График отпусков правила внесения изменений
Как правильно внести изменения в график отпусков
Составление расписания отпусков вменено в обязанность каждой организации. Обычно его разрабатывают загодя: за 2 недели до наступления следующего календарного года и утверждают приказом начальника. Согласно нормам ст. 123 ТК РФ, соблюдение графика отпусков – обязательно для нанимателя и работника. В связи с этим у многих специалистов кадровой службы возникает вопрос: разрешено ли внесение изменений в график отпусков, какие именно документы необходимо подготовить в этом случае? Как вносить изменения в график при переносе отпуска? Как корректировать график при приеме нового сотрудника? Давайте разбираться.
По каким основаниям можно переносить отдых
С подачи работодателя отдых сотрудника можно переносить в таких случаях:
- важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
- переструктурирование компании (слияние, дробление, перепрофилирование, значительное сокращение штата и т. п.);
- внедрение инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
- внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
- срочная командировка в связи с производственной необходимостью;
- болезнь руководителя, должностные обязанности которого можно переложить только на ограниченный круг лиц (в частности – на заместителя начальника отдела, управления).
В этих случаях перенос должен быть обязательно согласован с работником. Отсутствие возражений по поводу уточнения даты или периода отдыха сотрудник должен отразить на приказе о переносе отпуска. Либо можно составить отдельный документ, где он прямо выразит согласие на перенос своего отдыха.
Веские причины изменения графика отпусков могут возникать не только у работодателя, но и у подчиненного. Среди принимаемых во внимание причин, требующих переноса времени отдыха сотрудника, обычно называют финансовые, семейные или личные обстоятельства. К ним относят: болезнь, возможный декрет, необходимость отдыха в определённые периоды (например, одновременно с супругом).
Руководитель фирмы вправе самостоятельно определить, являются ли основания для переноса времени отдыха значимыми. Нередко бывает и так, что заявление на изменение графика отпуска остаётся без удовлетворения. Тогда сотрудник отправляется отдыхать в тот период, который был запланирован изначально. Также см. «График отпусков».
Вносим коррективы по правилам
На практике документ, составленный заблаговременно, редко, когда может оставаться в неизменном состоянии. Иногда возникают ситуации, требующие внесения в него корректировок. Особенно это относится к крупным организациям. О том, можно ли вносить изменения график отпусков, российское законодательство умалчивает. Соответствующих норм нет ни в ТК РФ, ни в самих указаниях по заполнению такого рода документов.
Однако практикующие кадровики уверены: вносить уточнения необходимо по ряду причин. Во-первых, неактуальность информации в графике может повлечь за собой претензии со стороны трудовых инспекторов. Предоставление отдыха вне установленных дат может привести к штрафным санкциям. Во-вторых, внеплановое отсутствие сотрудников может поставить под удар бесперебойную работу компании, а также создать проблемы для бухгалтерии, которая создает и держит ориентир на резервы оплаты соответствующих расходов.
Внесение корректировок в график должно быть санкционировано руководителем. С этой целью составляют приказ об изменении графика отпусков, на основании которого соответствующие уточнения вносятся в унифицированную форму за № Т-7, утверждённую 05.01.2004 постановлением Госкомстата № 1. См. также «Приказ об утверждении графика отпусков по форме Т-7».
Так что учтите: законодательством не установлены правила, необходимые для соблюдения в этих случаях. Однако в зависимости от конкретной ситуации график можно модифицировать разными способами.
Принят новый сотрудник
Если в течение года в компанию пришли новые люди, вносить изменения в действующий график не нужно. Наниматель имеет право предоставить таким работникам возможность отдохнуть в любое время, если это не нанесёт ущерба организации и ее бизнес-процессам. Делают это на основании письменного заявления заинтересованных лиц.
Если организация всё-таки решает документально зафиксировать изменение графика отпусков при приёме нового сотрудника, разумно составить дополнение к уже действующему расписанию отдыха. Его обычно оформляют в виде отдельного документа по установленной форме. При этом в столбце «Примечания» необходимо указать дату поступления на работу нового сотрудника.
Смена запланированной даты отдыха
Все прочие корректировки графика обычно связаны с тем, что работник вынужден отдыхать ранее или позднее установленного для него срока. В этом случае изменения в график отпусков в 2018 году следует вносить во следующей схеме: запланированную дату начала события, проставленную в графе 6, не меняют, а все необходимые сведения о переносе начала отпуска или изменении его длительности отражают в графах 8–10.
