Форма реестра на оплату

Планово-экономический отдел

Блог о экономике, финансах и управлении предприятием

Управление платежами: реестр платежей

Управление платежами: реестр платежей. Реестр платежей — перечень счетов, счетов-фактур, расходов и прочего, которые предприятие собирается оплатить. Реестр платежей один из важнейших документов в системе управления платежами. На предприятии, как правило, существует два реестра платежей: реестр по кассе и реестр по расчетным счетам. В данной статье представлен пример (в формате Excel) формы двух данных реестров.

Реестр платежей один их главных элементов системы управления платежами на предприятии. В общем случае реестр платежей — это перечень обоснованных заявок, подлежащих исполнению на определенную дату. Основное при создании реестра платежей — не допустить кассовых разрывов. То есть планирование платежей должно осуществляться в пределах имеющихся денежных средств. Как правило, имеющиеся денежные средства — это остатки на расчетных счетах и в кассе предприятия, а также планируемые поступления денежных средств в течения дня. Иногда предприятие в качестве оплаты может использовать векселя.

На практике на предприятиях существует два вида реестров платежей:

• Реестр платежей по кассе;
• Реестр платежей по расчетным счетам.

Пример формы реестра платежей по кассе и по расчетному счету в формате Excel можно скачать на данной странице.

Рассмотрим данные примеры подробнее.

Реестр платежей по кассе.

Для создания реестра платежей по кассе необходимо заполнить следующие поля:

• Дата. День на который создается реестр платежей
• Остаток денежных средств на начало периода. Эта та сумма, в пределах которой можно планировать текущие платежи. К этой сумме можно добавить планируемые поступления наличных в кассу предприятия.
• Наименование расхода. Краткая характеристика планируемого платежа.
• Статья бюджета. Данное поле необходимо для контроля лимитов по статьям бюджета и для проверки целевого использования выданных средств.
• Подотчетное лицо. Лицо, которое должно получить данные суммы наличных денежных средств;
• Сумма. Сумма к получению.

После заполнения всех полей рассчитывается сумма платежей за день и планируемый остаток. Очевидно, что планируемый остаток должен быть не отрицательным с одной стороны, и не превышать сумму лимита по кассе с другой стороны (сумма лимита по кассе для справки проставляется в конце реестра). Для удобства, реестр на каждый день лучше вести в одном файле на отдельных листах.

Реестр платежей по расчетным счетам.

Основная сумма расходов по предприятию проходит через расчетный счет. Как правило, у предприятия несколько расчетных счетов в разных банках. В данном случае рассматривается пример, когда у предприятия счета в двух банках, и оба счета «рабочие».

Для создания реестра платежей по расчетному счет необходимо заполнить следующую информацию:

• В разрезе по каждому контрагенту:
  • Обоснование платежа. Наименование расхода и основание по которому должен быть проведен платеж (счет, счет-фактура, договор и т.п)
  • Статья бюджета. Служит для контроля лимитов по статьям бюджета.
  • Сумма в обосновании. Сумма которую необходимо оплатить на основании cчета, счет-фактуры, договора и т. п.
  • Остаток суммы. Если оплаты не было, то там стоит сумма из предыдущего пункта, если была частичная оплата, то остаток рассчитывается автоматически.
  • Срок оплаты. Дата, до которой данная сумма должна быть оплачена. Как правило определяется условиями договора.
• По каждому расчетному счету:
  • Остаток денежных средств на начало дня. Сюда же можно добавить ожидаемые поступления денежных средств.
  • Каждому расчетному счету присвоить уникальный код. Эту операцию необходимо провести один раз.
• Планирование платежей:
  • Смотрится срок оплаты по каждому платежу;
  • Если планируется произвести оплату, то ставится сумма и рядом код расчетного счета.
  • После проставления суммы и кода расчетного счета, данные автоматически переносятся в поле планируемый расход и рассчитывается планируемый остаток (все это в разрезе расчетных счетов). Если остаток меньше нуля, то соответствующая ячейка загорается розовым цветом (стоит условное форматирование).
  • Платежи планируются так, чтобы не было отрицательных остатков и были соблюдены сроки оплаты.

Реестр платежей по расчетному счету лучше всего вести на одном листе и по необходимости скрывать ненужные столбцы.

Данную форму реестра платежей можно использовать для мониторинга кредиторской задолженности. Вся необходимая информация по задолженности там есть.

