чья инициатива?
У Вас нарушена хронология — это раз. После увольнения уже работник работает в другом месте, произведена запись, и вдруг будет запись об аннулировании приказа. Кто эту запись об аннулировании заверит печатью и какой — другой организации? Это не есть правильно. Далее, два — на основании какого документа Вы запись аннулируете — на основании копии? на у Вас заверена тем работодателем, который внес не верную запись? Если нет, то не имеете права Вы вносить изменения, потому как копия — это не документ.

Ответственность за правильность записи в трудовую книжку лежит не только на работодателе, но еще и на работнике, ведь он ставит свою подпись в ТК при увольнении. Если он ее поставил, то он согласился с записями.

Мне кажется, не нужно ничего вносить Вам. Если у работника возникнут какие-либо трудности, то он решит их самостоятельно — все равно его незаверенную копию за основание принимать никто не будет (например, пенсионный фонд) наверняка запросит копии приказов заверенные и еще справки о периодах работы.

www.buhonline.ru

Еще по теме:

  • Решение суда о признании протокола общего собрания собственников недействительным Апелляционное определение СК по гражданским делам Верховного Суда Республики Башкортостан от 04 декабря 2014 г. по делу N 33-17313/2014 (ключевые темы: общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме - протокол общего собрания - выбор […]
  • Документы для субсидии на отопление Порядок оформления субсидии на оплату коммунальных услуг Стоимость коммунальных услуг на сегодняшний день в России многих граждан зачастую ставит в трудное финансовое положение. Высокие цены на газ, электричество, отопление и воду нередко подводят […]
  • Признание и наказание роман Мир Достоевского Жизнь и творчество Достоевского. Анализ произведений. Характеристика героев Меню сайта Признание Раскольникова в убийстве Соне в романе "Преступление и наказание": анализ эпизода Признание Раскольникова в убийстве Соне в […]
  • Войны за испанское наследство итоги Война за Испанское наследство 1701 - 1714 - причины - участники - итоги Содержание: На фото: Битва при Денене (1712 год). Картина Жана Ало Причины войны за Испанское наследство Война за испанское наследство (1701—1714 гг.) — крупнейший […]
  • Налоги в фонды при усн Страховые взносы при УСН «доходы минус расходы» Отправить на почту Страховые взносы при УСН - доходы минус расходы принимают в уменьшение налоговой базы по единому налогу, при условии что они попадают в реестр расходов, содержащийся в ст. 346.16 НК […]
  • Правила выдачи водительских Новые правила выдачи водительского удостоверения В 2016 и 2017 годах произошел ряд изменений в правилах проведения экзаменов и выдачи водительских удостоверений в РФ. Изменения коснулись как оформления удостоверения, так и методики приема […]