Заметим, что далеко не все работники кадровых служб знают, как внести изменения в график отпусков в соответствии с законом. В частности, многие из них забывают о нормах ст. 123 ТК РФ. В ней написано, что если работник имеет право уйти в отпуск в определённом месяце, то за 2 недели до предполагаемого начала отдыха он должен написать заявление с указанием конкретной даты. Именно её нужно проставить в графе 8.
Требование о том, что сотрудники обязаны предупреждать нанимателя о дате начала отпуска не позднее чем за полмесяца, желательно закрепить во внутрифирменном нормативном акте – приказе или распоряжении. Также ничто не мешает внести соответствующий пункт в положение об оплате труда. Причём все работники компании обязаны внимательно изучить данные документы. Это же касается и приказа о внесении изменений в график отпусков: с ним должны познакомиться под расписку все заинтересованные сотрудники.
Имейте в виду, что некоторые работники организации имеют право взять отпуск в любое подходящее для них время. К ним относят:
- подростков моложе 18 лет;
- совместителей; они отдыхают одновременно на основном и дополнительном месте работы;
- сотрудницы, планирующие уйти в декрет;
- мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
- работники, имеющие двух и более детей определенного возраста (до 12 лет);
- почётные доноры;
- супруги военнослужащих, отдыхающие одновременно с мужем;
- некоторые категории чернобыльцев;
- работники, усыновившие младенца в возрасте до трех месяцев;
- иные категории в соответствии с нормами ст. 322 ТК РФ.
Если сотрудник, относящийся к одной из этих категорий, решил перенести запланированную дату начала отпуска, изменение графика отпусков по инициативе работника не производят. В этом случае достаточно внести соответствующие данные в уже действующий документ:
- в 8 графе – отражают сведения о заявлении работника с просьбой перенести время отдыха;
- в графе 9 – указывают новую дату предполагаемого отпуска;
- в 10 графе – записывают категорию работника, имеющего право на использование отпуска в любое время.
Найти утверждённый образец изменения графика отпусков в нормативных документах не получится. Поэтому для вашего удобства ниже приведена примерная форма скорректированного графика, которая информативна и удобна для работы.
buhguru.com
Как правильно внести изменения в график отпусков
Составление расписания отпусков вменено в обязанность каждой организации. Обычно его разрабатывают загодя: за 2 недели до наступления следующего календарного года и утверждают приказом начальника. Согласно нормам ст. 123 ТК РФ, соблюдение графика отпусков – обязательно для нанимателя и работника. В связи с этим у многих специалистов кадровой службы возникает вопрос: разрешено ли внесение изменений в график отпусков, какие именно документы необходимо подготовить в этом случае? Как вносить изменения в график при переносе отпуска? Как корректировать график при приеме нового сотрудника? Давайте разбираться.
По каким основаниям можно переносить отдых
С подачи работодателя отдых сотрудника можно переносить в таких случаях:
- важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
- переструктурирование компании (слияние, дробление, перепрофилирование, значительное сокращение штата и т. п.);
- внедрение инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
- внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
- срочная командировка в связи с производственной необходимостью;
- болезнь руководителя, должностные обязанности которого можно переложить только на ограниченный круг лиц (в частности – на заместителя начальника отдела, управления).
В этих случаях перенос должен быть обязательно согласован с работником. Отсутствие возражений по поводу уточнения даты или периода отдыха сотрудник должен отразить на приказе о переносе отпуска. Либо можно составить отдельный документ, где он прямо выразит согласие на перенос своего отдыха.
Веские причины изменения графика отпусков могут возникать не только у работодателя, но и у подчиненного. Среди принимаемых во внимание причин, требующих переноса времени отдыха сотрудника, обычно называют финансовые, семейные или личные обстоятельства. К ним относят: болезнь, возможный декрет, необходимость отдыха в определённые периоды (например, одновременно с супругом).
Руководитель фирмы вправе самостоятельно определить, являются ли основания для переноса времени отдыха значимыми. Нередко бывает и так, что заявление на изменение графика отпуска остаётся без удовлетворения. Тогда сотрудник отправляется отдыхать в тот период, который был запланирован изначально. Также см. «График отпусков».
Вносим коррективы по правилам
На практике документ, составленный заблаговременно, редко, когда может оставаться в неизменном состоянии. Иногда возникают ситуации, требующие внесения в него корректировок. Особенно это относится к крупным организациям. О том, можно ли вносить изменения график отпусков, российское законодательство умалчивает. Соответствующих норм нет ни в ТК РФ, ни в самих указаниях по заполнению такого рода документов.