Особое место в создании реестра платежей занимает право на его утверждение. Реестр может утверждаться генеральным директором, главным бухгалтером, финансовым директором или иным лицом уполномоченным это делать. Здесь все зависит от структуры и традиций сложившихся в организации. После утверждения, реестры поступают на оплату.

www.peo.su

Реестр документов – порядок применения и правила оформления

В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.

На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса

Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

• Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
• Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.

Назначение

В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.

Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).

Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.

Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.

Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).

Образец оформления реестра документов

Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

• хранение документации;
• учет;
• передача либо выдача третьему лицу по требованию.

Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

1. Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
2. На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
3. На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.

Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

Правила оформления и составления

Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами:

В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.

Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.

В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).

Правила ведения

Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

• проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
• присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
• внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.

Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:

• если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
• при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.

Кроме того важно помнить о таких моментах, как:

• лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
• вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
• необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.

Содержание и структура

Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.

Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.

В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:

• содержание. Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
• регистрационный номер. Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою производительность труда;
• дата занесения в реестр. Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.

Особенности составления и содержания реестра для передачи документов

Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи. Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.

Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.

Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.

Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.

Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.

Преимущества использования

На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.

В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.

На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.

Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.

Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:

www.delasuper.ru

Формирование платежей: документ «Реестр платежей»

Документ «Реестр платежей» является инструментом корректировки планов расходования безналичных денежных средств в соответствии с фактическими остатками на расчетных счетах организации. Возможности документа позволяют выполнять окончательное ранжирование запланированных безналичных платежей, включая их в состав реестра для фактической оплаты, и формировать исходящие платежные поручения.

Описание формы документа «Реестр платежей»

Форма документа содержит блок основных реквизитов, характеризующих реестр платежей, и область данных, разбитую на две страницы: «Реестр платежей» и «Платежные документы». Кроме этого, в документе формируется печатная форма реестра платежей.

Основные реквизиты документа

При заполнении формы документа необходимо указать следующие основные реквизиты:

• Дата — дата реестра платежей. От значения этой даты зависит работа формы подбора запланированных платежей в состав реестра и дата платежных поручений, формируемых на основании реестра. Реквизит является обязательным для заполнения;
• Организация — организация, формирующая реестр платежей на выбранную дату. При вводе нового документа реквизит автоматически принимает значение «Основной организации» из персональных настроек пользователя (указывается в элементах справочника «Пользователи»). Реквизит является обязательным для заполнения;
• Расчетный счет — банковский счет организации, с которого планируется перечислять денежные средства. Реквизит является обязательным для заполнения;
• Реестр утвержден — руководитель, утвердивший реестр платежей. Если реквизит не заполнен, программа при записи реестра выдаст предупреждение;
• Комментарий — строка произвольной информации, характеризующая реестр платежей.

Страница «Реестр платежей»

На странице «Реестр платежей» размещена табличная часть, определяющая перечень документов «План расходования денежных средств», включенных в состав текущего реестра для оплаты. При формировании строк табличной части указывается следующая информация:

• План расходования ДС — ссылка на документ «План расходования денежных средств». Реквизит является обязательным для заполнения;
• Контрагент — юридическое или физическое лицо, являющееся получателем денежных средств. Значение реквизита заполняется автоматически при выборе плана расходования и не редактируется;
• Сумма — сумма платежа. Значение реквизита заполняется автоматически при выборе плана расходования и может быть изменено. Реквизит является обязательным для заполнения;

Страница «Платежные документы»

На странице «Платежные документы» располагается табличная часть, содержащая список документов «Платежное поручение», сформированных на основании строк текущего реестра платежей. Документы платежных поручений не редактируются и доступны только для просмотра.

Состав колонок списка платежных поручений:

• Номер — номер платежного поручения;
• Дата — дата платежного поручения;
• Контрагент — юридическое или физическое лицо, являющееся получателем денежных средств;
• Сумма — сумма платежного поручения;
• Валюта — валюта платежного поручения;
• Назначение платежа — строка назначения платежа.

Методика работы с документом

Функциональные возможности, заложенные в документе, позволяют сформировать окончательный план безналичных платежей организации на текущий день и создать пакет платежных поручений для передачи в обслуживающий организацию банк для оплаты.

Перечень платежей, планируемых на текущий день, задается в строках табличной части, расположенной на странице «Реестр платежей». При заполнении строки необходимо указать документ «План расходования денежных средств», который требуется оплатить, и сумму оплаты по документу. Строки табличной части реестра формируются тремя способами: стандартным ручным вводом; в автоматическом режиме на основании планов расходования платежного календаря; с использованием формы подбора документа «План расходования денежных средств».