Однако практикующие кадровики уверены: вносить уточнения необходимо по ряду причин. Во-первых, неактуальность информации в графике может повлечь за собой претензии со стороны трудовых инспекторов. Предоставление отдыха вне установленных дат может привести к штрафным санкциям. Во-вторых, внеплановое отсутствие сотрудников может поставить под удар бесперебойную работу компании, а также создать проблемы для бухгалтерии, которая создает и держит ориентир на резервы оплаты соответствующих расходов.
Внесение корректировок в график должно быть санкционировано руководителем. С этой целью составляют приказ об изменении графика отпусков, на основании которого соответствующие уточнения вносятся в унифицированную форму за № Т-7, утверждённую 05.01.2004 постановлением Госкомстата № 1. См. также «Приказ об утверждении графика отпусков по форме Т-7».
Так что учтите: законодательством не установлены правила, необходимые для соблюдения в этих случаях. Однако в зависимости от конкретной ситуации график можно модифицировать разными способами.
Принят новый сотрудник
Если в течение года в компанию пришли новые люди, вносить изменения в действующий график не нужно. Наниматель имеет право предоставить таким работникам возможность отдохнуть в любое время, если это не нанесёт ущерба организации и ее бизнес-процессам. Делают это на основании письменного заявления заинтересованных лиц.
Если организация всё-таки решает документально зафиксировать изменение графика отпусков при приёме нового сотрудника, разумно составить дополнение к уже действующему расписанию отдыха. Его обычно оформляют в виде отдельного документа по установленной форме. При этом в столбце «Примечания» необходимо указать дату поступления на работу нового сотрудника.
Смена запланированной даты отдыха
Все прочие корректировки графика обычно связаны с тем, что работник вынужден отдыхать ранее или позднее установленного для него срока. В этом случае изменения в график отпусков в 2018 году следует вносить во следующей схеме: запланированную дату начала события, проставленную в графе 6, не меняют, а все необходимые сведения о переносе начала отпуска или изменении его длительности отражают в графах 8–10.
Заметим, что далеко не все работники кадровых служб знают, как внести изменения в график отпусков в соответствии с законом. В частности, многие из них забывают о нормах ст. 123 ТК РФ. В ней написано, что если работник имеет право уйти в отпуск в определённом месяце, то за 2 недели до предполагаемого начала отдыха он должен написать заявление с указанием конкретной даты. Именно её нужно проставить в графе 8.
Требование о том, что сотрудники обязаны предупреждать нанимателя о дате начала отпуска не позднее чем за полмесяца, желательно закрепить во внутрифирменном нормативном акте – приказе или распоряжении. Также ничто не мешает внести соответствующий пункт в положение об оплате труда. Причём все работники компании обязаны внимательно изучить данные документы. Это же касается и приказа о внесении изменений в график отпусков: с ним должны познакомиться под расписку все заинтересованные сотрудники.
Имейте в виду, что некоторые работники организации имеют право взять отпуск в любое подходящее для них время. К ним относят:
- подростков моложе 18 лет;
- совместителей; они отдыхают одновременно на основном и дополнительном месте работы;
- сотрудницы, планирующие уйти в декрет;
- мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
- работники, имеющие двух и более детей определенного возраста (до 12 лет);
- почётные доноры;
- супруги военнослужащих, отдыхающие одновременно с мужем;
- некоторые категории чернобыльцев;
- работники, усыновившие младенца в возрасте до трех месяцев;
- иные категории в соответствии с нормами ст. 322 ТК РФ.
Если сотрудник, относящийся к одной из этих категорий, решил перенести запланированную дату начала отпуска, изменение графика отпусков по инициативе работника не производят. В этом случае достаточно внести соответствующие данные в уже действующий документ:
- в 8 графе – отражают сведения о заявлении работника с просьбой перенести время отдыха;
- в графе 9 – указывают новую дату предполагаемого отпуска;
- в 10 графе – записывают категорию работника, имеющего право на использование отпуска в любое время.
Найти утверждённый образец изменения графика отпусков в нормативных документах не получится. Поэтому для вашего удобства ниже приведена примерная форма скорректированного графика, которая информативна и удобна для работы.
buhguru.com
Как правильно внести изменения в график отпусков
Составление расписания отпусков вменено в обязанность каждой организации. Обычно его разрабатывают загодя: за 2 недели до наступления следующего календарного года и утверждают приказом начальника. Согласно нормам ст. 123 ТК РФ, соблюдение графика отпусков – обязательно для нанимателя и работника. В связи с этим у многих специалистов кадровой службы возникает вопрос: разрешено ли внесение изменений в график отпусков, какие именно документы необходимо подготовить в этом случае? Как вносить изменения в график при переносе отпуска? Как корректировать график при приеме нового сотрудника? Давайте разбираться.
По каким основаниям можно переносить отдых
С подачи работодателя отдых сотрудника можно переносить в таких случаях:
- важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
- переструктурирование компании (слияние, дробление, перепрофилирование, значительное сокращение штата и т. п.);
- внедрение инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
- внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
- срочная командировка в связи с производственной необходимостью;
- болезнь руководителя, должностные обязанности которого можно переложить только на ограниченный круг лиц (в частности – на заместителя начальника отдела, управления).
В этих случаях перенос должен быть обязательно согласован с работником. Отсутствие возражений по поводу уточнения даты или периода отдыха сотрудник должен отразить на приказе о переносе отпуска. Либо можно составить отдельный документ, где он прямо выразит согласие на перенос своего отдыха.
Веские причины изменения графика отпусков могут возникать не только у работодателя, но и у подчиненного. Среди принимаемых во внимание причин, требующих переноса времени отдыха сотрудника, обычно называют финансовые, семейные или личные обстоятельства. К ним относят: болезнь, возможный декрет, необходимость отдыха в определённые периоды (например, одновременно с супругом).
Руководитель фирмы вправе самостоятельно определить, являются ли основания для переноса времени отдыха значимыми. Нередко бывает и так, что заявление на изменение графика отпуска остаётся без удовлетворения. Тогда сотрудник отправляется отдыхать в тот период, который был запланирован изначально. Также см. «График отпусков».
Вносим коррективы по правилам
На практике документ, составленный заблаговременно, редко, когда может оставаться в неизменном состоянии. Иногда возникают ситуации, требующие внесения в него корректировок. Особенно это относится к крупным организациям. О том, можно ли вносить изменения график отпусков, российское законодательство умалчивает. Соответствующих норм нет ни в ТК РФ, ни в самих указаниях по заполнению такого рода документов.
Однако практикующие кадровики уверены: вносить уточнения необходимо по ряду причин. Во-первых, неактуальность информации в графике может повлечь за собой претензии со стороны трудовых инспекторов. Предоставление отдыха вне установленных дат может привести к штрафным санкциям. Во-вторых, внеплановое отсутствие сотрудников может поставить под удар бесперебойную работу компании, а также создать проблемы для бухгалтерии, которая создает и держит ориентир на резервы оплаты соответствующих расходов.
Внесение корректировок в график должно быть санкционировано руководителем. С этой целью составляют приказ об изменении графика отпусков, на основании которого соответствующие уточнения вносятся в унифицированную форму за № Т-7, утверждённую 05.01.2004 постановлением Госкомстата № 1. См. также «Приказ об утверждении графика отпусков по форме Т-7».
Так что учтите: законодательством не установлены правила, необходимые для соблюдения в этих случаях. Однако в зависимости от конкретной ситуации график можно модифицировать разными способами.
Принят новый сотрудник
Если в течение года в компанию пришли новые люди, вносить изменения в действующий график не нужно. Наниматель имеет право предоставить таким работникам возможность отдохнуть в любое время, если это не нанесёт ущерба организации и ее бизнес-процессам. Делают это на основании письменного заявления заинтересованных лиц.
Если организация всё-таки решает документально зафиксировать изменение графика отпусков при приёме нового сотрудника, разумно составить дополнение к уже действующему расписанию отдыха. Его обычно оформляют в виде отдельного документа по установленной форме. При этом в столбце «Примечания» необходимо указать дату поступления на работу нового сотрудника.
Смена запланированной даты отдыха
Все прочие корректировки графика обычно связаны с тем, что работник вынужден отдыхать ранее или позднее установленного для него срока. В этом случае изменения в график отпусков в 2018 году следует вносить во следующей схеме: запланированную дату начала события, проставленную в графе 6, не меняют, а все необходимые сведения о переносе начала отпуска или изменении его длительности отражают в графах 8–10.
Заметим, что далеко не все работники кадровых служб знают, как внести изменения в график отпусков в соответствии с законом. В частности, многие из них забывают о нормах ст. 123 ТК РФ. В ней написано, что если работник имеет право уйти в отпуск в определённом месяце, то за 2 недели до предполагаемого начала отдыха он должен написать заявление с указанием конкретной даты. Именно её нужно проставить в графе 8.
Требование о том, что сотрудники обязаны предупреждать нанимателя о дате начала отпуска не позднее чем за полмесяца, желательно закрепить во внутрифирменном нормативном акте – приказе или распоряжении. Также ничто не мешает внести соответствующий пункт в положение об оплате труда. Причём все работники компании обязаны внимательно изучить данные документы. Это же касается и приказа о внесении изменений в график отпусков: с ним должны познакомиться под расписку все заинтересованные сотрудники.