Для автоматического заполнения строк реестра по данным планов расходования платежного календаря требуется нажать на кнопку «Заполнить», расположенную на командной панели табличной части реестра. В результате, в состав реестра будут включены не оплаченные документы «План расходования денежных средств» с датой документа, равной дате реестра.

Для Формирования строк реестра платежей с использованием формы подбора документов «План расходования денежных средств», требуется нажать на кнопку «Подбор», расположенную на командной панели табличной части реестра. Форма подбора имеет следующий вид:

В форме подбора документов «План расходования денежных средств» выводятся следующий набор колонок:

• Дата — дата планируемого расхода;
• Контрагент — юридическое или физическое лицо, являющееся получателем денежных средств;
• Сумма — запланированная сумма платежа;
• Остаток — неоплаченный остаток запланированной суммы расходования денежных средств. Возникает в случае ранее проведенной частичной оплаты по документу планирования;
• Валюта — валюта платежа;
• Статья ДДС — статья движения денежных средств для запланированного платежа.

Кроме этого, в форму подбора введена цветовая градация следующего вида:

• Текстом серого цвета отображаются исполненные планы расходования денежных средств (сумма остатка равна нулю).
• Зеленым фоном отображаются документы планирования, включенные в формируемый (открытый) реестр платежей.
• Красным фоном отображаются актуальные документы планирования, дата платежа в которых равна дате формируемого реестра.

После заполнения строк реестра документ необходимо записать. У сохраненного документа появляется возможность формирования печатной формы реестра платежей. Печатная форма документа формируется при нажатии на кнопку «Реестр платежей» командной панели документа.

После утверждения реестра платежей ответственным лицом организации (утвердившее лицо указывается в реквизите «Реестр утвержден») по строкам реестра могут быть сформированы исходящие платежные поручения. Для запуска процедуры формирования платежных документов необходимо нажать на кнопку «Сформировать платежные документы» командной панели формы. В результате, на каждую строку табличной части реестра платежей в информационной базе «1С:Бухгалтерия 8» будет сформировано одно исходящее платежное поручение. Сформированные платежные документы отобразятся на закладке «Платежные документы» реестра платежей.

Работа с документами «Реестр платежей» осуществляется в интерфейсе «Формирование реестров платежей» (пункт «Формирование реестров платежей» на рабочем столе). Кроме этого список документов открывается для просмотра и редактирования из пункта главного меню «Платежные документы» ► «Журнал реестров платежей» .

systecs.ru

Формирование платежей: документ «Реестр платежей»

Документ «Реестр платежей» является инструментом корректировки планов расходования безналичных денежных средств в соответствии с фактическими остатками на расчетных счетах организации. Возможности документа позволяют выполнять окончательное ранжирование запланированных безналичных платежей, включая их в состав реестра для фактической оплаты, и формировать исходящие платежные поручения.

Описание формы документа «Реестр платежей»

Форма документа содержит блок основных реквизитов, характеризующих реестр платежей, и область данных, разбитую на две страницы: «Реестр платежей» и «Платежные документы». Кроме этого, в документе формируется печатная форма реестра платежей.

Основные реквизиты документа

При заполнении формы документа необходимо указать следующие основные реквизиты:

• Дата — дата реестра платежей. От значения этой даты зависит работа формы подбора запланированных платежей в состав реестра и дата платежных поручений, формируемых на основании реестра. Реквизит является обязательным для заполнения;
• Организация — организация, формирующая реестр платежей на выбранную дату. При вводе нового документа реквизит автоматически принимает значение «Основной организации» из персональных настроек пользователя (указывается в элементах справочника «Пользователи»). Реквизит является обязательным для заполнения;
• Расчетный счет — банковский счет организации, с которого планируется перечислять денежные средства. Реквизит является обязательным для заполнения;
• Реестр утвержден — руководитель, утвердивший реестр платежей. Если реквизит не заполнен, программа при записи реестра выдаст предупреждение;
• Комментарий — строка произвольной информации, характеризующая реестр платежей.

Страница «Реестр платежей»

На странице «Реестр платежей» размещена табличная часть, определяющая перечень документов «План расходования денежных средств», включенных в состав текущего реестра для оплаты. При формировании строк табличной части указывается следующая информация:

• План расходования ДС — ссылка на документ «План расходования денежных средств». Реквизит является обязательным для заполнения;
• Контрагент — юридическое или физическое лицо, являющееся получателем денежных средств. Значение реквизита заполняется автоматически при выборе плана расходования и не редактируется;
• Сумма — сумма платежа. Значение реквизита заполняется автоматически при выборе плана расходования и может быть изменено. Реквизит является обязательным для заполнения;

Страница «Платежные документы»

На странице «Платежные документы» располагается табличная часть, содержащая список документов «Платежное поручение», сформированных на основании строк текущего реестра платежей. Документы платежных поручений не редактируются и доступны только для просмотра.