Имейте в виду, что некоторые работники организации имеют право взять отпуск в любое подходящее для них время. К ним относят:
- подростков моложе 18 лет;
- совместителей; они отдыхают одновременно на основном и дополнительном месте работы;
- сотрудницы, планирующие уйти в декрет;
- мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
- работники, имеющие двух и более детей определенного возраста (до 12 лет);
- почётные доноры;
- супруги военнослужащих, отдыхающие одновременно с мужем;
- некоторые категории чернобыльцев;
- работники, усыновившие младенца в возрасте до трех месяцев;
- иные категории в соответствии с нормами ст. 322 ТК РФ.
Если сотрудник, относящийся к одной из этих категорий, решил перенести запланированную дату начала отпуска, изменение графика отпусков по инициативе работника не производят. В этом случае достаточно внести соответствующие данные в уже действующий документ:
- в 8 графе – отражают сведения о заявлении работника с просьбой перенести время отдыха;
- в графе 9 – указывают новую дату предполагаемого отпуска;
- в 10 графе – записывают категорию работника, имеющего право на использование отпуска в любое время.
Найти утверждённый образец изменения графика отпусков в нормативных документах не получится. Поэтому для вашего удобства ниже приведена примерная форма скорректированного графика, которая информативна и удобна для работы.
buhguru.com
Внесение изменений в график отпусков
Статьи по теме
Порядок внесения изменений в график отпусков в значительной степени зависит от того, чем именно вызвана необходимость переноса отпуска сотрудника.
Из статьи вы узнаете:
График отпусков
Составление графика отпусков является обязательной процедурой для работодателей. Она предусмотрена положениями ст. 123 ТК РФ, которая указывает на него как на основной документ, определяющий порядок направления сотрудников в ежегодные оплачиваемые отпуска. При этом для работника указанный документ является таким же обязательным к исполнению, как и для работодателя.
Подробнее о внесении изменений в график отпусков читайте в статьях:
Необходимость составления графика обусловлена в первую очередь потребностью организации в грамотном планировании производственного процесса с тем, чтобы избежать серьезных сбоев в нем при одновременном уходе в отпуск ключевых сотрудников.
Скачайте документы по теме:
Кроме того, при составлении графика отпусков необходимо учесть следующие факторы:
- технологические особенности производства;
- характер распределения обязанностей между работниками и степень интенсивности их участия в различных фазах производственного процесса;
- наличие сезонности в работе организации;
- иные специфические характеристики ее деятельности.
Помимо этого, работодатель также может учесть пожелания сотрудников в части дат предоставления отпуска. При этом, однако, действующее законодательство не обязывает его принимать во внимание эти сведения. А вот если в компании имеется действующая профсоюзная организация, мнение ее членов нужно учесть при составлении графика отпусков.
Отпуска, отражаемые в графике
Планируя составление графика отпусков, работодателю необходимо иметь в виду, что в нем отражаются только следующие виды отдыха, предоставляемого работнику:
- очередной основной оплачиваемый отпуск;
- дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный статьями 116-119 ТК РФ и другими нормативно-правовыми актами;
- оплачиваемый отпуск, не использованный сотрудником в прошлом году и в связи с этим перенесенный на следующий календарный год (при необходимости).
Таким образом, другие виды отпусков, включая отпуск по беременности и родам, отпуск за свой счет или отпуск по уходу за ребенком не подлежат включению в график. А вот для работников, которые в очередном календарном году планируют использовать разные виды отпусков, предусмотрен особый порядок фиксации соответствующих сведений в этом документе.
Составление графика отпусков
Разработка графика отпусков осуществляется целиком на следующий календарный год в конце предыдущего. Окончательно утвердить указанный документ необходимо не позднее 17 декабря завершающегося года. Такой график утверждается лично руководителем организации, а вот подписывать его должен руководитель кадровой службы. Оформление графика в компаниях, которые в своей работе используют унифицированные формы документов, осуществляется с использованием бланка № Т-7. Остальные предприятия могут применять собственные формы для этого документа.
Ознакомление с содержанием графика отпусков
Что касается ознакомления с содержанием графика, то здесь не все так просто. Это связано с тем, что его правовой статус в действующем законодательстве не определен. Некоторые работники кадровых служб считают, что он не относится к локальной нормативной документации, а представляет собой организационно-распорядительный документ. Другие все же рассматривают его именно как локальный нормативный акт, из чего вытекают требования к порядку ознакомления с ним сотрудников. Прочтите наш материал, чтобы понять, какой вариант вам ближе.
Направление сотрудника в отпуск по графику
Работника, у которого приближается очередной оплачиваемый отпуск, необходимо в письменной форме предупредить о конкретной дате его начала не позже, чем за две недели до ее наступления. Такой порядок установлен ст. 123 ТК РФ. Порядок такого уведомления определяется работодателем самостоятельно, и спектр возможных вариантов для этой ситуации достаточно широк. Например, можно использовать для этих целей унифицированные формы, утвержденные Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.:
О том, какие варианты могут использовать компании, отказавшиеся от применения унифицированных форм, мы рассказываем в этой статье.
Изменение графика отпусков
Тем не менее, опытные работники кадровых служб знают, что на практике неукоснительное соблюдение принятого графика отпусков в течение всего года — большая редкость. В списке причин, которые приводят к необходимости внесения изменений в график отпусков, наиболее популярными можно назвать следующие:
- изменение дат ухода в отпуск по инициативе работника;
- необходимость внесения изменений в график отпусков в связи с особенностями производственного процесса.
Во всех этих случаях изменения в графике отпусков потребуют правильного документального оформления. Строгий порядок этой процедуры в актуальном законодательстве не прописан, поэтому работодатели определяют его по своему усмотрению. Для формирования четкого алгоритма, понятного как для кадровой службы, так и для самих работников, направляемых в отпуск, целесообразно отразить механизм утверждения графика отпусков и внесения изменений в график отпусков в локальном нормативном документе — например, положении об отпусках.
Перенос отпуска по инициативе работника
Действующее трудовое законодательство предусматривает ряд ситуаций, в которых сотрудник может потребовать перенести отпуск. В перечисленных случаях удовлетворение такого требования является обязанностью, а не правом работодателя:
Во всех этих случаях работодатель переносит ранее запланированный отпуск на новые даты с учетом пожеланий работника. Вместе с тем, в некоторых случаях перенос отпуска, даже по инициативе работника, запрещается.
Основание для внесения изменений в график отпусков
Как правило, первым этапом этой процедуры является документальное оформление причины изменения действующего графика отпусков на предприятии. Конкретный вариант такого оформления определяется в зависимости от того, произошло ли изменение графика отпусков по инициативе работника или работодателя:
Компаниям, которые в своей работе достаточно часто сталкиваются с такими ситуациями, можно посоветовать использовать удобные механизмы оптимизации документооборота. О них мы рассказываем в этой статье.
Внесение изменений в график отпусков при приеме нового сотрудника
Вопрос о том, как внести изменения в график отпусков при приеме на работу новых сотрудников, актуален для многих работодателей. В рамках актуального трудового законодательства работодатель может сделать это двумя способами:
- оформить приложение к действующему в организации графику, в котором будут отражены дополнительные сведения об отдыхе, запланированном для новых работников;
- внести информацию об отпуске в личную карточку работника, не вписывая ее в общий график отпусков.
Если сведения об отпуске новых сотрудников оформляются в виде приложения к графику, эти обновления необходимо согласовать с представителями профсоюза. При этом в обоих случаях все кадровые документы, включая записку-расчет и приказ о предоставлении отпуска, оформляются в обычном порядке — даже если работодатель предпочел не вносить изменения в график, ограничившись отметкой в личной карточке работника. Нужно ли в этой ситуации получать от работника заявление на отпуск — узнайте из нашего материала.
Оформление приказа о внесении изменений в график отпусков
Вне зависимости от того, по какой причине даты отпуска того или иного сотрудника подверглись изменениям, работодателю потребуется оформить приказ о переносе отпуска. Стандартизованная форма такого документа действующим законодательством не предусмотрена, поэтому составьте приказ по образцу, принятому в организации.
В обязательном порядке необходимо отразить:
- прежние планируемые даты отпуска сотрудника;
- новые даты предоставления отпуска этому работнику;
- основания для переноса отпуска со ссылкой на реквизиты документа, в котором они зафиксированы;
- указания для сотрудников предприятия, например, работников кадровой службы, в связи с изданием данного приказа.
Удобная форма приказа о внесении изменений с пояснениями относительно порядка ее заполнения приведена в этом материале. Работника необходимо в установленном порядке ознакомить с его содержанием не позднее, чем в течение трех дней с момента подписания.
Обратите внимание! Поскольку приказ о внесении изменений в график отпусков относится к приказам по личному составу, его необходимо хранить в компании в течение пяти лет.