Состав колонок списка платежных поручений:

• Номер — номер платежного поручения;
• Дата — дата платежного поручения;
• Контрагент — юридическое или физическое лицо, являющееся получателем денежных средств;
• Сумма — сумма платежного поручения;
• Валюта — валюта платежного поручения;
• Назначение платежа — строка назначения платежа.

Методика работы с документом

Функциональные возможности, заложенные в документе, позволяют сформировать окончательный план безналичных платежей организации на текущий день и создать пакет платежных поручений для передачи в обслуживающий организацию банк для оплаты.

Перечень платежей, планируемых на текущий день, задается в строках табличной части, расположенной на странице «Реестр платежей». При заполнении строки необходимо указать документ «План расходования денежных средств», который требуется оплатить, и сумму оплаты по документу. Строки табличной части реестра формируются тремя способами: стандартным ручным вводом; в автоматическом режиме на основании планов расходования платежного календаря; с использованием формы подбора документа «План расходования денежных средств».

Для автоматического заполнения строк реестра по данным планов расходования платежного календаря требуется нажать на кнопку «Заполнить», расположенную на командной панели табличной части реестра. В результате, в состав реестра будут включены не оплаченные документы «План расходования денежных средств» с датой документа, равной дате реестра.

Для Формирования строк реестра платежей с использованием формы подбора документов «План расходования денежных средств», требуется нажать на кнопку «Подбор», расположенную на командной панели табличной части реестра. Форма подбора имеет следующий вид:

В форме подбора документов «План расходования денежных средств» выводятся следующий набор колонок:

• Дата — дата планируемого расхода;
• Контрагент — юридическое или физическое лицо, являющееся получателем денежных средств;
• Сумма — запланированная сумма платежа;
• Остаток — неоплаченный остаток запланированной суммы расходования денежных средств. Возникает в случае ранее проведенной частичной оплаты по документу планирования;
• Валюта — валюта платежа;
• Статья ДДС — статья движения денежных средств для запланированного платежа.

Кроме этого, в форму подбора введена цветовая градация следующего вида:

• Текстом серого цвета отображаются исполненные планы расходования денежных средств (сумма остатка равна нулю).
• Зеленым фоном отображаются документы планирования, включенные в формируемый (открытый) реестр платежей.
• Красным фоном отображаются актуальные документы планирования, дата платежа в которых равна дате формируемого реестра.

После заполнения строк реестра документ необходимо записать. У сохраненного документа появляется возможность формирования печатной формы реестра платежей. Печатная форма документа формируется при нажатии на кнопку «Реестр платежей» командной панели документа.

После утверждения реестра платежей ответственным лицом организации (утвердившее лицо указывается в реквизите «Реестр утвержден») по строкам реестра могут быть сформированы исходящие платежные поручения. Для запуска процедуры формирования платежных документов необходимо нажать на кнопку «Сформировать платежные документы» командной панели формы. В результате, на каждую строку табличной части реестра платежей в информационной базе «1С:Бухгалтерия 8» будет сформировано одно исходящее платежное поручение. Сформированные платежные документы отобразятся на закладке «Платежные документы» реестра платежей.

Работа с документами «Реестр платежей» осуществляется в интерфейсе «Формирование реестров платежей» (пункт «Формирование реестров платежей» на рабочем столе). Кроме этого список документов открывается для просмотра и редактирования из пункта главного меню «Платежные документы» ► «Журнал реестров платежей» .

systecs.ru

Реестр документов – порядок применения и правила оформления

В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.

На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса

Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

• Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
• Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.

Назначение

В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.

Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).

Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.

Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.

Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).

Образец оформления реестра документов

Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

• хранение документации;
• учет;
• передача либо выдача третьему лицу по требованию.

Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

1. Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
2. На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
3. На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.

Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

Правила оформления и составления

Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами:

В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.

Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.

В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).

Правила ведения

Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

• проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
• присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
• внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.

Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:

• если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
• при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.

Кроме того важно помнить о таких моментах, как:

• лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
• вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
• необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.

Содержание и структура

Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.

Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.

В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:

• содержание. Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
• регистрационный номер. Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою производительность труда;
• дата занесения в реестр. Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.

Особенности составления и содержания реестра для передачи документов

Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи. Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.

Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.

Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.

Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.

Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.

Преимущества использования

На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.

В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.

На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.

Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.

Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:

www.delasuper.ru