Внесение изменений в действующий график отпусков
На основании подписанного приказа о переносе отпуска работники кадровой службы вносят изменения в действующий график отпусков. В случае, если для ведения этого графика в компании применяется форма № Т-7, это делается следующим образом:
- в графе 8 отражаются реквизиты приказа о переносе дат отпуска для работника;
- в графе 9 отражается новая дата начала отпуска;
- в графе 10 указывается причина переноса отпуска. В случае, если работник уже успел использовать часть положенного ему отдыха и был отозван из отпуска по инициативе работодателя, в рассматриваемой графе фиксируется дата его досрочного возвращения к работе. Здесь же прописываются прочие примечания относительно порядка предоставления отпуска конкретному сотруднику.
Компании, которые ведут график отпусков по самостоятельно разработанной форме, вносят изменения в этот документ в соответствии с его содержанием. Не забудьте также указать сведения о переносе отпуска в личной карточке работника. В нашей статье мы приводим конкретный пример работы кадровика в случае необходимости внесения изменений в график отпусков.
www.kdelo.ru
Процесс составления графика отпусков: правила оформления и внесения изменений
График отпусков составляется в каждой организации.
Этот документ является обязательным как для директора, так и для подчиненного.
Когда можно вносить в него изменения, да и можно ли вообще — на этот вопрос не сразу ответят даже некоторые предприниматели.
Но, дабы помочь простым сотрудникам и начальству разобраться в данном казалось бы на первый взгляд сложном документе, наши специалисты составили данную статью с необходимой информацией о графике отпусков.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !
В данной секции вы узнаете точное определение графика отпусков: правила оформления и внесение изменений в него. Итак, график отпусков — это расписание плановых каникул всех сотрудников, составленное с таким расчетом, чтобы не оказалось так, что офис пуст, потому что все уехали на дачи.
График отпусков составляется кадровой службой или руководящим лицом и утверждается генеральным директором компании раз в год , обычно до первого января следующего года.
Ведение его обязательно (Федеральный закон № 402-ФЗ )- несоблюдение этого правила может повлечь ответственность за нарушения законов о труде и штраф.
Этот документ является незыблемым для всех служащих компании. Чтобы оповестить сотрудника о приближающемся отпуске составляется лист ознакомления с графиком.
В особых случаях в него вносятся изменения, одновременно с выходом специального приказа руководства, который обязательно должен быть согласован с профсоюзом.
К таким случаям относятся ситуации:
- сотрудник переносит отпуск;
- внеплановые каникулы;
- отзыв кого-либо с отдыха;
- отпуск разбили на несколько частей;
- принятие новых кадров.
Перенести отпуск может сам работник (по согласованию с директором), или же инициатором переноса может стать босс. В последнем случае он должен письменно попросить сотрудника об этом, с указанием причин (понятно, что они должны быть более чем серьезными), почему его присутствие на производстве крайне важно именно в это время.
Как внести изменения в график отпусков?
В любом случае, что бы ни означало внесение изменений в график отпусков, это должно быть отражено на бумаге. Соответственно, в утвержденный график (форма Т-7) в любом случае должны вноситься изменения. Для этого заполняются специально предназначенные для этого графы, а именно — седьмая, восьмая и девятая.
Итак, первое действие, которое должно быть осуществлено в вопросе: «Как вносить изменения в график отпусков?» — составление приказа об этом самом изменении. Данный документ должен быть составлен и утверждён генеральным директором.
Приказ о внесении изменений в график отпусков составляется от первого лица в произвольной форме, но в любом случае содержит:
- название фирмы;
- данные и должность сотрудника, о котором идет речь;
- основание для внесения изменений.
Приказ обязательно должен быть представлен для ознакомления тому сотруднику, о котором в нем идет речь. Потом новшества отражают в:
- учетной карточке;
- табели дней;
- собственно графике отпусков.
На картинке вы можете увидеть образец приказа об изменении графика отпусков:
Перенос отпуска по инициативе работника
Давайте рассмотрим, конкретную ситуацию, при которой возникают вопросы: «Как внести изменения в график отпусков при переносе отпуска?», «Как перенести отпуск в графике отпусков?».
В этом случае сотрудник сперва подает заявление руководителю с просьбой перенести отдых, также указывается причина такого пожелания. Далее босс издает соответствующий приказ о переносе отпуска в графике отпусков.
Например. «ООО «Триада». Я, Иванов Петр Борисович, не возражаю против перенесения отпуска Сидорова А.А. с 20 июля 2016 года на 20 сентября 2016 года на основании его заявления от 1 июля 2016 года. Далее ставится подпись и дата, также печать организации.
Тогда же вносится изменение в график.
Отзыв сотрудника из отпуска
Похожим образом отображается и вариант отзыва сотрудника из отпуска. Правда, следует оговориться:
- это возможно только по согласию самого отзываемого сотрудника. Причем неважно. что случилось — пришла ли проверка или разом заболели все остальные кадры из нужного отдела (Постановление Пленума Верховного Суда РФ № 2 от 17 марта 2004 года);
- категорически не допускается отзывать беременных, несовершеннолетних и трудящихся на вредном производстве.
На картинке представлен образец изменения проделанного в случае досрочного отзыва сотрудника из отпуска:
Какой перечень документов необходим для переноса отпуска, читайте здесь.
Досрочный выход сотрудника из отпуска
Как делается дополнение к графику отпусков в случае досрочного выхода из отпуска одного из сотрудников? Сперва составляется докладная записка на имя первого лица компании с указанием причины.
Например: генеральному директору ООО «Триада» Иванову П.Б. В связи с налоговой проверкой и необходимостью осмотра помещений склада прошу вызвать заведующую складом Степанову из оплачиваемого отпуска. Главный бухгалтер Петрова».
Должна стоять дата и подпись. Документ должен быть должным образом зарегистрирован в этот же день в журнале регистрации докладных записок. Далее ген.директор на докладной записке ставит резолюцию — уполномочивает соответствующего служащего подготовить проект приказа к отзыву упомянутой Степановой из отпуска.
Понятное дело, что не факт, что письменное уведомление можно вручить. Человек может находиться на заграничном курорте.
Потому достаточно в этом случае обойтись его устным согласием по телефону.
Итак, до зав.складом, которая в этот момент находилась на даче, удалось дозвониться и она согласилась выйти на работу.
Следующим этапом босс издает приказ по личному составу.
В нем обязательно должны содержаться требования, помимо отзыва названной служащей, перерасчитать суммы, положенные для отпуска — это к главному бухгалтеру, а также предоставить Степановой в тот или иной период «догулять» ее неиспользованный кусок отпуска. Или присоединить его к плановому отдыху на следующий год — это к руководителю кадровой службы.
Под приказом ставятся подписи и печать организации. Документ должен быть зарегистрирован в особом журнале, предназначенном для приказов , касающихся организации отпусков.
В табель учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13)вносятся соответствующие изменения, равно как и в личную карточку работника (фактическое число отгулянных дней и фактические даты начала и окончания отдыха).
После этого вносятся изменения в график отпусков — то есть отображаются фактические даты, когда ушел, когда прибыл. В графе для примечаний указывается причина несоответствия с планируемыми.
Для перерасчёта отпускных, в случае ошибок в отпускных документах кадровой службы вас понадобится выписка из графика, как её оформить читайте далее.
Прием новых сотрудников
Как внести изменения в график отпусков при приеме нового сотрудника? Для этого используется приложение к уже существующему расписанию. Руководитель издает приказ, в котором содержится фраза о принятии указанных людей на работу, а также о внесении их в график отпусков на, к примеру, 2016 год, согласно приложению.
Для составления приложения берется бланк старого графика, в «шапке» меняется название на, соответственно, слово «приложение…», указывается год. Далее форма заполняется согласно правилам.
Сотрудник ушел в отпуск не по графику
По соглашению с начальником любой кадр может это сделать (ст. 123, 124 ТК РФ).
Процедура, собственно, та же — сперва гражданин пишет на имя генерального директора соответствующее заявление.
Он же в ответ ставит резолюцию «не возражаю» и издает приказ.
На главного бухгалтера возлагается обязанность отразить событие в графике.
Для этого он заполняет графы 7, 8 и 9.
Так в седьмой и девятой ставится новая дата, в восьмой — дата, когда был издан распорядительный документ.
Будьте предельно внимательны. когда вносите изменения в график отпусков, ведь многие заблуждаются считая график отпусков неважным и необязательным документом.
Разделение отпуска на части по инициативе работника
Отдых может быть разбит на части — опять же при согласии главы фирмы (ст. 125 ТК). «Перекрою» подлежит только та часть, которая больше двух недель (Конвенция МОТ «О ежегодных оплачиваемых отпусках»).
В этом случае гражданин пишет заявление на имя главы компании, он в свою очередь ставит резолюцию, что не возражает. После этого ставятся изменения в график (заполняются 8 и 9 графы).
Иными словами, что бы ни случилось — пополнение ли коллектива, или же требуется присутствие кого-то, кто улетел отдыхать — это должно быть соответствующим образом оформлено и отражено в графике.
moyafirma.com